Onderhoudscontracten
Elk onderhoudscontract op tijd gepland, uitgevoerd en gefactureerd
Leg vast wat u belooft, aan wie en hoe vaak. Digitalnatie Service Suite zet elk onderhoudscontract om in geplande interventies, werkbonnen en facturen, zodat geen enkele onderhoudsbeurt en geen enkele verlenging nog vergeten wordt.
Nederlands, Frans en Engels. Gemaakt voor Belgische servicebedrijven.
Het contract zelf
Wat er in het contract staat, staat ook in het systeem
Een onderhoudscontract is meer dan een PDF in een map. Leg de looptijd, de frequentie, de gedekte installaties, de afgesproken prijs en de opzegtermijn vast op één plaats, gekoppeld aan de juiste klant en de juiste locatie.
- Looptijd, startdatum en opzegtermijn
- Onderhoudsfrequentie per installatie
- Welke werkuren en onderdelen inbegrepen zijn
- Afgesproken prijs en indexatie
Automatische planning
Periodiek onderhoud dat zichzelf in de planning zet
Het systeem weet wanneer elke installatie aan een onderhoudsbeurt toe is en maakt de serviceorder zelf aan. Uw planner ziet weken vooruit welke contracten aflopen zonder uitgevoerde beurt, in plaats van dat achteraf vast te stellen.
- Serviceorders automatisch aangemaakt per contract
- Jaarlijks, halfjaarlijks of op maat per installatie
- Waarschuwing zodra een beurt achterloopt
- Toegewezen aan de technieker met de juiste bevoegdheid
Facturatie en verlenging
Geen contract dat stilzwijgend verloopt zonder factuur
Contractfacturen worden opgevolgd op hun eigen ritme: per maand, per kwartaal of per jaar. Wat buiten het contract valt — extra uren, vervangen onderdelen, een dringende herstelling — komt apart op de factuur, met de werkbon als bewijs.
- Contractfacturatie per maand, kwartaal of jaar
- Meerwerk apart aangerekend met werkbon als bewijs
- Verlengingen tijdig gesignaleerd
- Volledige historiek per klant en per installatie
Voor wie
Gemaakt voor bedrijven die op terugkerend onderhoud draaien
Als uw omzet voor een groot deel uit onderhoudscontracten komt, is het opvolgen ervan geen administratie maar uw bedrijfsmodel. Deze bedrijven gebruiken het het meest.
HVAC en verwarming
CV-ketels, warmtepompen en ventilatie met een jaarlijkse onderhoudsbeurt per toestel en per locatie.
Koeltechniek
Koelinstallaties met periodiek onderhoud, lekdichtheidscontroles en installaties verspreid over meerdere sites.
Sanitair en technisch onderhoud
Contracten met een vast aantal beurten per jaar, aangevuld met interventies op afroep.
Facility en gebouwbeheer
Meerdere gebouwen per klant, elk met eigen installaties, eigen frequenties en eigen contactpersonen.
Veelgestelde vragen
Onderhoudscontracten in de praktijk
De vragen die servicebedrijven het vaakst stellen voordat ze overstappen.
Hoe stelt u een onderhoudscontract op in Digitalnatie?
U maakt het contract aan bij de klant, kiest de locaties en de installaties die het dekt, en legt de frequentie en de looptijd vast. Vanaf dat moment genereert het systeem de geplande onderhoudsbeurten zelf. U hoeft de beurten niet één voor één in te geven.
Bestaat er een voorbeeld van een onderhoudscontract?
Digitalnatie levert geen juridisch modelcontract: de voorwaarden, de aansprakelijkheid en de opzegtermijnen zijn een zaak van u en uw raadsman. Wat het systeem wel doet, is de commerciële en operationele inhoud van uw eigen contract structureren — welke installaties, hoeveel beurten, welke prijs, welke looptijd — zodat de uitvoering ervan automatisch verloopt.
Kan één contract meerdere locaties en installaties dekken?
Ja. Een klant kan meerdere locaties hebben en elke locatie meerdere installaties, elk met een eigen onderhoudsfrequentie. Het contract blijft één dossier, maar de planning gebeurt per installatie.
Wat gebeurt er met werk dat buiten het contract valt?
Dat wordt apart geregistreerd op de interventie en apart gefactureerd. De technieker legt op de werkbon vast welke uren en welke onderdelen het betreft, zodat de meerkost bij de klant onderbouwd is.
Kunnen we onze bestaande contracten overzetten?
Ja. Bestaande klanten, locaties, installaties en lopende contracten worden bij de opstart geïmporteerd, zodat u niet met een leeg systeem begint. De omvang daarvan bepaalt mee de implementatieprijs, die apart wordt geoffreerd.
Breng uw serviceprocessen samen in één systeem
Ontdek hoe Service Suite past bij uw team, werking en groeiplannen.