Contrats d'entretien
Chaque contrat d'entretien planifié, exécuté et facturé à temps
Définissez ce que vous vous engagez à faire, pour qui et à quelle fréquence. Digitalnatie Service Suite transforme chaque contrat d'entretien en interventions planifiées, bons de travail et factures : plus aucun entretien ni aucune reconduction oublié.
Néerlandais, français et anglais. Conçu pour les entreprises de service belges.
Le contrat lui-même
Ce qui figure au contrat figure aussi dans le système
Un contrat d'entretien ne se résume pas à un PDF dans un dossier. Enregistrez la durée, la fréquence, les installations couvertes, le prix convenu et le préavis au même endroit, rattachés au bon client et au bon site.
- Durée, date de début et préavis
- Fréquence d'entretien par installation
- Heures et pièces incluses dans le forfait
- Prix convenu et indexation
Planification automatique
Une maintenance périodique qui se planifie toute seule
Le système sait quand chaque installation doit être entretenue et crée l'ordre de service lui-même. Votre planificateur voit plusieurs semaines à l'avance quels contrats arrivent à échéance sans entretien réalisé, au lieu de le constater après coup.
- Ordres de service créés automatiquement par contrat
- Annuel, semestriel ou sur mesure par installation
- Alerte dès qu'un entretien prend du retard
- Affecté au technicien disposant de la bonne habilitation
Facturation et reconduction
Aucun contrat qui expire sans avoir été facturé
Les factures de contrat suivent leur propre rythme : mensuel, trimestriel ou annuel. Ce qui sort du contrat — heures supplémentaires, pièces remplacées, dépannage urgent — est facturé séparément, avec le bon de travail comme justificatif.
- Facturation mensuelle, trimestrielle ou annuelle
- Hors forfait facturé à part, bon de travail à l'appui
- Reconductions signalées à temps
- Historique complet par client et par installation
Pour qui
Conçu pour les entreprises qui vivent de la maintenance récurrente
Lorsqu'une grande partie de votre chiffre d'affaires provient des contrats d'entretien, leur suivi n'est pas de l'administratif : c'est votre modèle économique. Ces entreprises l'utilisent le plus.
CVC et chauffage
Chaudières, pompes à chaleur et ventilation avec un entretien annuel par appareil et par site.
Froid et climatisation
Installations frigorifiques avec entretien périodique, contrôles d'étanchéité et sites multiples.
Sanitaire et maintenance technique
Contrats prévoyant un nombre fixe de passages par an, complétés par des interventions à la demande.
Facility et gestion de bâtiments
Plusieurs bâtiments par client, chacun avec ses installations, ses fréquences et ses interlocuteurs.
Questions fréquentes
Les contrats d'entretien en pratique
Les questions que les entreprises de service posent le plus avant de migrer.
Comment établir un contrat d'entretien dans Digitalnatie ?
Vous créez le contrat chez le client, sélectionnez les sites et les installations qu'il couvre, puis fixez la fréquence et la durée. À partir de là, le système génère lui-même les entretiens planifiés. Vous n'encodez pas les passages un par un.
Existe-t-il un modèle de contrat d'entretien ?
Digitalnatie ne fournit pas de modèle juridique : les conditions, la responsabilité et les préavis relèvent de vous et de votre conseil. Ce que le système structure, c'est le contenu commercial et opérationnel de votre propre contrat — quelles installations, combien de passages, quel prix, quelle durée — pour que son exécution soit automatique.
Un même contrat peut-il couvrir plusieurs sites et installations ?
Oui. Un client peut avoir plusieurs sites et chaque site plusieurs installations, chacune avec sa propre fréquence d'entretien. Le contrat reste un seul dossier, mais la planification se fait par installation.
Que devient le travail réalisé hors contrat ?
Il est enregistré séparément sur l'intervention et facturé séparément. Le technicien consigne sur le bon de travail les heures et les pièces concernées, afin que le supplément soit justifié auprès du client.
Pouvons-nous reprendre nos contrats existants ?
Oui. Les clients, sites, installations et contrats en cours sont importés au démarrage, pour que vous ne partiez pas d'un système vide. Leur volume entre dans le calcul du prix d'implémentation, qui fait l'objet d'un devis distinct.
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