Du bon d’intervention à la facture, sans ressaisir les heures ni les pièces

Où se perdent les heures et les pièces

Entre l’intervention et la facture, les heures et les pièces se perdent aux moments où quelqu’un doit ressaisir ou se souvenir de quelque chose : un bon rempli le soir de mémoire, un bon papier qui arrive illisible au bureau, ou une facture établie seulement quand quelqu’un a le temps.

Les fuites classiques :

• Des heures non notées : le petit déplacement, les dix minutes de plus parce que l’accès au local technique était fermé.
• Des pièces qui quittent la camionnette sans jamais arriver sur une facture.
• Des frais de déplacement facturés différemment selon le technicien.
• Des factures qui traînent parce que le bon n’est pas encore rentré ou n’est pas complet.
• Le double travail : les mêmes données dans un outil de planning, un bon d’intervention, un tableur et le logiciel comptable.

De l’intervention à la facture en six étapes

1. Enregistrer les heures et les pièces pendant le travail, pas après. Chaque étape de l’intervention reçoit son heure ; une pièce est enregistrée au moment où elle est utilisée.
2. Clôturer complètement l’intervention : rapport, photos et signature du client. Voir ce que doit contenir un bon d’intervention.
3. Créer la facture à partir de l’intervention, avec les heures et les pièces qui y figurent déjà, au lieu de les recopier.
4. Vérifier les lignes : une remise, une ligne libre pour le déplacement, un taux horaire différent.
5. Comptabiliser et envoyer : la facture reçoit son numéro définitif et part chez le client, par e-mail ou via Peppol.
6. Suivre le paiement : ce qui est payé, ce qui reste ouvert et ce qui est échu.

Plus le délai entre l’étape 2 et l’étape 5 est court, moins il se perd de choses en route. Une intervention terminée aujourd’hui peut être facturée aujourd’hui.

Peppol : qu’est-ce qui change depuis 2026 ?

Depuis le 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA doivent s’envoyer des factures électroniques structurées, via le réseau Peppol. Une facture en PDF envoyée par e-mail ne suffit plus entre entreprises. L’obligation ne vise pas les factures adressées aux particuliers, mais vous devez pouvoir recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs. C’est ce qu’indique le site officiel des autorités : efacture.belgium.be.

Pour une société de service, cela fait en pratique deux types de clients : les clients assujettis à la TVA, comme les entreprises, que vous facturez via Peppol, et les particuliers et autres clients sans numéro de TVA, que vous pouvez encore facturer par e-mail avec un PDF. Votre facturation doit gérer les deux, sans que le bureau doive y réfléchir à chaque facture.

Comment cela fonctionne dans Digitalnatie Service Suite

Dans Service Suite, la facturation commence à l’intervention elle-même.

• Les interventions à facturer : la liste des interventions terminées qui n’ont pas encore de facture.
• La facture depuis l’intervention : à partir d’une intervention terminée, Service Suite crée une facture brouillon avec les heures facturables (selon le taux horaire et le temps minimum facturé de vos paramètres) et les pièces utilisées. Si l’intervention est liée à un bon de commande confirmé, la facture reprend les lignes et les prix de ce bon de commande.
• La modification des lignes : description, quantité, prix unitaire et remise, ajout d’un produit ou d’une ligne libre, par exemple pour un déplacement. La TVA et les totaux sont recalculés.
• La comptabilisation : la facture reçoit son numéro définitif et une communication structurée. Une facture comptabilisée ne change plus ; une erreur se corrige par une note de crédit.
• L’envoi : par e-mail avec le PDF, depuis l’adresse e-mail de votre entreprise. Si votre organisation est raccordée à Peppol et que le client l’est aussi, vous choisissez l’envoi en facture électronique Peppol. L’enregistrement de votre entreprise sur Peppol se fait au démarrage, avec Digitalnatie.
• L’enregistrement du paiement : vous notez le paiement reçu sur la facture, pour voir ce qui reste ouvert.

Les visites couvertes par un contrat d’entretien suivent leurs propres règles : par contrat, vous décidez si la visite, les heures supplémentaires et les pièces utilisées sont facturables ou comprises dans le contrat. S’il n’y a rien à facturer, la visite est indiquée comme couverte par le contrat.

Questions fréquentes

Peut-on envoyer des factures via Peppol depuis Service Suite ?

Oui, si votre organisation est raccordée à Peppol et que votre client l’est aussi. À l’envoi, vous choisissez alors Peppol ; si le client n’est pas sur Peppol, la facture part par e-mail avec le PDF. L’enregistrement de votre entreprise sur Peppol se fait au démarrage avec Digitalnatie.

Faut-il aussi facturer les particuliers via Peppol ?

Non. Selon l’information officielle des autorités, l’obligation vise les factures entre entreprises belges assujetties à la TVA, pas les factures sortantes adressées aux particuliers. Vous devez toutefois pouvoir recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs.

Que faire en cas d’erreur sur une facture comptabilisée ?

Une facture comptabilisée ne peut plus être modifiée. Vous établissez une note de crédit, complète ou en brouillon, puis une nouvelle facture.

Un technicien peut-il facturer sur place ?

Oui, s’il en a explicitement le droit : le rôle de technicien seul ne le donne pas. La facture est comptabilisée immédiatement et le technicien peut enregistrer le paiement, par exemple en espèces ou par Bancontact. Une connexion réseau est nécessaire.

Comment facturer l’entretien couvert par un contrat ?

Par contrat, vous décidez pour la visite, les heures au-delà du minimum et les pièces utilisées si elles sont facturables ou comprises. À lire : suivre ses contrats d’entretien.