Relancer un devis sans insister : quand, comment, et un exemple de mail

Pourquoi les devis restent sans suite

Dans une société de service, c’est souvent le gérant ou le technicien passé sur place qui rédige le devis, entre deux interventions. L’envoi se fait. La relance passe à la trappe, pour quelques raisons faciles à reconnaître :

• Personne n’est responsable de la relance. Le devis est parti, mais qui rappelle n’est écrit nulle part.
• La relance n’a pas de date, seulement une bonne intention.
• La validité expire sans que personne ne s’en rende compte, alors que le prix des pièces a pu changer entre-temps.
• Le devis dort dans une boîte mail ou un dossier, et pas dans une liste avec un statut.
• Après un « oui » au téléphone, le travail ne passe pas tout de suite au planning, et le client attend à nouveau.

Relancer un devis est donc d’abord une question d’organisation : qui, quand, et ce qui se passe après la réponse.

Quand relancer un devis ?

Une règle fixe vaut mieux que de chercher chaque fois le bon moment. Ces quatre moments forment une règle simple pour les devis d’entretien, de réparation et d’installation :

1. À l’envoi. Dites au client quand vous le rappellerez, et notez la date tout de suite. Un rendez-vous convenu ne donne pas l’impression d’insister.
2. Après quelques jours ouvrables. Un court appel : le devis est-il bien arrivé, y a-t-il des questions ? Pour un travail technique, les questions portent souvent sur l’exécution, le délai ou l’accès à l’installation, et un client les pose plus facilement au téléphone que par mail.
3. Environ une semaine avant l’échéance. Un mail court qui rappelle la date de validité et propose une étape suivante.
4. Après l’échéance. Prolonger, éventuellement avec des prix revus, ou clôturer avec une raison. Une liste pleine de devis expirés ne dit plus rien.

Au téléphone, posez trois questions : la proposition est-elle claire, correspond-elle au besoin, et que faut-il encore pour pouvoir décider ? La réponse à cette dernière question, par exemple « le propriétaire doit donner son accord », devient votre prochaine relance.

Un exemple de mail de relance

Court, concret, avec une seule question. Adaptez les mots entre crochets.

Objet : Votre devis [numéro] pour [les travaux]

Bonjour [nom], la semaine dernière, nous vous avons envoyé notre devis pour [les travaux] à [adresse]. L’avez-vous bien reçu, et avez-vous des questions sur l’exécution ou le planning ? Le devis est valable jusqu’au [date]. Dès votre accord, nous planifions l’intervention et vous communiquons la date. Bien à vous, [nom et numéro de téléphone]

Ce que ce mail fait bien : il rappelle de quoi il s’agit, cite la validité, pose une seule question et dit ce qui se passe après l’accord. Ce qu’il évite : s’excuser de relancer, répéter tout le devis, ou mettre la pression avec une échéance qui n’existe pas.

Une méthode fixe pour le bureau

À tout moment, chaque devis a un statut, un responsable et une étape suivante :

Si la demande de devis arrive par mail, la relance commence déjà dans la boîte mail partagée : qui prend le mail devient aussi responsable du devis.

Une fois par semaine, quelqu’un parcourt la liste : les relances du jour, ce qui expire cette semaine, ce qui est accepté mais pas encore planifié. Cela prend peu de temps et évite qu’un « oui » reste des semaines sans suite.

Comment cela fonctionne dans Digitalnatie Service Suite

L’écran des devis suit vos propositions de prix du brouillon jusqu’à la commande confirmée.

• Les chiffres clés : les brouillons, les devis envoyés en attente du client et le montant ouvert hors TVA. Les montants ne sont visibles que pour les rôles qui ont accès aux chiffres financiers.
• Les alertes : les devis expirés sont signalés, ainsi que ceux qui expirent dans les 7 jours.
• L’étape suivante : pour chaque devis, une colonne indique ce qu’il faut faire, par exemple vérifier et envoyer, ou, pour un devis expiré, le prolonger ou l’annuler.
• Les relances planifiées : dans le CRM de service, vous planifiez une activité de suivi sur le lead. Les relances en retard apparaissent en rouge, celles du jour en orange, et après un appel vous planifiez directement l’activité suivante.
• La confirmation : quand le client dit oui, le devis devient un bon de commande. Selon les produits, la Service Suite crée directement les interventions ; sinon, vous créez depuis la commande l’intervention, le projet, le contrat d’entretien ou la facture, et l’intervention rejoint le planning.

Bon à savoir : le devis ne part pas par e-mail depuis l’application. Vous ouvrez le PDF, vous l’envoyez vous-même au client, puis vous marquez le devis comme envoyé. À partir de là, la Service Suite suit la validité et l’étape suivante.

Questions fréquentes

Combien de temps après l’envoi faut-il relancer un devis ?

Convenez d’une date à l’envoi et tenez-vous-y. Sans rendez-vous, un court appel après quelques jours ouvrables est une bonne première étape, et un rappel bien avant l’échéance une deuxième.

Peut-on relancer un devis plusieurs fois ?

Oui, tant que chaque relance apporte quelque chose : une réponse à une question, un rappel de la validité ou une proposition de date. Après l’échéance, prolongez le devis ou clôturez-le, pour que votre liste reste juste.

Que faire si le client ne répond pas ?

Essayez un autre canal, par exemple un appel après un mail, et demandez si quelqu’un d’autre décide. Si rien ne bouge jusqu’après l’échéance, clôturez la relance. Dans le CRM de service, un lead perdu reçoit une raison et une note, pour voir plus tard pourquoi des devis n’ont pas abouti.

Peut-on envoyer un devis par e-mail depuis Service Suite ?

Pas aujourd’hui. Vous ouvrez le devis en PDF, vous l’envoyez vous-même au client, puis vous le marquez comme envoyé. Ensuite, la Service Suite suit la validité et l’étape suivante jusqu’à la décision du client.