L’historique par installation : pourquoi le dossier commence à l’appareil, pas au technicien

Pourquoi l’historique appartient à l’installation

Une installation dure souvent plus longtemps qu’un technicien ne reste dans la même entreprise. Une chaudière, une pompe à chaleur ou un adoucisseur est entretenu pendant dix ou quinze ans, par différentes personnes. Pour savoir à chaque visite ce qui a été constaté et remplacé la fois précédente, cette information doit rester attachée à l’appareil, pas dans un carnet, une boîte mail ou la mémoire d’une seule personne.

De plus, un client a parfois plusieurs appareils semblables. Qui tient l’historique par client plutôt que par installation ne sait plus, deux ans plus tard, quel appareil a reçu quelle réparation.

Que doit contenir le dossier d’une installation ?

• L’identification : marque, type, numéro de série, et le site où se trouve l’appareil.
• La garantie : jusqu’à quand, et ce qu’elle couvre.
• L’entretien : le prochain entretien et l’historique des précédents.
• Les interventions et les pannes : ce qui n’allait pas, quand, ce qui a été fait, avec le rapport.
• Les arrêts : combien de temps l’appareil a été hors service.
• Le matériel : les pièces remplacées.
• Les documents : notices, attestations, photos.
• Le contrat, si l’appareil est couvert par un contrat d’entretien.

Quand un collègue reprend

Si le technicien attitré est absent, un collègue y va. Il n’a pas besoin de tout lire de ce qui s’est passé un jour, mais de savoir ce qui compte aujourd’hui : ce qui a été constaté la dernière fois, quelle pièce est neuve, où se trouve la vanne d’arrêt, qui appeler. Le bureau dispose de l’historique complet de l’installation ; il note l’essentiel dans les instructions de l’intervention, et le collègue les lit dans son application avant de partir.

Le QR code sur l’appareil

Un QR code sur l’installation fait deux choses. Le client, un concierge ou un occupant le scanne en cas de panne et la signale sans compte, avec une photo ; le signalement arrive sur le bon appareil, sans que personne doive chercher de quelle installation il s’agit. Et le technicien ouvre l’appareil en le scannant, au lieu de le chercher.

Comment cela fonctionne dans Digitalnatie Service Suite

Le dossier de l’installation réunit le modèle, le numéro de série, la garantie, l’entretien, les interventions, les arrêts, les documents et un score de santé, dans des onglets comme les interventions, l’historique d’entretien, les pannes, le matériel et les documents. Pour chaque document, vous choisissez s’il est visible par le client dans son portail.

Le [dossier client](/fr/dossier-client-360/) montre sur une seule page tout ce qui concerne un client : personnes de contact, sites, installations, interventions, devis, factures et documents, avec une ligne du temps de ce qui est prévu et de ce qui s’est passé.

La reprise : le bureau remplit les instructions pour le technicien sur l’intervention, et celui-ci les lit dans son application avec sa mission. Pour un contrat d’entretien, les conditions et instructions du contrat deviennent une tâche à chaque visite. Dans l’application, un technicien ne voit pas les interventions de ses collègues, et pour une installation seulement ses propres interventions précédentes : l’historique complet se trouve au bureau, et les instructions apportent l’essentiel au technicien.

Le [QR code](/fr/qr-equipements-asset-intelligence/) : une installation peut recevoir son propre QR code, avec une étiquette à imprimer. Qui le scanne signale un problème sans compte ni mot de passe, avec des photos ; la page n’affiche que le nom, la référence et le site de l’installation, rien d’autre sur l’installation ni sur le client. Le signalement devient en principe aussitôt une intervention liée à l’installation. Un technicien ouvre avec son application les installations sur lesquelles il a ou a eu une intervention ; il faut du réseau pour cela.

Le score de santé résume ce qui est arrivé à un appareil : pannes, arrêts, entretien en retard, coûts. Ce n’est pas une prévision : le score dit seulement ce qui s’est passé.

Pour la suite de l’entretien de ces installations : suivre ses contrats d’entretien.

Questions fréquentes

Que doit contenir le dossier d’une installation ?

La marque, le type et le numéro de série, le site, la garantie, l’entretien, les interventions et les pannes avec leur rapport, les pièces remplacées et les documents comme les notices et les attestations.

Un collègue voit-il ce qui a été fait auparavant sur une installation ?

Le bureau dispose de l’historique complet de l’installation. Dans l’application, un technicien voit ses propres interventions précédentes sur une installation. Ce qu’un collègue doit savoir, le bureau le note donc dans les instructions de l’intervention.

À quoi sert un QR code sur une installation ?

Qui le scanne signale une panne sans compte, avec des photos, et le signalement arrive sur cette installation. Le technicien peut aussi ouvrir l’appareil en scannant le code.

Un client peut-il signaler une panne sans compte ?

Oui, via le QR code sur l’appareil. Il décrit le problème, indique l’urgence et peut ajouter des photos. La page n’affiche que le nom, la référence et le site de l’installation, aucune autre donnée sur l’installation ni sur le client.

Le score de santé prévoit-il quand un appareil tombera en panne ?

Non. Le score décrit le passé de l’appareil, comme les pannes, les arrêts et l’entretien en retard. Aucune prévision de panne n’est calculée.