Klantdossier 360°
Alles over elke klant, locatie en installatie in één overzicht
Van locaties en assets tot contracten, interventies, rapporten en facturen. Uw team werkt altijd met dezelfde actuele klantinformatie, zonder te zoeken in verschillende systemen.
- Volledige klantstructuur
- Actuele servicehistoriek
- Operationeel en financieel overzicht
Klantstructuur
Van klant naar locatie en installatie zonder zoekwerk
Bekijk per klant alle vestigingen, contactpersonen en installaties in een duidelijke hiërarchie. Zo weet iedereen onmiddellijk waar het werk plaatsvindt en welk toestel erbij hoort.
- Alle locaties per klant
- Installaties gekoppeld aan de juiste locatie
- Contactpersonen en adressen centraal beschikbaar
- Status en historiek per installatie
Klantassets & meldingen
Zie onmiddellijk wat aandacht nodig heeft
Bekijk per klant de assets onder onderhoud, openstaande facturen, belangrijke meldingen, actieve contracten en volgende interventies in één helder overzicht.
- Assets en onderhoudsstatus per klant
- Openstaande facturen onmiddellijk zichtbaar
- Belangrijke storingen en meldingen
- Volgende geplande interventies
- Actieve en aflopende contracten
Onderhoudscontracten
Geen contract of onderhoudsbeurt over het hoofd gezien
Koppel elk onderhoudscontract aan de juiste klant, locatie en installatie. Volg de looptijd, onderhoudsfrequentie, volgende interventie en contractverlenging zonder losse documenten.
- Gedekte apparatuur per contract
- Onderhoudsfrequentie en afspraken
- Automatisch overzicht van geplande interventies
- Volgende onderhoudsdatum zichtbaar
- Opvolging van contractverlenging
Waarom een klantdossier meer moet zijn dan een adres en een telefoonnummer
In een servicebedrijf zit de waarde niet in de klantfiche zelf, maar in alles wat eronder hangt: de vestigingen, de toestellen die er staan, wat er de vorige keer aan gedaan is en welke afspraken er lopen. Zodra die informatie over losse mappen, e-mails en hoofden verspreid raakt, betaalt u dat terug in tijd aan de telefoon en in ritten die niets opleveren.
Van klant naar locatie naar installatie
Een klant is bij u zelden één adres. Een syndicus heeft twintig gebouwen, een keten heeft vestigingen, een fabriek heeft hallen. Daarom is het klantdossier opgebouwd als een hiërarchie: onder de klant hangen de locaties, onder elke locatie de installaties, en aan elke installatie hangt haar eigen geschiedenis.
Dat betekent dat een vraag als « wat hebben we vorig jaar aan die ketel in gebouw B gedaan » een klik is en geen zoektocht. De technieker die ter plaatse komt weet welk toestel er staat, wat het serienummer is en wat de vorige collega heeft vastgesteld.
Klanthistoriek die vanzelf ontstaat
De onderhoudshistoriek wordt niet apart bijgehouden, ze is het resultaat van het werk. Elke uitgevoerde interventie, elke werkbon, elke foto en elke gebruikte onderdeel komt onder de juiste installatie terecht op het moment dat de technieker afsluit.
Daardoor blijft het dossier ook kloppen wanneer iemand vertrekt of wanneer een dossier na twee jaar weer opduikt. Wat er gebeurd is, staat waar het hoort, en niet in de agenda van één persoon.
Wat het concreet oplevert
Een gesprek aan de telefoon wordt korter omdat de persoon die opneemt hetzelfde ziet als de persoon die is langsgeweest: openstaande facturen, actieve contracten, gemelde storingen en de eerstvolgende geplande interventie, per klant.
En het scheelt ritten. Wie vooraf ziet welk type toestel er staat en wat er vorige keer stuk was, vertrekt met het juiste onderdeel in plaats van met een vermoeden.
Voor welke bedrijven dit het verschil maakt
Hoe meer toestellen per klant, hoe zwaarder dit weegt.
- Installatiebedrijven met een groot park aan geplaatste toestellen bij vaste klanten
- HVAC- en koeltechniekbedrijven met periodiek onderhoud per installatie
- Facilitaire en technische dienstverleners met meerdere gebouwen per klant
- Bedrijven waar meerdere techniekers bij dezelfde klant langsgaan en elkaars werk moeten kunnen lezen
Hoe het aansluit op de rest
- Onderhoudscontracten beherende contracten die aan deze klanten en installaties hangen, met hun looptijd en automatische planning.
- QR-codes en assetsscan een toestel ter plaatse en spring rechtstreeks naar zijn dossier en historiek.
- Planning en serviceordersvan een vaststelling in het dossier naar een ingeplande interventie.
Veelgestelde vragen over het klantdossier
Wat hoort er in een klantdossier voor een servicebedrijf?
Naast de klantgegevens en contactpersonen: de vestigingen, de installaties per vestiging met hun serienummer, de uitgevoerde interventies met werkbonnen en foto's, de lopende onderhoudscontracten, de openstaande facturen en de eerstvolgende geplande beurt.
Kan een klant meerdere locaties en installaties hebben?
Ja. Het dossier is opgebouwd als klant → locatie → installatie, zonder beperking op het aantal. Een syndicus met twintig gebouwen blijft één klant, met twintig locaties eronder.
Ziet de technieker dezelfde historiek op zijn telefoon?
Ja. De mobiele app toont per opdracht het toestel en zijn voorgeschiedenis, zodat de technieker ter plaatse ziet wat er eerder is vastgesteld en vervangen.
Kunnen we onze bestaande klanten en installaties overzetten?
Ja. Klanten, locaties, installaties en lopende contracten worden bij de opstart geïmporteerd. De omvang daarvan bepaalt mee de implementatieprijs, die apart wordt geoffreerd.
Breng uw serviceprocessen samen in één systeem
Ontdek hoe Service Suite past bij uw team, werking en groeiplannen.