Overstappen zonder alles over te typen: klanten, locaties en installaties importeren

Wat kunt u meenemen bij een overstap?

Bij een overstap neemt u vooral de gegevens mee waarmee u morgen verder werkt: uw klanten en hun contactpersonen, hun locaties, de installaties die u onderhoudt, uw lopende onderhoudscontracten, uw artikelen en onderdelen, uw leveranciers en de voorraad waarmee u start. Dat zijn ook de gegevens die het meeste tikwerk zouden kosten.

Wat u niet hoeft mee te nemen, beslist u best vooraf: klanten die al jaren niets meer bestelden, artikelen die niet meer geleverd worden, dubbele fiches. Een overstap is het moment om op te kuisen, niet om de rommel van tien jaar mee te verhuizen.

Uw gegevens opkuisen vóór de import: een checklist

• Eén klant, één fiche. Dezelfde klant staat vaak twee of drie keer in een oud systeem, met een andere schrijfwijze. Voeg ze samen vóór de import.
• Klant en locatie apart. Een syndicus met twaalf gebouwen is één klant met twaalf locaties, geen twaalf klanten.
• Volledige adressen. Straat en nummer, postcode en gemeente in aparte kolommen. Hebt u de coördinaten (breedte- en lengtegraad), neem ze dan mee: zonder coördinaten verschijnt een locatie in Service Suite niet op de kaart.
• Installaties met merk, type en serienummer. Zonder serienummer valt een toestel later niet te onderscheiden van het toestel ernaast.
• Eén code per artikel. Dezelfde pakking met drie verschillende omschrijvingen wordt drie artikelen.
• Contracten met hun looptijd en frequentie. Een onderhoudscontract zonder duidelijke start en frequentie wordt een contract dat niemand opvolgt.

In welke volgorde importeert u?

Importeer altijd wat bovenaan staat vóór wat ervan afhangt: een locatie hoort bij een klant, een installatie bij een locatie, een contract bij een installatie of locatie. In de praktijk:

1. Artikelcategorieën
2. Artikelen en onderdelen
3. Klanten
4. Contactpersonen van klanten
5. Leveranciers en hun contactpersonen
6. Locaties
7. Installaties
8. Onderhoudscontracten
9. De beginvoorraad

Wie de volgorde omdraait, krijgt foutmeldingen voor elke regel waarvan de klant of de locatie nog niet bestaat.

Eerst controleren, dan importeren

Een import die half lukt, is erger dan geen import: een deel van de gegevens staat erin, een deel niet, en niemand weet welk. Daarom controleert u eerst, zonder iets weg te schrijven. Pas als de controle toont dat de regels in orde zijn, importeert u.

Begin met een klein bestand, bijvoorbeeld twintig klanten, en kijk ze na in de software. Klopt het, dan volgt de rest.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

In Service Suite importeert u uw gegevens zelf onder Configuratie › Gegevens importeren, in tien soorten: artikelcategorieën, artikelen en onderdelen, klanten, contactpersonen van klanten, leveranciers, contactpersonen van leveranciers, locaties, installaties, onderhoudscontracten en de beginvoorraad.

• Sjabloon: per soort downloadt u een Excel- of CSV-sjabloon, met de lijst van de verplichte kolommen. Gebruik altijd het sjabloon dat u vanuit het scherm downloadt.
• Controleren: de controle schrijft nog niets weg en telt de regels die in orde zijn, met een fout, met een waarschuwing, dubbel, nieuw of bij te werken.
• Importeren: alleen de regels zonder fout worden geïmporteerd. U krijgt een verslag dat per regel toont wat er misliep, en de import blijft in de importgeschiedenis.
• Bijwerken: met Bestaande records bijwerken werkt u gegevens bij die al bestaan; zonder dat vinkje wordt een bestaande regel overgeslagen.

Een paar grenzen om te kennen: een bestand is hoogstens 10 MB, er is een maximum aantal regels per soort (bijvoorbeeld 20.000 klanten), en een import maakt u niet met één klik ongedaan. Controleren vóór importeren is dus geen formaliteit.

Na de import staan klanten, locaties, installaties en contracten samen in het klantdossier. Hoe u de onderhoudscontracten daarna opvolgt, leest u in onderhoudscontracten opvolgen.

Zelf importeren of laten overzetten?

U kunt uw gegevens zelf importeren met de sjablonen. Wilt u dat Digitalnatie de overzetting voor u doet, dan is datamigratie een afzonderlijke dienst, die samen met onboarding, configuratie en opleiding geoffreerd wordt voor uw situatie. Wat er dan overgezet kan worden en in welk formaat, hangt af van wat uw huidige systeem kan exporteren; zie de veelgestelde vragen.

Veelgestelde vragen

In welk formaat moet ik mijn klanten aanleveren?

Voor de import in Service Suite in Excel (.xlsx) of CSV, in het sjabloon dat u per soort gegevens downloadt. Een bestand mag hoogstens 10 MB groot zijn.

Kan ik een import ongedaan maken?

Niet met één klik. Controleer daarom eerst: de controle schrijft niets weg en toont welke regels in orde zijn. Begin met een klein bestand en importeer de rest pas als het resultaat klopt.

Wat gebeurt er met regels met een fout?

Die worden niet geïmporteerd. Het verslag toont per regel wat er misliep, zodat u ze verbetert en opnieuw importeert.

Kan ik bestaande klanten bijwerken met een import?

Ja, met de optie Bestaande records bijwerken. Zonder die optie wordt een klant die al bestaat overgeslagen.

Is de overzetting van mijn gegevens inbegrepen?

Zelf importeren met de sjablonen kan altijd. Een datamigratie door Digitalnatie is een afzonderlijke dienst, die geoffreerd wordt voor uw situatie.