Enregistrer les heures des techniciens : de la journée dans l’app à l’export salaires

Pourquoi les heures des techniciens sont difficiles à enregistrer

Les heures d’un technicien sont plus difficiles à enregistrer que celles d’un employé de bureau, parce que sa journée est faite de morceaux : déplacements, interventions chez différents clients, travail interne au magasin, pauses. Certaines heures sont facturées à un client, d’autres non. Et ce qui dépasse l’horaire est, selon les règles applicables à votre entreprise, payé en heures supplémentaires ou récupéré.

Qui reconstitue tout cela après coup, de mémoire ou sur un papier, perd des heures côté facture et fait des erreurs côté salaires.

Que doit noter un enregistrement des heures des techniciens ?

• Le début et la fin de la journée.
• Les déplacements, séparément du travail sur place.
• Le temps par intervention, pour que les heures facturables soient prêtes.
• Le travail interne : magasin, formation, entretien de la camionnette.
• Les pauses.
• Les absences : congés, maladie, jours fériés.
• Ce qui dépasse l’horaire, et ce qu’on en fait : payer ou récupérer.
• Chaque correction, avec qui l’a faite et pourquoi.

Du pointage à l’export salaires en cinq étapes

1. Le technicien enregistre pendant la journée, pas après. Chaque changement d’activité, c’est un bouton.
2. Il soumet sa semaine, et demande une correction si quelque chose cloche, plutôt que de retoucher lui-même ses anciennes heures.
3. Le bureau contrôle les écarts : une journée sans fin, une journée trop longue, des heures au-delà de l’horaire.
4. Le bureau décide du sort des heures au-delà de l’horaire et approuve les journées.
5. La période est clôturée et l’export part vers le secrétariat social. Ce qui est clôturé ne change plus sans raison.

Comment cela fonctionne dans Digitalnatie Service Suite

Si votre organisation utilise l’enregistrement des heures, le technicien dispose dans son application de deux écrans : « Ma journée » et « Mes heures ».

• Ma journée : il commence sa journée, choisit à chaque fois son activité (déplacement, intervention, travail interne, pause) et clôture sa journée. Les boutons d’une intervention (départ, arrivée, début, fin) mettent sa journée à jour d’eux-mêmes.
• Mes heures : il voit sa semaine, demande une correction avec la raison, et soumet sa semaine.

Au bureau, l’écran des collaborateurs et des heures montre par technicien les heures travaillées, facturables et de déplacement, les heures au-delà de l’horaire, les absences et ce qui reste à contrôler.

• Approuver : ligne par ligne ou par sélection. Un écart bloquant empêche l’approbation de ce jour-là.
• Les heures au-delà de l’horaire : payées en heures supplémentaires, accordées en récupération, ou non accordées.
• Corriger : l’enregistrement d’origine reste conservé et visible ; la correction entre dans l’historique, avec le nom de son auteur et la raison.
• Clôturer la période : les heures de la période sont verrouillées ; la rouvrir demande une raison.
• L’export salaires : un fichier Excel pour votre secrétariat social. Il n’y a pas de connexion directe : vous transmettez le fichier vous-même. Les règles de calcul (pauses, déplacement, heures au-delà de l’horaire, arrondi) sont des règles standard que votre organisation confirme.

Si votre organisation n’utilise pas l’enregistrement des heures, les heures sont comptabilisées automatiquement quand une intervention est entièrement terminée. Les heures facturables d’une intervention arrivent sur la facture : voir du bon d’intervention à la facture.

Questions fréquentes

Comment un technicien enregistre-t-il ses heures ?

Dans son application, pendant la journée : il commence sa journée, choisit son activité (déplacement, intervention, travail interne, pause) et clôture sa journée. En fin de semaine, il soumet sa semaine.

Le bureau peut-il corriger des heures ?

Oui, avec une raison. L’enregistrement d’origine reste conservé, et la correction figure dans l’historique avec le nom de son auteur. Le technicien peut lui-même demander une correction, que le bureau accepte ou refuse.

Comment les heures supplémentaires arrivent-elles dans les salaires ?

Le bureau décide, à l’approbation, si les heures au-delà de l’horaire sont payées en heures supplémentaires ou accordées en récupération. Après la clôture de la période, l’export salaires crée un fichier Excel pour votre secrétariat social.

Y a-t-il une connexion avec mon secrétariat social ?

Non, il n’y a pas de connexion directe. L’export salaires crée un fichier Excel que vous transmettez vous-même. Les kilomètres et la distinction conducteur ou passager n’y figurent pas.

L’application suit-elle mes techniciens par GPS ?

Non. À chaque bouton d’étape, l’application enregistre une seule position, si le technicien l’autorise. Il n’y a ni suivi continu ni carte en direct.