Urenregistratie van techniekers: van de dag in de app tot de loonexport

Waarom de uren van techniekers moeilijk te registreren zijn

De uren van een technieker zijn moeilijker te registreren dan die van een bediende, omdat zijn dag uit stukken bestaat: verplaatsingen, interventies bij verschillende klanten, intern werk in het magazijn, pauzes. Sommige uren factureert u aan een klant, andere niet. En wat boven het rooster valt, wordt, volgens de regels die voor uw bedrijf gelden, als overuren uitbetaald of gerecupereerd.

Wie dat achteraf reconstrueert, uit het geheugen of van een briefje, verliest uren aan de kant van de factuur én fouten aan de kant van de loonverwerking.

Wat moet een urenregistratie van techniekers vastleggen?

• Begin en einde van de dag.
• De verplaatsingen, apart van het werk ter plaatse.
• De tijd per interventie, zodat de factureerbare uren klaarstaan.
• Intern werk: magazijn, opleiding, onderhoud van de bestelwagen.
• Pauzes.
• Afwezigheden: verlof, ziekte, feestdagen.
• Wat boven het rooster valt, en wat ermee gebeurt: uitbetalen of recupereren.
• Elke correctie, met wie ze deed en waarom.

Van registratie tot loonexport in vijf stappen

1. De technieker registreert tijdens de dag, niet achteraf. Elke wissel van activiteit is één druk op een knop.
2. Hij dient zijn week in, en vraagt een correctie als iets niet klopt, in plaats van zelf aan oude uren te sleutelen.
3. Het kantoor controleert de afwijkingen: een dag zonder einde, een te lange dag, uren boven het rooster.
4. Het kantoor beslist over de uren boven het rooster en keurt de dagen goed.
5. De periode wordt afgesloten en de export gaat naar het sociaal secretariaat. Wat afgesloten is, verandert niet meer zonder reden.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

Gebruikt uw organisatie de urenregistratie, dan heeft de technieker in zijn app twee schermen: Mijn dag en Mijn uren.

• Mijn dag: hij begint zijn dag, kiest telkens zijn activiteit (verplaatsing, interventie, intern werk, pauze) en sluit zijn dag af. De knoppen van een interventie (vertrekken, aankomen, starten, beëindigen) werken zijn dag vanzelf bij.
• Mijn uren: hij ziet zijn week, vraagt een correctie met de reden, en dient zijn week in.

Op kantoor toont Medewerkers & uren per technieker de gewerkte, factureerbare en verplaatsingsuren, de uren boven het rooster, de afwezigheden en wat nog te controleren is.

• Goedkeuren: regel per regel of per selectie. Een blokkerende afwijking houdt de goedkeuring van die dag tegen.
• Uren boven het rooster: uitbetalen als overuren, toekennen als recuperatie, of niet toekennen.
• Corrigeren: de oorspronkelijke registratie blijft bewaard en zichtbaar; de correctie komt in de historiek, met de naam van wie ze deed en de reden.
• Periode afsluiten: de uren van de periode worden vergrendeld; heropenen vraagt een reden.
• Loonexport: een Excel-bestand voor uw sociaal secretariaat. Er is geen rechtstreekse koppeling: u stuurt het bestand zelf door. De rekenregels (pauzes, verplaatsing, uren boven het rooster, afronding) zijn standaardregels die uw organisatie bevestigt.

Gebruikt uw organisatie geen urenregistratie, dan worden de uren automatisch geboekt wanneer een interventie volledig afgewerkt is. De factureerbare uren van een interventie komen op de factuur, zie van werkbon tot factuur.

Veelgestelde vragen

Hoe registreert een technieker zijn uren?

In zijn app, tijdens de dag: hij begint zijn dag, kiest zijn activiteit (verplaatsing, interventie, intern werk, pauze) en sluit zijn dag af. Aan het einde van de week dient hij zijn week in.

Kan het kantoor uren corrigeren?

Ja, met een reden. De oorspronkelijke registratie blijft bewaard, en de correctie staat in de historiek met de naam van wie ze deed. De technieker kan zelf een correctie vragen, die het kantoor aanvaardt of weigert.

Hoe gaan overuren naar de loonverwerking?

Het kantoor beslist bij de goedkeuring of de uren boven het rooster uitbetaald worden als overuren of toegekend als recuperatie. Na het afsluiten van de periode maakt de loonexport een Excel-bestand voor uw sociaal secretariaat.

Is er een koppeling met mijn sociaal secretariaat?

Nee, er is geen rechtstreekse koppeling. De loonexport maakt een Excel-bestand dat u zelf doorstuurt. Kilometers en het onderscheid bestuurder of passagier zitten er niet in.

Volgt de app mijn techniekers met gps?

Nee. Bij elke stapknop registreert de app één positie, als de technieker dat toestaat. Er is geen continue tracking en geen live kaart.