Privacybeleid

Digitalnatie bouwt en beheert Digitalnatie Service Suite, een platform voor serviceoperaties bij bedrijven met techniekers op de baan. We nemen de bescherming van persoonsgegevens ernstig, en we zijn daarover liever precies dan geruststellend.

Dit beleid geldt voor drie groepen: bezoekers die ons via deze website contacteren, de mensen bij onze klanten die het platform gebruiken, en iedereen wiens gegevens in de omgeving van een klant terechtkomen. Onze rol verschilt per groep — daarom maakt de volgende sectie dat onderscheid.

We verwerken persoonsgegevens conform Verordening (EU) 2016/679 (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, “GDPR”) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Voor de persoonsgegevens beschreven in secties 3 tot en met 5 is Digitalnatie de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, lid 7 GDPR.

Onderneming

Digitalnatie

Land

België

Btw-nummer

Binnenkort beschikbaar

Privacycontact

[email protected]

Algemeen en support

[email protected]

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat we niet voldoen aan de criteria van artikel 37 GDPR die dat verplichten. Privacyvragen worden rechtstreeks behandeld door ons team via [email protected].

We verzamelen enkel wat we nodig hebben voor de doeleinden in sectie 4. We kopen geen persoonsgegevens aan bij derden en we bouwen geen profielen op voor reclame.

We verzamelen niet bewust bijzondere categorieën van persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 9 GDPR, en we vragen klanten om zulke gegevens niet in vrije tekstvelden van het platform in te vullen.

We verwerken persoonsgegevens om:

• het Service Suite-platform te leveren, te onderhouden en te ondersteunen;
• gebruikersaccounts en hun toegangsrechten aan te maken en te beheren;
• contactaanvragen, demo-aanvragen en offerteaanvragen te beantwoorden;
• nieuwe klanten op te starten en hun omgeving te configureren;
• te factureren, betalingen op te volgen en onze boekhouding te voeren;
• serviceberichten over het platform te versturen, zoals gepland onderhoud of een wijziging die de klant raakt;
• het platform veilig te houden en misbruik van onze formulieren te voorkomen;
• de betrouwbaarheid en de bruikbaarheid van het platform te verbeteren;
• onze wettelijke verplichtingen na te komen.

We gebruiken persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen voor een persoon, of die hem of haar op vergelijkbare wijze aanzienlijk treft, in de zin van artikel 22 GDPR.

Elk doeleinde steunt op een van de rechtsgronden uit artikel 6, lid 1 GDPR:

Waar we ons op een gerechtvaardigd belang beroepen, hebben we dat belang afgewogen tegen uw rechten en vrijheden en besloten dat de verwerking proportioneel en verwacht is. U kunt daar op elk moment bezwaar tegen maken volgens sectie 11.

Service Suite is een werkinstrument waarmee onze klanten hun eigen werking beheren. De inhoud die zij erin plaatsen — hun klanten, locaties, installaties, werkopdrachten, techniekers, verslagen en facturen — is hun gegeven, niet het onze.

In die rol:

• verwerken we persoonsgegevens enkel volgens de gedocumenteerde instructies van de klant;
• binden we iedereen met toegang aan een vertrouwelijkheidsplicht;
• passen we de beveiligingsmaatregelen uit sectie 10 toe;
• helpen we de klant, voor zover redelijkerwijs mogelijk, bij vragen van betrokkenen en bij zijn eigen verplichtingen rond beveiliging en meldingen;
• schakelen we een subverwerker enkel in onder een schriftelijke overeenkomst met gelijkwaardige verplichtingen;
• bezorgen of wissen we de gegevens na afloop van het contract, zoals beschreven in sectie 7.

Een verwerkersovereenkomst die deze relatie regelt, is voor elke klant beschikbaar op eenvoudig verzoek via [email protected]. Bent u een persoon van wie de gegevens in de omgeving van een klant staan, richt uw vraag dan aan die klant; bereikt ze ons toch, dan bezorgen wij ze door.

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij de wet een langere termijn oplegt.

Zodra een bewaartermijn verstrijkt, worden de gegevens gewist. Restkopieën kunnen nog een korte periode bestaan voor ze definitief verdwijnen in de gewone gang van onze wiscyclus.

We delen persoonsgegevens uitsluitend:

• met dienstverleners die ze in onze opdracht en volgens onze instructies verwerken, elk gebonden door een schriftelijke verwerkersovereenkomst — bijvoorbeeld voor hosting, e-mailverzending, betalingsverwerking en supporttoepassingen;
• met onze boekhouder en professionele adviseurs, waar nodig en onder vertrouwelijkheidsplicht;
• met overheidsinstanties, wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn;
• met een overnemer, als onze activiteit wordt overgedragen — in dat geval brengen we onze klanten vooraf op de hoogte en blijft dit beleid gelden tot het wordt vervangen.

Een actuele lijst van de subverwerkers die voor het Service Suite-platform worden ingezet, is voor klanten beschikbaar op verzoek via [email protected].

De primaire hosting en opslag van het Service Suite-platform bevinden zich binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Voor bepaalde ondersteunende of optionele diensten kan een beperkt deel van de persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt.

Gebeurt dat, dan steunen we op een doorgiftemechanisme dat hoofdstuk V GDPR toelaat: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie samen met bijkomende waarborgen waar de omstandigheden dat vragen.

Meer uitleg over de waarborgen bij een specifieke doorgifte kunt u opvragen via [email protected].

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, zoals artikel 32 GDPR vereist. Zonder ze zo gedetailleerd te beschrijven dat die beschrijving zelf een risico wordt, gaat het onder meer om:

• versleuteling van gegevens tijdens het transport;
• individuele accounts op naam, met toegang volgens het need-to-know-principe en rechten per rol;
• logische scheiding van klantgegevens via toegangsregels, rollen en rechten;
• registratie van beheerderstoegang;
• vertrouwelijkheidsverplichtingen voor iedereen die aan het platform werkt;
• periodieke herziening van de toegangsrechten en van de maatregelen zelf;
• een gedocumenteerde procedure voor de behandeling van beveiligingsincidenten.

Geen enkele onlinedienst kan volledig veilig worden gegarandeerd. Wanneer Digitalnatie voor de betrokken verwerking als verwerkingsverantwoordelijke optreedt, melden we een meldingsplichtige inbreuk zonder onredelijke vertraging en, waar haalbaar, binnen 72 uur na kennisname aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit. Wanneer Digitalnatie als verwerker optreedt, informeren we de betrokken klant als verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging nadat we kennis hebben genomen van de inbreuk. We verlenen de klant redelijke bijstand bij zijn eigen meldings- en informatieverplichtingen.

Onder de GDPR hebt u het recht om:

• inzage te krijgen in de persoonsgegevens die we over u bewaren;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren;
• uw gegevens te laten wissen, wanneer een van de gronden uit artikel 17 GDPR van toepassing is;
• ons te vragen de verwerking te beperken;
• de gegevens die u ons bezorgde te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, en ze te laten doorsturen naar een andere verwerkingsverantwoordelijke;
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang;
• uw toestemming op elk moment in te trekken wanneer de verwerking daarop steunt — zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van wat daarvoor werd verwerkt.

Om een recht uit te oefenen, schrijft u naar [email protected]. We antwoorden binnen één maand. Is uw verzoek complex of ontvangen we er meerdere van u, dan kunnen we die termijn met twee maanden verlengen; we laten u binnen de eerste maand weten waarom. We kunnen bijkomende informatie vragen om uw identiteit te bevestigen.

Het uitoefenen van deze rechten is kosteloos. Enkel bij een kennelijk ongegrond of buitensporig verzoek kunnen we een redelijke vergoeding vragen of weigeren te handelen, en we leggen dan uit waarom.

We bewaren de taal die u koos in uw browser, zodat de site bij uw volgende bezoek in die taal opent. Die keuze bevat geen persoonsgegevens, wordt nooit naar een derde gestuurd, en u kunt ze op elk moment wissen via de instellingen van uw browser.

Gebruikt u de prijsconfigurator, dan worden het door u gekozen plan en de bijbehorende opties tijdelijk in de sessieopslag van uw browser bewaard, uitsluitend om die keuze over te dragen naar het onboardingformulier. Die gegevens worden niet gebruikt voor tracking en verdwijnen wanneer u de browsersessie afsluit.

De Service Suite-toepassing gebruikt een strikt noodzakelijke authenticatiecookie om een aangemelde gebruiker veilig aangemeld te houden. Deze cookie heeft een maximale geldigheidsduur van zeven dagen en is beveiligd met Secure, HttpOnly en SameSite=Lax. De cookie wordt niet gebruikt voor reclame, analytics of profilering.

Meent u dat we niet correct met uw persoonsgegevens zijn omgegaan, neem dan eerst contact op via [email protected]. We krijgen graag de kans om het recht te zetten.

U hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:

Autoriteit

Gegevensbeschermingsautoriteit

Adres

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België

E-mail

[email protected]

Website

www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Woont of werkt u in een andere EU-lidstaat, dan kunt u uw klacht ook daar bij de toezichthoudende autoriteit indienen.

We kunnen dit beleid aanpassen, bijvoorbeeld wanneer we een functie toevoegen of wanneer de wetgeving verandert. De geldende versie is altijd die op deze pagina, met de herzieningsdatum bovenaan.

Heeft een wijziging een wezenlijke impact op de manier waarop we persoonsgegevens verwerken, dan brengen we onze klanten daarvan op de hoogte per e-mail of via het platform, voor ze van kracht wordt.

Vragen over dit beleid, of over de persoonsgegevens die we bewaren, beantwoorden we binnen één maand.

Privacy

[email protected]

Algemeen en support

[email protected]

Onderneming

Digitalnatie, België

Btw-nummer

Binnenkort beschikbaar