Changer de logiciel sans tout ressaisir : importer clients, sites et installations

Quelles données reprendre en changeant de logiciel ?

En changeant de logiciel, vous reprenez surtout les données avec lesquelles vous travaillerez demain : vos clients et leurs personnes de contact, leurs sites, les installations que vous entretenez, vos contrats d’entretien en cours, vos articles et pièces, vos fournisseurs et le stock avec lequel vous démarrez. Ce sont aussi celles qui coûteraient le plus de saisie.

Ce que vous ne reprenez pas, mieux vaut le décider à l’avance : les clients qui n’ont plus rien commandé depuis des années, les articles qui ne sont plus livrés, les fiches en double. Un changement de logiciel est le moment de faire le tri, pas de déménager le désordre de dix ans.

Nettoyer ses données avant l’import : une check-list

• Un client, une fiche. Un même client figure souvent deux ou trois fois dans l’ancien système, orthographié différemment. Fusionnez-les avant l’import.
• Client et site séparés. Un syndic avec douze immeubles, c’est un client avec douze sites, pas douze clients.
• Des adresses complètes. Rue et numéro, code postal et commune dans des colonnes séparées. Si vous avez les coordonnées (latitude et longitude), reprenez-les : sans coordonnées, un site n’apparaît pas sur la carte dans Service Suite.
• Des installations avec marque, type et numéro de série. Sans numéro de série, un appareil ne se distingue plus de son voisin.
• Un code par article. Le même joint sous trois descriptions différentes devient trois articles.
• Des contrats avec leur durée et leur fréquence. Un contrat d’entretien sans début ni fréquence claire devient un contrat que personne ne suit.

Dans quel ordre importer ?

Importez toujours ce qui est au-dessus avant ce qui en dépend : un site appartient à un client, une installation à un site, un contrat à une installation ou à un site. En pratique :

1. Les catégories d’articles
2. Les articles et pièces
3. Les clients
4. Les personnes de contact des clients
5. Les fournisseurs et leurs personnes de contact
6. Les sites
7. Les installations
8. Les contrats d’entretien
9. Le stock de départ

Inverser l’ordre, c’est recevoir une erreur pour chaque ligne dont le client ou le site n’existe pas encore.

D’abord vérifier, ensuite importer

Un import à moitié réussi est pire que pas d’import : une partie des données est là, l’autre pas, et personne ne sait laquelle. Vous vérifiez donc d’abord, sans rien écrire. Ce n’est que quand la vérification montre que les lignes sont correctes que vous importez.

Commencez par un petit fichier, par exemple vingt clients, et contrôlez-les dans le logiciel. Si tout est juste, le reste suit.

Comment cela fonctionne dans Digitalnatie Service Suite

Dans Service Suite, vous importez vous-même vos données depuis la configuration, en dix types : catégories d’articles, articles et pièces, clients, personnes de contact des clients, fournisseurs, personnes de contact des fournisseurs, sites, installations, contrats d’entretien et stock de départ.

• Le modèle : pour chaque type, vous téléchargez un modèle Excel ou CSV, avec la liste des colonnes obligatoires. Utilisez toujours le modèle téléchargé depuis l’écran.
• La vérification : elle n’écrit encore rien et compte les lignes correctes, en erreur, avec un avertissement, en double, nouvelles ou à mettre à jour.
• L’import : seules les lignes sans erreur sont importées. Vous recevez un rapport qui montre ce qui n’a pas fonctionné, et l’import reste dans l’historique des imports.
• La mise à jour : une option permet de mettre à jour les données qui existent déjà ; sans elle, une ligne existante est ignorée.

Quelques limites à connaître : un fichier fait au maximum 10 Mo, il existe un nombre maximal de lignes par type (par exemple 20 000 clients), et un import ne s’annule pas d’un clic. Vérifier avant d’importer n’est donc pas une formalité.

Après l’import, clients, sites, installations et contrats se retrouvent ensemble dans le dossier client. Pour la suite des contrats d’entretien, voir suivre ses contrats d’entretien.

Importer soi-même ou faire migrer ?

Vous pouvez importer vos données vous-même avec les modèles. Si vous préférez que Digitalnatie s’en charge, la migration de données est un service distinct, chiffré avec l’onboarding, la configuration et la formation selon votre situation. Ce qui peut être repris, et dans quel format, dépend de ce que votre système actuel sait exporter ; voir les questions fréquentes.

Questions fréquentes

Dans quel format fournir mes clients ?

Pour l’import dans Service Suite, en Excel (.xlsx) ou en CSV, dans le modèle téléchargé pour chaque type de données. Un fichier fait au maximum 10 Mo.

Peut-on annuler un import ?

Pas d’un clic. Vérifiez donc d’abord : la vérification n’écrit rien et montre quelles lignes sont correctes. Commencez par un petit fichier et n’importez le reste que si le résultat est juste.

Que deviennent les lignes en erreur ?

Elles ne sont pas importées. Le rapport montre ce qui n’a pas fonctionné, pour que vous les corrigiez et les importiez à nouveau.

Peut-on mettre à jour des clients existants par un import ?

Oui, avec l’option de mise à jour des enregistrements existants. Sans elle, un client qui existe déjà est ignoré.

La reprise de mes données est-elle comprise ?

L’import par vous-même avec les modèles est toujours possible. Une migration de données par Digitalnatie est un service distinct, chiffré selon votre situation.