De historiek per installatie: waarom het dossier bij het toestel begint, niet bij de technieker

Waarom de historiek bij de installatie hoort

Een installatie gaat vaak langer mee dan een technieker bij hetzelfde bedrijf blijft. Een ketel, een warmtepomp of een waterontharder wordt tien, vijftien jaar onderhouden, door verschillende mensen. Wie bij elk bezoek wil weten wat er de vorige keer vastgesteld en vervangen werd, moet die informatie bij het toestel bewaren, niet in een notitieboekje, een mailbox of het geheugen van één persoon.

Bovendien heeft een klant soms meerdere gelijkaardige toestellen. Wie de historiek per klant bijhoudt in plaats van per installatie, weet na twee jaar niet meer welk toestel welke herstelling kreeg.

Wat hoort er in het dossier van een installatie?

• Identificatie: merk, type, serienummer, en de locatie waar het toestel staat.
• Garantie: tot wanneer, en wat ze dekt.
• Onderhoud: het volgende onderhoud en de historiek van de vorige.
• Interventies en storingen: wat er misliep, wanneer, wat er gedaan werd, met het rapport.
• Stilstand: hoe lang het toestel buiten werking was.
• Materialen: de onderdelen die vervangen werden.
• Documenten: handleidingen, attesten, foto's.
• Het contract, als het toestel onder een onderhoudscontract valt.

Als een collega overneemt

Is de vaste technieker afwezig, dan gaat een collega. Die heeft niet nodig dat hij alles leest wat er ooit gebeurde, wel dat hij weet wat vandaag telt: wat de vorige keer vastgesteld werd, welk onderdeel nieuw is, waar de afsluitkraan zit, wie hij moet bellen. Het kantoor heeft de volledige historiek van de installatie; het zet wat telt in de instructies van de interventie, en de collega leest ze in zijn app voor hij vertrekt.

De QR-code op het toestel

Een QR-code op de installatie doet twee dingen. De klant, of een conciërge of een bewoner, scant ze bij een storing en meldt die zonder account, met een foto; de melding komt bij het juiste toestel binnen, zonder dat iemand moet uitzoeken over welke installatie het gaat. En de technieker opent het toestel door te scannen, in plaats van het te zoeken.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

Het dossier van de installatie bundelt het model, het serienummer, de garantie, het onderhoud, de interventies, de stilstand, de documenten en een gezondheidsscore, in tabbladen zoals Interventies, Onderhoudshistoriek, Storingen, Materialen en Documenten. Per document kiest u of het zichtbaar is voor de klant in zijn portaal.

Het [klantdossier](/nl/klantdossier-360/) toont op één pagina wat een klant aangaat: contactpersonen, locaties, installaties, interventies, offertes, facturen en documenten, met een tijdlijn van wat gepland is en wat er gebeurde.

De overname: het kantoor vult de instructies voor de technieker in op de interventie, en die leest ze in zijn app onder de opdracht. Voor een onderhoudscontract worden de voorwaarden en instructies van het contract bij elk bezoek een taak. In de app ziet een technieker de interventies van zijn collega's niet, en van een installatie alleen zijn eigen vorige interventies: de volledige historiek staat op kantoor, en de instructies brengen het nodige naar de technieker.

De [QR-code](/nl/qr-assets-asset-intelligence/): een installatie kan een eigen QR-code krijgen, met een label om af te drukken ("Storing? Scan en meld het meteen."). Wie scant, meldt een probleem zonder account of wachtwoord, met foto's; de pagina toont alleen de naam, de referentie en de locatie van de installatie, niets anders over de installatie of de klant. De melding wordt in principe meteen een interventie die aan de installatie gekoppeld is. Een technieker opent met zijn app de installaties waarop hij een interventie heeft of had; daarvoor is netwerk nodig.

De gezondheidsscore vat samen wat er met een toestel gebeurde: storingen, stilstand, achterstallig onderhoud, kosten. Het is geen voorspelling: de score zegt alleen wat er gebeurd is.

Hoe het onderhoud van die installaties verder loopt, leest u in onderhoudscontracten opvolgen.

Veelgestelde vragen

Wat moet er in het dossier van een installatie staan?

Merk, type en serienummer, de locatie, de garantie, het onderhoud, de interventies en storingen met hun rapport, de vervangen onderdelen en de documenten zoals handleidingen en attesten.

Ziet een collega wat er eerder aan een installatie gebeurde?

Op kantoor staat de volledige historiek van de installatie. In de app ziet een technieker van een installatie zijn eigen vorige interventies. Wat een collega moet weten, zet het kantoor daarom in de instructies van de interventie.

Wat doet een QR-code op een installatie?

Wie ze scant, meldt een storing zonder account, met foto's, en de melding komt bij die installatie binnen. De technieker kan het toestel ook openen door de code te scannen.

Kan een klant zonder account een storing melden?

Ja, via de QR-code op het toestel. Hij beschrijft het probleem, geeft aan hoe dringend het is en kan foto's toevoegen. De pagina toont alleen de naam, de referentie en de locatie van de installatie, geen andere gegevens over de installatie of de klant.

Voorspelt de gezondheidsscore wanneer een toestel stukgaat?

Nee. De score beschrijft het verleden van het toestel, zoals storingen, stilstand en achterstallig onderhoud. Er wordt geen storingsvoorspelling berekend.