Alles wat u wil weten over Service Suite
Van eerste kennismaking tot dagelijks gebruik, facturatie en opzegging. Zoek hieronder of blader per onderwerp.
Algemeen
Wat is Digitalnatie Service Suite?
Field service software voor servicebedrijven: u plant interventies, stuurt techniekers aan via een mobiele app, volgt klantinstallaties en voorraad op, en maakt van voltooid werk meteen rapporten en facturen — alles in één platform.
Voor welke bedrijven is het gemaakt?
Voor Belgische service-, onderhouds- en installatiebedrijven: chauffage en HVAC, elektrotechniek, sanitair, facility en onderhoud, herstellingen en depannage. Kortom elk bedrijf dat techniekers, planning, voorraad en facturatie beheert.
Is dit een ERP, een CRM of een field-serviceplatform?
Het vertrekpunt is field service: planning, interventies en techniekers. Daarrond zitten de modules die een servicebedrijf nodig heeft, waaronder CRM, klantdossiers, voorraad, projecten en facturatie. Welke modules u krijgt, hangt af van het gekozen plan.
Welke talen worden ondersteund?
Het platform, de documentatie en de support zijn beschikbaar in het Nederlands, Frans en Engels.
Werkt het voor een klein én voor een groot team?
Ja. Een abonnement telt minimum twee gebruikers en u betaalt per gebruiker per maand, dus u kunt klein starten. Gebruikers kunnen op elk moment worden toegevoegd en worden pro rata aangerekend vanaf hun activering.
Plannen en prijzen
Welke plannen bestaan er?
Er zijn drie plannen: Basic, Pro en Enterprise. Basic dekt de volledige dagelijkse servicewerking, Pro voegt de commerciële en intelligente modules toe, en Enterprise wordt op maat geoffreerd.
Hoe wordt de prijs berekend?
Per gebruiker per maand, met een minimum van twee gebruikers per abonnement. Add-ons worden per bedrijf per maand aangerekend, niet per gebruiker. De actuele bedragen staan altijd op de prijzenpagina.
Is er een minimumaantal gebruikers?
Ja, twee gebruikers per abonnement.
Zijn de prijzen inclusief btw?
Nee. Alle prijzen zijn uitgedrukt in euro en exclusief btw en andere heffingen of belastingen.
Zitten onboarding, configuratie, migratie en opleiding in de prijs?
Nee. Onboarding, datamigratie, configuratiewerk en opleiding zijn afzonderlijke diensten. Ze worden geoffreerd voor uw specifieke situatie en zitten niet in de abonnementsprijs. Er is geen vaste opstartkost.
Kan ik van plan veranderen?
Ja. Een opwaardering naar een hoger plan gaat onmiddellijk in en wordt pro rata aangerekend. Een afwaardering naar een lager plan gaat in bij de start van de volgende abonnementsperiode.
Is er een jaarabonnement?
Ja. U kiest tussen maandelijkse en jaarlijkse facturatie; bij jaarlijkse facturatie ligt de prijs per gebruiker lager. Het verschil ziet u meteen in de configurator.
Kan ik een offerte op maat vragen?
Ja. Enterprise wordt altijd op maat geoffreerd, en ook voor Basic en Pro kunt u een voorstel vragen als uw situatie afwijkt.
Demo, offerte en contract
Hoe boek ik een demo?
Via het contactformulier op de site. U kunt ook meteen de publieke demo-omgeving openen en zelf rondkijken, zonder account en zonder installatie.
Welke informatie hebt u nodig voor een voorstel?
Uw bedrijfsnaam en contactgegevens, uw sector en een idee van de grootte van uw team. Hoe concreter uw situatie, hoe preciezer het voorstel.
Welke documenten vormen samen de overeenkomst?
De algemene voorwaarden samen met de aanvaarde offerte of bestelling. Het privacybeleid maakt daar deel van uit.
Gaat een ondertekende offerte voor op de algemene voorwaarden?
Wordt er een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst ondertekend, dan heeft die voorrang op elk punt waarop beide verschillen. Op alle andere punten blijven de algemene voorwaarden gelden.
Is er een verwerkersovereenkomst (DPA)?
Ja. Een verwerkersovereenkomst die de rollen van verwerkingsverantwoordelijke en verwerker regelt, is voor elke klant beschikbaar op eenvoudig verzoek via [email protected].
Is er een SLA?
De algemene voorwaarden garanderen op zich geen specifiek serviceniveau. Een gewaarborgd serviceniveau, met de bijbehorende engagementen, kan afzonderlijk schriftelijk worden overeengekomen.
Abonnement en verlenging
Hoe lang loopt een abonnement?
Het start op de afgesproken startdatum en wordt automatisch verlengd met opeenvolgende periodes van dezelfde duur, tenzij anders overeengekomen.
Wordt het abonnement automatisch verlengd?
Ja, met opeenvolgende periodes van dezelfde duur. Elke partij kan die verlenging verhinderen door minstens 30 dagen voor het einde van de lopende periode schriftelijk op te zeggen.
Wat is de opzegtermijn?
Minstens 30 dagen voor het einde van de lopende abonnementsperiode, schriftelijk.
Kan ik tijdens het abonnement gebruikers toevoegen?
Ja, op elk moment. Ze worden pro rata aangerekend vanaf hun activering. Een vermindering van het aantal gebruikers gaat in bij de start van de volgende abonnementsperiode.
Kan Digitalnatie de prijzen wijzigen?
Eenmaal per kalenderjaar, met een schriftelijke aankondiging van minstens 60 dagen. Overschrijdt de verhoging de Belgische consumptieprijsindex over dezelfde periode, dan kunt u het abonnement beëindigen tegen de datum van de verhoging, door binnen 30 dagen na de aankondiging schriftelijk op te zeggen.
Wat gebeurt er bij een onbetaalde factuur?
Blijft een factuur onbetaald na een schriftelijke herinnering en een redelijke hersteltermijn, dan kan de toegang tot het platform worden opgeschort. De opschorting ontslaat u niet van de betalingsverplichting; de toegang wordt hersteld zodra de betaling is ontvangen.
Opzegging en offboarding
Hoe zeg ik op?
Schriftelijk, minstens 30 dagen voor het einde van de lopende abonnementsperiode. Het abonnement eindigt dan op het einde van die periode.
Kan ik onmiddellijk stoppen?
Een gewone opzegging werkt tegen het einde van de lopende periode. Onmiddellijke beëindiging is voorzien wanneer de andere partij een ernstige tekortkoming niet herstelt binnen 30 dagen na ingebrekestelling, of bij faillissement, gerechtelijke reorganisatie of stopzetting van de activiteiten.
Wat gebeurt er met de toegang van mijn gebruikers?
De toegang eindigt op de laatste dag van de betaalde periode. Reeds gefactureerde bedragen blijven verschuldigd; de lopende periode wordt niet terugbetaald, tenzij de beëindiging het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming aan onze zijde.
Hoe lang kan ik mijn gegevens nog exporteren?
Gedurende 30 dagen na het einde van het contract. Het is uw verantwoordelijkheid om binnen die termijn te exporteren wat u wil bewaren.
Wanneer worden mijn gegevens gewist?
Na de exportperiode van 30 dagen worden de klantgegevens gewist binnen nog eens 90 dagen. Restkopieën kunnen nog een korte periode bestaan voor ze definitief verdwijnen in de gewone gang van onze wiscyclus.
Welke gegevens moeten wettelijk bewaard blijven?
Facturen en boekhoudkundige stukken worden 10 jaar bewaard, overeenkomstig de toepasselijke Belgische fiscale en boekhoudkundige bewaarplichten. Die verplichting staat los van uw opzegging.
Onboarding en implementatie
Wat gebeurt er na ondertekening?
De onboarding start: uw omgeving wordt aangemaakt en geconfigureerd, uw gebruikers en rollen worden ingesteld, en uw basisgegevens worden opgezet. De documentatie bevat daarvoor een onboardingchecklist die de stappen op volgorde overloopt.
Welke bedrijfsinformatie is nodig om te starten?
Uw bedrijfs- en facturatiegegevens, de gebruikers die toegang krijgen met hun rol, en de basisgegevens waarmee u wil werken: klanten, locaties, installaties, producten en onderdelen.
Hoe worden gebruikers aangemaakt?
Uw beheerder maakt gebruikers aan in uw eigen omgeving en kent hun rol en rechten toe. Tijdens de onboarding doen wij dat samen met u.
Kan ik starten met één ploeg of één vestiging?
Ja. U betaalt per gebruiker per maand vanaf twee gebruikers, en u voegt later gebruikers toe naarmate u uitbreidt. Zij worden pro rata aangerekend vanaf hun activering.
Is er een testomgeving?
Een afzonderlijke sandbox-omgeving is beschikbaar als Enterprise-optie. Daarnaast kunt u de publieke demo-omgeving gebruiken om het platform te leren kennen zonder uw eigen gegevens.
Datamigratie
Is datamigratie inbegrepen?
Nee. Datamigratie is een afzonderlijke dienst, die samen met onboarding, configuratiewerk en opleiding wordt geoffreerd voor uw specifieke situatie.
Wat kan er worden overgezet?
De omvang van een migratie hangt af van wat er in uw huidige systeem zit en in welke vorm het beschikbaar is. Bespreek uw situatie voor het voorstel, dan wordt de migratie mee geoffreerd.
In welk formaat moet ik mijn gegevens aanleveren?
Dat wordt bepaald tijdens de migratie-analyse en hangt af van wat uw huidige systeem kan exporteren. De aanpak wordt vastgelegd in de offerte voor uw migratie.
Wie controleert de overgezette gegevens?
U kent uw gegevens het best, dus de finale validatie gebeurt samen met u. De concrete aanpak, inclusief controle vóór ingebruikname, wordt afgesproken in de offerte voor uw migratie.
Opleiding
Is opleiding inbegrepen in het abonnement?
Nee. Opleiding is een afzonderlijke dienst en wordt geoffreerd voor uw specifieke situatie, net als onboarding, migratie en configuratiewerk.
Kunnen mijn mensen het platform zelf leren?
Ja. De documentatie is opgebouwd per rol — beheerder, planner, technieker en zaakvoerder — en bevat een onboardingchecklist en een troubleshootinggedeelte. Ze is beschikbaar in het Nederlands, Frans en Engels.
Gebeurt opleiding op afstand of ter plaatse?
De vorm wordt afgesproken in uw offerte, afhankelijk van uw situatie en de rollen die opgeleid moeten worden.
Kunnen nieuwe medewerkers later nog opgeleid worden?
Ja. Bijkomende opleiding kan op elk moment worden aangevraagd en wordt afzonderlijk geoffreerd. Voor dagelijkse vragen blijft de documentatie per rol beschikbaar.
Gebruikers, rollen en toegang
Heeft elke medewerker een eigen account nodig?
Ja. U ziet erop toe dat uw gebruikers hun aanmeldgegevens vertrouwelijk houden en geen accounts delen. Dat is ook wat de facturatie per gebruiker weerspiegelt.
Welke rollen bestaan er?
Toegang wordt per rol toegekend, met rechten die passen bij wat iemand doet: beheer, planning, uitvoering op het terrein en financiële opvolging. Uw beheerder kent die rollen toe binnen uw eigen omgeving.
Kan ik financiële informatie afschermen?
Ja. Financiële gegevens en dashboards zijn gebonden aan de daarvoor voorziene rechten, zodat niet elke gebruiker omzet, marges of facturen ziet.
Is tweestapsverificatie beschikbaar?
Ja. Gebruikers kunnen tweestapsverificatie (TOTP, via een authenticator-app) op hun account activeren.
Wat als een medewerker vertrekt?
Uw beheerder trekt de toegang van die gebruiker in binnen uw eigen omgeving. U kent toegangsrechten toe en herziet ze periodiek, en u brengt ons onverwijld op de hoogte bij een vermoeden van ongeoorloofd gebruik.
Is beheerdersactiviteit traceerbaar?
Beheerderstoegang wordt geregistreerd. Dat hoort bij de technische en organisatorische maatregelen die we nemen conform artikel 32 GDPR.
Planning en serviceorders
Hoe ontstaat een interventie?
Vanuit een oproep, een aanvraag, een onderhoudscontract of een QR-melding van een klant. De serviceorder komt in de planning terecht en doorloopt daar zijn stappen tot ze afgewerkt is.
Kan ik werk toewijzen met slepen en neerzetten?
Ja. U bouwt de dag op in één scherm, sleept serviceorders naar de juiste technieker en het juiste tijdslot, en volgt de agenda uur per uur.
Zie ik de beschikbaarheid van mijn techniekers?
Ja. Beschikbaarheid en routes staan in beeld voordat u vastlegt, zodat de planning de werkelijkheid volgt en u niet dubbel boekt.
Is er een kaart- en routeweergave?
Ja. Naast de agenda is er een kaartweergave van de interventies, met routebepaling en directe navigatielinks vanaf de serviceorder.
Kan terugkerend werk automatisch ingepland worden?
Ja. Onderhoudscontracten genereren automatisch terugkerende interventies — maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks — recht in de planning.
Mobiele app voor techniekers
Hebben mijn techniekers een aparte app nodig uit de appstore?
Nee. De mobiele app installeert rechtstreeks vanuit de browser op de telefoon en opent volledig op het scherm zoals een gewone app.
Op welke toestellen werkt de app?
Op een smartphone of tablet met een actuele browser. U hebt zelf een geschikte internetverbinding en actuele browsers of toestellen nodig voor uw gebruikers.
Wat gebeurt er als een technieker geen netwerk heeft?
De app blijft de al geladen gegevens tonen, ook zonder verbinding, bijvoorbeeld in een kelder of technische ruimte. Zodra er terug netwerk is, worden de registraties gesynchroniseerd. Functies die een serververbinding nodig hebben, blijven offline uiteraard beperkt.
Kunnen techniekers foto's toevoegen en klanten digitaal laten tekenen?
Ja. Foto's, vaststellingen en een digitale handtekening worden ter plaatse vastgelegd en horen bij het serviceverslag.
Kunnen gebruikte onderdelen ter plaatse geregistreerd worden?
Ja. De technieker registreert de gebruikte onderdelen op de interventie; die gaan mee naar het verslag en naar de facturatie.
Ziet een technieker zijn eigen planning?
Ja. De technieker opent zijn taken van de dag met de nodige werkinstructies, berichten van kantoor en de voorraad van zijn camionette.
QR-codes en installaties
Krijgt elke installatie een eigen QR-code?
Ja. Elke installatie krijgt een eigen, beveiligde QR-code die naar dat specifieke toestel verwijst.
Wat ziet een technieker na het scannen?
Het toestel met zijn gegevens en zijn servicegeschiedenis, zodat hij weet wat er eerder gebeurd is voor hij begint.
Kan een klant een probleem melden zonder account?
Ja. Via de QR-code op het toestel kan een klant een melding maken zonder aan te melden. Daaruit ontstaat een serviceorder in uw planning.
Worden garantie en servicegeschiedenis bijgehouden?
Ja. Elk toestel houdt zijn serienummer, garantie en volledige servicegeschiedenis bij.
Kan ik de conditie van een installatie opvolgen?
Installaties kunnen in een hiërarchie worden geplaatst en hun conditie en stilstand worden opgevolgd. Die functionaliteit hoort bij de uitgebreidere assetmodule; welke modules u hebt, hangt af van uw plan.
Klanten, locaties en Klantdossier 360°
Kan één klant meerdere locaties hebben?
Ja. Een klant kan meerdere locaties hebben, en elke locatie kan meerdere installaties bevatten.
Wat is Klantdossier 360°?
Eén scherm per klant met zijn locaties, installaties, contracten, interventies en facturen samen, in plaats van vijf schermen die u zelf moet samenleggen.
Ziet iedereen de financiële gegevens van een klant?
Nee. De financiële onderdelen van het klantdossier zijn gebonden aan de daarvoor voorziene rechten.
Kan ik de volledige geschiedenis van een klant zien?
Ja. De opeenvolging van interventies, installaties en documenten per klant staat samen in het klantdossier.
Voorraad en camionettevoorraad
Kan ik magazijn- én camionettevoorraad beheren?
Ja. Naast het magazijn heeft elke camionette zijn eigen voorraad, met locaties en onderdelen per voertuig.
Worden verbruik en retour geregistreerd?
Ja. Wat op een interventie verbruikt wordt, gaat van de voorraad af en komt op de serviceorder terecht, klaar om te factureren.
Kan ik minimumvoorraden instellen?
Ja. Lage voorraad wordt gesignaleerd vóór de technieker vertrekt, en de aanvulling per camionette kan worden opgevolgd.
Kan de planner controleren of de onderdelen aanwezig zijn?
Ja. Vóór vertrek kan worden nagegaan of de nodige onderdelen beschikbaar zijn, zodat een interventie niet stukloopt op een ontbrekend stuk. Die controle hoort bij de module rond onderdelenbeschikbaarheid; welke modules u hebt, hangt af van uw plan.
Worden gebruikte onderdelen mee gefactureerd?
Ja. Geregistreerde uren en gebruikte onderdelen staan klaar op de factuur, zonder dat u iets moet overtypen.
Onderhoudscontracten
Kan ik onderhoudscontracten opvolgen?
Ja. Onderhoudscontracten genereren automatisch terugkerende interventies (maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks) recht in de planning.
Kan een contract aan een installatie gekoppeld worden?
Ja. Contracten en installaties horen samen in het klantdossier, zodat u per toestel ziet welk onderhoud eraan vasthangt.
Kan ik start-, eind- en vervaldata opvolgen?
Ja. Contractdata en garanties worden bijgehouden bij de klant en bij het toestel, zodat een vervaldatum niet ongemerkt passeert.
Zit contractbeheer in elk plan?
Nee. Onderhoudscontracten horen bij de uitgebreidere modules. Wat in uw plan zit, ziet u op de prijzenpagina.
Projecten en taken
Kan ik meerdere taken onder één project beheren?
Ja. Een project bundelt taken, installaties, deadlines en de facturatie die erbij hoort.
Kunnen taken aan individuele techniekers worden toegewezen?
Ja, net als gewone interventies, met hun eigen deadline en opvolging.
Kan ik uren, kosten en voortgang opvolgen?
Ja. Uren, kosten, deadlines en voortgang worden per project opgevolgd.
Kan ik een project factureren?
Ja. Projectfacturatie hoort bij de projectmodule; welke modules u hebt, hangt af van uw plan.
CRM, offertes en verkoop
Kan ik leads en opportuniteiten beheren?
Ja. Leads, oproepen, afspraken en offertes worden opgevolgd tot de klant gewonnen is.
Kan een lead uitgroeien tot een offerte en een opdracht?
Ja. De lijn loopt van lead over offerte naar gewonnen werk, dat vervolgens in de planning en de facturatie terechtkomt.
Kan ik opvolgacties plannen?
Ja. Activiteiten en opvolgingen worden bij de lead of de klant geplaatst, zodat niets blijft liggen.
Zit CRM in elk plan?
Nee. CRM hoort bij de commerciële modules. Wat in uw plan zit, ziet u op de prijzenpagina.
Rapportage en facturatie
Hoe verloopt de facturatie?
Voltooide interventies, geregistreerde uren en gebruikte onderdelen staan klaar om te factureren. U controleert, bevestigt en verstuurt, zonder iets over te typen. Ook offertes, aankopen en betalingsopvolging zitten in het platform.
Kan ik een factuur nakijken voor ze vertrekt?
Ja. Niets vertrekt automatisch: u controleert en bevestigt eerst.
Zijn offertes en creditnota's mogelijk?
Ja. Offertes, facturen, betalingen en aankopen zitten in hetzelfde financiële overzicht.
Krijgt de klant een serviceverslag?
Ja. Van een afgewerkte interventie wordt een serviceverslag opgemaakt, met de vaststellingen, de gebruikte onderdelen en de handtekening erop.
Kan ik financiële dashboards afschermen?
Ja. Financiële dashboards zijn gebonden aan de daarvoor voorziene rechten. De uitgebreidere financiële analyse hoort bij een afzonderlijke module.
AI-functionaliteit
Wat doet de AI-rapportassistent?
Hij helpt serviceverslagen opstellen op basis van informatie die al bij de opdracht geregistreerd is. Hij ondersteunt het schrijfwerk van de technieker; hij vervangt zijn oordeel niet.
Wordt AI-output nagekeken voor ze gebruikt wordt?
Ja. Een mens beoordeelt en bevestigt het resultaat altijd voor het gebruikt wordt.
Neemt AI beslissingen over personen?
Nee. We gebruiken persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen voor een persoon, of die hem of haar op vergelijkbare wijze aanzienlijk treft, in de zin van artikel 22 GDPR.
Kan ik de AI-functionaliteit uitschakelen?
De AI-rapportassistent is een afzonderlijke module. U kiest of u ze afneemt; ze is geen verplicht onderdeel van het platform.
Worden mijn gegevens gebruikt om AI te trainen?
Nee. We gebruiken klantinhoud niet voor eigen doeleinden en we verkopen ze nooit. Voor bepaalde ondersteunende of optionele diensten kan een beperkt deel van de persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, met de waarborgen die hoofdstuk V GDPR vereist.
Integraties
Met welke tools kan Service Suite koppelen?
De integratiehub voorziet koppelingen met agenda's, navigatie, documentopslag, betalingen en berichtendiensten. Welke koppelingen voor u actief zijn, hangt af van uw plan en uw configuratie — bespreek uw situatie zodat we bevestigen wat in uw geval mogelijk is.
Kan een technieker rechtstreeks navigeren naar de klant?
Ja. Vanaf de serviceorder kan de navigatie naar het adres rechtstreeks worden geopend.
Zijn koppelingen op maat mogelijk?
Ontwikkelvragen vallen buiten support en worden afzonderlijk geoffreerd. Wat haalbaar is, hangt af van het andere systeem — leg uw situatie voor.
Zitten integraties in elk plan?
Nee. Integratiemogelijkheden horen bij de uitgebreidere plannen en modules. Wat in uw plan zit, ziet u op de prijzenpagina.
Beveiliging
Hoe is de toegang beveiligd?
Met individuele accounts op naam, toegang volgens het need-to-know-principe en rechten per rol. Gebruikers kunnen daarnaast tweestapsverificatie activeren.
Worden gegevens versleuteld verstuurd?
Ja. Versleuteling van gegevens tijdens het transport hoort bij de maatregelen die we nemen conform artikel 32 GDPR.
Zijn klantomgevingen van elkaar gescheiden?
Klantgegevens worden logisch gescheiden via toegangsregels, rollen en rechten.
Welke beveiligingsmaatregelen neemt Digitalnatie?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen conform artikel 32 GDPR: versleuteling tijdens transport, individuele accounts met rechten per rol, logische scheiding van klantgegevens, registratie van beheerderstoegang, vertrouwelijkheidsverplichtingen, periodieke herziening van de maatregelen, en een gedocumenteerde procedure voor beveiligingsincidenten. We beschrijven ze bewust niet zo gedetailleerd dat die beschrijving zelf een risico wordt.
Is het platform volledig veilig?
Geen enkele onlinedienst kan volledig veilig worden gegarandeerd, en we beweren dat ook niet. We nemen passende maatregelen en hebben een procedure voor het geval er toch iets misgaat.
Wat gebeurt er bij een beveiligingsincident?
Treden we voor de betrokken verwerking op als verwerkingsverantwoordelijke, dan melden we een meldingsplichtige inbreuk zonder onredelijke vertraging en, waar haalbaar, binnen 72 uur na kennisname aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit. Treden we op als verwerker, dan informeren we u als verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, en verlenen we redelijke bijstand bij uw eigen verplichtingen.
Privacy en GDPR
Wie is verwerkingsverantwoordelijke en wie verwerker?
Voor de inhoud die u in het platform plaatst — uw klanten, locaties, installaties, werkopdrachten en facturen — bent u de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Digitalnatie uitsluitend op als verwerker. Voor onze eigen prospecten, facturatiecontacten en websitebezoekers zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.
Van wie zijn de gegevens in het platform?
Van u. De klantgegevens blijven uw eigendom; Digitalnatie verwerft daarop geen enkel recht buiten wat strikt nodig is om de dienst te leveren.
Worden mijn gegevens verkocht of voor reclame gebruikt?
Nee. We verkopen geen persoonsgegevens en we delen ze niet voor reclame of profilering.
Waar staan mijn gegevens?
De primaire hosting en opslag van het platform bevinden zich binnen de Europese Economische Ruimte. Voor bepaalde ondersteunende of optionele diensten kan een beperkt deel van de persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, met een doorgiftemechanisme dat hoofdstuk V GDPR toelaat.
Kan ik de lijst van subverwerkers krijgen?
Ja. Een actuele lijst van de subverwerkers die voor het platform worden ingezet, is voor klanten beschikbaar op verzoek via [email protected].
Iemand vraagt inzage in zijn gegevens. Wat nu?
Gaat het om gegevens in uw omgeving, dan bent u de verwerkingsverantwoordelijke en behandelt u de vraag; wij verlenen daarbij redelijke bijstand. Gaat het om gegevens waarvoor wij verantwoordelijk zijn, dan antwoorden we binnen één maand.
Hoe lang worden gegevens bewaard?
Zolang als nodig voor het doel, of zolang de wet het oplegt. Accountgegevens en platforminhoud voor de duur van het abonnement, facturen en boekhoudkundige stukken 10 jaar, supportbriefwisseling tot 24 maanden. Het volledige overzicht staat in het privacybeleid.
Gebruikt deze website tracking- of reclamecookies?
Nee. Deze website gebruikt geen reclamecookies, geen analytics van derden en geen trackingscripts. Daarom ziet u ook geen cookiebanner.
Beschikbaarheid en SLA
Is er een gegarandeerd uptimepercentage?
De algemene voorwaarden garanderen geen specifiek beschikbaarheidspercentage. We leveren redelijke inspanningen om het platform beschikbaar te houden en onderbrekingen snel op te lossen.
Kan ik toch een gewaarborgd serviceniveau krijgen?
Ja, dat kan afzonderlijk schriftelijk worden overeengekomen, met de bijbehorende engagementen.
Wanneer gebeurt gepland onderhoud?
Waar mogelijk buiten de Belgische kantooruren, en het wordt vooraf aangekondigd wanneer het de dienst wellicht onderbreekt.
Is er een publieke statuspagina?
Op dit moment niet. Onderbrekingen en gepland onderhoud worden rechtstreeks gecommuniceerd.
Is een onderbreking een contractbreuk?
Onderbrekingen door onderhoud, updates of gebeurtenissen buiten onze redelijke controle vormen op zich geen tekortkoming in de overeenkomst.
Back-ups en herstel
Worden er back-ups genomen?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, waaronder regelmatige back-ups. Specifieke herstelengagementen kunnen afzonderlijk in een serviceniveau-overeenkomst worden vastgelegd.
Zijn er gegarandeerde hersteltijden?
Niet standaard. De algemene voorwaarden bevatten geen gewaarborgde herstel- of hersteltijdwaarden. Die engagementen kunnen afzonderlijk schriftelijk in een SLA worden overeengekomen.
Wat als er gegevens verloren of beschadigd raken?
Neem zo snel mogelijk contact op met support; problemen worden behandeld naar hun impact op uw werking. Verlies of beschadiging veroorzaakt door u, uw gebruikers of derden die in uw opdracht handelen, valt buiten onze aansprakelijkheid — het is uw verantwoordelijkheid om te exporteren wat u wil bewaren.
Word ik verwittigd bij een groot incident?
Ja. Gepland onderhoud wordt vooraf aangekondigd wanneer het de dienst wellicht onderbreekt, en bij een meldingsplichtige inbreuk informeren we de betrokken klanten zonder onredelijke vertraging.
Support
Hoe bereik ik support?
Via e-mail op [email protected], in het Nederlands, Frans of Engels.
Wat zijn de supporturen?
De Belgische kantooruren: maandag tot vrijdag, 9.00–17.00 uur, behalve op Belgische feestdagen.
Hoe snel krijg ik antwoord?
We streven ernaar elke vraag de eerstvolgende werkdag te bevestigen en problemen te behandelen naar hun impact op uw werking. Reactie- en oplossingstermijnen zijn indicatief, tenzij een afzonderlijke serviceniveau-overeenkomst is ondertekend.
Wat valt onder support?
Vragen over het gebruik van het platform en het herstel van gebreken. Opleiding, configuratiewerk, datamigratie en ontwikkelvragen vallen er niet onder en worden afzonderlijk geoffreerd.
Bestaat er voorrangssupport?
Een gewaarborgd serviceniveau met bijbehorende engagementen kan afzonderlijk schriftelijk worden overeengekomen. Vraag het mee op bij uw voorstel.
Enterprise en white-label
Kan het platform onze eigen huisstijl dragen?
White-label is beschikbaar als Enterprise-optie. De concrete invulling wordt mee geoffreerd.
Ondersteunt het meerdere vennootschappen?
Ja, een bijkomende vennootschap is beschikbaar als optie bij uw abonnement.
Kan ik zelf kiezen welke modules ik afneem?
Ja. Modules kunnen afzonderlijk aan Basic worden toegevoegd. Zit een module al in Pro, dan wordt ze daar nooit een tweede keer aangerekend.
Hoe wordt de Enterprise-prijs bepaald?
Enterprise wordt altijd op maat geoffreerd, op basis van uw aantal gebruikers, de gekozen modules en de opties die u nodig hebt.
Kunnen we afwijkende contractvoorwaarden afspreken?
Ja. Wordt er een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst ondertekend, dan heeft die voorrang op de algemene voorwaarden op elk punt waarop beide verschillen.
Documentatie en zelfhulp
Waar vind ik de documentatie?
Op docs.digitalnatie.app, in het Nederlands, Frans en Engels.
Is de documentatie opgebouwd per rol?
Ja. Er zijn afzonderlijke onderdelen voor de beheerder, de planning en dispatching, de technieker op het terrein en de opvolging door de zaakvoerder.
Is er troubleshooting-informatie?
Ja. De documentatie bevat een onboardingchecklist en een troubleshootinggedeelte voor de meest voorkomende vragen.
Mijn vraag staat er niet bij. Wat nu?
Stel ze rechtstreeks via [email protected] of het contactformulier. We antwoorden in het Nederlands, Frans of Engels.
Staat uw vraag er niet bij?
Stel ze gerust. U krijgt antwoord van iemand die het platform kent, niet van een script.