Bedrijfsgegevens in de cloud: negen vragen voor u software voor uw servicebedrijf kiest

Klantgegevens, installaties, rapporten, facturen: in software voor een servicebedrijf zit het geheugen van uw bedrijf. Wie die software in de cloud kiest, stelt beter vooraf de vragen die anders pas na een incident opduiken.

DigitalnatieGepubliceerd 29 oktober 20265 min lezen

Welke risico's spelen er bij gegevens in de cloud?

Software in de cloud betekent dat uw gegevens op de servers van een leverancier staan, en niet meer op een pc of een server op kantoor. Dat verschuift een deel van de zorg naar die leverancier, en de risico's veranderen van vorm:

Toegang door wie dat niet mag: een gedeeld wachtwoord, een ex-medewerker die nog kan inloggen, een rol die te veel ziet.
Verlies of beschadiging: een fout bij een import, een verwijderde klant, een incident bij de leverancier.
Vertrek: u stopt met de software, of de leverancier stopt, en de vraag is hoe u uw gegevens terugkrijgt.
Waar de gegevens staan: binnen of buiten Europa, en onder welke regels.

Geen enkele dienst is volledig risicovrij. Wat u wel kunt nagaan, is hoe een leverancier die risico's beperkt en wat er van u verwacht wordt.

Negen vragen voor uw softwareleverancier

Waar staan de gegevens? Binnen de Europese Economische Ruimte valt de opslag onder de AVG (GDPR). Vraag ook naar ondersteunende diensten: worden er gegevens buiten de EER verwerkt, en met welk doorgiftemechanisme?
Zijn de klanten van elkaar gescheiden? Een eigen database per klant is een duidelijk antwoord.
Hoe is de toegang geregeld? Accounts op naam, rechten per rol, en het principe dat iedereen ziet wat hij voor zijn werk nodig heeft.
Is tweestapsverificatie mogelijk? Een tweede factor, zoals een code uit een authenticator-app, beschermt een account ook als een wachtwoord uitlekt.
Hoe vaak worden er back-ups genomen, waar staan ze en hoe lang worden ze bewaard? Een kopie op dezelfde server beschermt niet tegen een probleem met die server.
Wordt het herstel getest, en wat gaat er bij een herstel verloren? Een back-up die nooit teruggezet werd, is een belofte. Een herstel zet een oude kopie terug: wat erna gewijzigd werd, staat er niet in.
Van wie zijn de gegevens, en hoe krijgt u ze terug als u vertrekt? Vraag naar de termijn om te exporteren na het einde van het contract, en wanneer de gegevens daarna gewist worden.
Is er een verwerkersovereenkomst en een lijst van subverwerkers? Voor persoonsgegevens van uw klanten bent u verwerkingsverantwoordelijke en is de leverancier verwerker. De verwerkersovereenkomst legt die rollen vast.
Wat gebeurt er bij een beveiligingsincident? Wie verwittigt wie, en binnen welke termijn?

Wat u zelf in de hand hebt

Een deel van de beveiliging blijft bij u:

Geef elke medewerker een eigen account en deel geen wachtwoorden.
Trek de toegang meteen in wanneer iemand vertrekt.
Kijk de rollen geregeld na: wie ziet de financiële cijfers, wie kan gegevens wijzigen?
Activeer tweestapsverificatie, zeker voor de beheerders.
Exporteer wat u wilt bewaren voor u een contract stopzet.

In 30 seconden · 0:30

Waar staan uw bedrijfsgegevens, en wie kan erbij?

In Europa, met een eigen database per klant en toegang op naam, volgens de rol. Elke nacht een versleutelde kopie buiten de server, en het herstel wordt regelmatig getest.

Ondertiteld in het Nederlands

Alle korte video's

Hoe Digitalnatie Service Suite die vragen beantwoordt

De antwoorden komen uit de veelgestelde vragen van deze site, waar u ook de volledige formuleringen vindt.

Vraag	Antwoord
Waar staan de gegevens?	De primaire hosting en opslag bevinden zich binnen de EER. Voor bepaalde ondersteunende of optionele diensten kan een beperkt deel buiten de EER verwerkt worden, met een doorgiftemechanisme dat hoofdstuk V van de AVG toelaat.
Gescheiden klanten?	Elke klant heeft een eigen database.
Toegang?	Individuele accounts op naam, rechten per rol en het need-to-know-principe. Beheerderstoegang wordt geregistreerd, en de gegevens worden versleuteld verstuurd.
Tweestapsverificatie?	Ja: gebruikers activeren ze op hun account, met een authenticator-app.
Back-ups?	Elke nacht gaat er een versleutelde kopie buiten de server. Een kopie per dag voor de laatste 7 dagen, per week voor de laatste 4 weken en per maand voor de laatste 6 maanden.
Herstel?	Het herstel wordt regelmatig getest. Een herstel zet een bewaarde kopie terug; wat sindsdien gewijzigd is, staat er niet in.
Eigendom en vertrek?	De gegevens blijven uw eigendom. U kunt ze 30 dagen na het einde van het contract exporteren; daarna worden ze binnen 90 dagen gewist.
Verwerkersovereenkomst?	Beschikbaar voor elke klant, net als de lijst van subverwerkers, op verzoek via [email protected].
Incident?	Als verwerker brengt Digitalnatie u zonder onredelijke vertraging op de hoogte en helpt u bij uw eigen verplichtingen.

Specifieke herstelengagementen, zoals een maximale hersteltijd, kunnen afzonderlijk in een serviceniveau-overeenkomst worden vastgelegd. Wat er bij de opstart gebeurt, leest u bij de prijzen en de implementatie.

Veelgestelde vragen

Is software in de cloud veiliger dan een server op kantoor?

Dat hangt af van de maatregelen aan beide kanten. Bij een server op kantoor zorgt u zelf voor de updates, de back-ups buiten het gebouw en het testen van het herstel. Bij cloudsoftware doet de leverancier een deel daarvan; vraag hem dan precies wat, met de negen vragen hierboven.

Wat is een verwerkersovereenkomst?

Een overeenkomst die vastlegt dat u als klant verwerkingsverantwoordelijke bent voor de persoonsgegevens in de software, en de leverancier verwerker. Ze beschrijft wat de leverancier met die gegevens mag doen. Bij Digitalnatie vraagt u ze aan via [email protected].

Worden mijn gegevens gebruikt om AI te trainen?

Bij Digitalnatie niet. Klantinhoud wordt niet voor eigen doeleinden gebruikt en nooit verkocht.

Hoe lang kan ik mijn gegevens exporteren na het einde van het contract?

Gedurende 30 dagen na het einde van het contract; het is aan u om binnen die termijn te exporteren wat u wilt bewaren. Daarna worden de klantgegevens binnen 90 dagen gewist.