Optimisation de tournée des techniciens : planifier une journée à plusieurs adresses

Optimisation de tournée : pourquoi un technicien ne roule pas comme un livreur

L’optimisation de tournée cherche un trajet efficace entre plusieurs arrêts. Pour une tournée de livraison, c’est une grande partie du planning : chaque arrêt est court, et l’ordre fait la journée. Chez un technicien, le trajet ne décide que d’une partie de la journée. Le reste dépend du travail sur place.

Une tournée construite sur la seule distance a belle allure sur la carte. Elle ne résiste pas au premier travail qui déborde.

Un itinéraire à plusieurs adresses gratuit : ce qu’il fait, et ce qu’il ignore

Un calculateur d’itinéraire gratuit trace un trajet entre les adresses que vous saisissez. Dans Google Maps sur ordinateur, vous pouvez ajouter jusqu’à neuf arrêts, destination finale comprise, et vous changez l’ordre en faisant glisser une destination. Pour un technicien qui fait quatre entretiens dans le même secteur, cela suffit souvent pour vérifier le trajet.

Ce que l’outil ne sait pas, c’est à vous d’en tenir compte :

• combien de temps dure chaque travail, et lequel risque de déborder ;
• quelle plage horaire vous avez promise à chaque client ;
• quel technicien a la compétence, l’attestation ou la pièce ;
• qu’un appel urgent arrivera demain à neuf heures et demie.

Servez-vous donc du calculateur pour l’ordre d’une journée. Quel travail va à quel technicien et quel jour, vous le décidez avant.

Comment optimiser la tournée de vos techniciens

1. Découpez votre zone en régions. Regroupez des communes ou des codes postaux en régions qu’un technicien peut couvrir en une journée, sans longs allers-retours.
2. Donnez des jours fixes à chaque région. Par exemple l’entretien au nord le mardi et au sud le jeudi. Pour planifier un entretien, on choisit alors d’abord le jour de la région, puis l’heure.
3. Regroupez d’abord, optimisez ensuite. Décidez quelles interventions vont à quel technicien et quel jour. Une fois la liste du jour arrêtée, cherchez le meilleur ordre. Dans l’autre sens, vous obtenez un trajet court avec le mauvais technicien.
4. Estimez la durée sur place par type de travail. Un entretien annuel, une réparation, une inspection : notez combien de temps ils prennent chez vous d’habitude, et planifiez avec cette durée plutôt qu’avec celle que vous espérez.
5. Placez d’abord les plages horaires. Mettez en premier les clients à qui vous avez promis une plage horaire, puis construisez la tournée autour. Une matinée ou un après-midi se tient plus facilement qu’une heure précise.
6. Gardez un créneau libre pour l’urgent. Une heure autour de midi, ou un technicien qui reprend les urgences. Pour l’intégrer dans la semaine, lisez comment planifier ses techniciens.
7. Choisissez le point de départ et d’arrivée. Si le technicien part de chez lui avec sa camionnette, placez le premier rendez-vous dans la direction de sa région. S’il doit d’abord prendre des pièces au magasin, c’est son premier arrêt.
8. Soignez les adresses. Numéro et boîte, la bonne entrée d’un zoning, le local technique sur un campus. Une adresse qui mène le GPS au mauvais endroit fait perdre du temps à chaque visite. Pour ces lieux, gardez les coordonnées et une courte description de l’accès avec l’adresse.

Une journée par région : modèle

Une journée pour un technicien dans une région. Les heures sont une illustration, pas une norme.

Remplissez toujours la colonne « Remarque ». Elle dit au technicien ce qu’il doit savoir avant de partir.

Un exemple : une tournée d’entretien dans une région

Un installateur de pompes à chaleur planifie ses entretiens par région. Le mardi, un technicien roule dans les communes autour de la ville. Cinq clients sont sur la liste, dont un qui n’est disponible que l’après-midi. Le planificateur place d’abord ce client l’après-midi, répartit les quatre autres sur la matinée et le début d’après-midi, et laisse libre l’heure avant midi.

À neuf heures, un client de la même région appelle : sa pompe à chaleur est en panne. Le planificateur place la réparation dans le créneau libre et appelle le technicien. Celui-ci retrouve l’intervention dans son application, entre ses autres visites, et le client de l’après-midi n’attend pas plus longtemps que promis.

Comment cela fonctionne dans Digitalnatie Service Suite

Le module de planification et d’ordres de service montre le travail par jour, par semaine, sur la carte et par tournée. Dans les rôles livrés, le planificateur, le responsable et l’administrateur peuvent optimiser une tournée et gérer les tournées fixes.

L’ordre d’une journée

• Optimiser une tournée : dans la vue du jour, cliquez sur l’icône à côté d’un technicien, ou ouvrez l’optimisation depuis la carte. La proposition montre l’ordre des visites, la distance à vol d’oiseau, une durée estimée (trajet plus un temps fixe par arrêt) et le nombre d’arrêts.
• Appliquer la proposition enregistre l’ordre sur les interventions et dans la tournée du jour ; fermer la fenêtre ne change rien. Les heures planifiées ne bougent pas : vous les ajustez vous-même sur le tableau.
• Dans l’application mobile, l’écran du jour liste les interventions du technicien numérotées dans l’ordre chronologique. Alignez donc les heures sur l’ordre que vous avez appliqué.
• La carte montre les interventions du jour, toutes, planifiées ou non planifiées. Le panneau liste aussi les interventions sans site connu, avec une action pour compléter le site. Depuis un repère, vous planifiez, attribuez ou ouvrez l’optimisation.

Tournées fixes, régions et plages horaires

• Une tournée fixe a un nom, un technicien, des jours de la semaine, un maximum par jour et des sites. Les interventions sur les sites d’une tournée reçoivent son technicien. La vue des tournées montre pour chaque jour le technicien, le nombre d’interventions sur le maximum, si la tournée est complète et l’ordre des visites.
• Dans la configuration des sites, vous gérez les régions, les tournées et les zones de travail (codes postaux et technicien principal). Une intervention appartient à la région de son site.
• Dans la configuration du planning, vous définissez les plages horaires qu’une tournée propose, et les jours bloqués, éventuellement par groupe ou par tournée. Si une date sort des créneaux d’une tournée, la fenêtre de planification l’affiche comme un avertissement.

Adresses et navigation

• Un site peut recevoir ses coordonnées, par exemple copiées d’un service de cartes, et une description de l’accès. Un site sans coordonnées n’apparaît pas sur la carte, et la navigation n’est alors pas proposée.
• Dans l’application, le technicien ouvre la navigation depuis l’intervention, avec Google Maps, Waze ou l’application de cartes d’Apple. L’administrateur active Google Maps et Waze dans les intégrations ; aucun identifiant n’est nécessaire.

Bon à savoir : la distance de la proposition est à vol d’oiseau, et l’optimisation fixe l’ordre sans changer les heures. Après l’avoir appliquée, vérifiez que l’ordre respecte les plages horaires promises. La carte peut afficher, pour aujourd’hui seulement, la dernière position connue d’un technicien : celle de sa dernière action dans l’application, comme le départ ou l’arrivée. Ce n’est pas un suivi GPS en direct. On ne glisse pas d’intervention depuis la carte. L’application récupère les changements à l’ouverture puis chaque minute : appelez le technicien si vous bouleversez sa tournée en cours de journée.

Pour le client qui n’ouvre pas sa porte, lisez client absent à l’intervention. La place à garder pour l’urgent dépend de ce que vous promettez : voir délai d’intervention et SLA. Les questions à poser quand une panne est signalée sont dans la fiche de dépannage.

Questions fréquentes

Peut-on utiliser un itinéraire à plusieurs adresses gratuit pour des techniciens ?

Oui, pour vérifier l’ordre d’une journée. Google Maps accepte sur ordinateur jusqu’à neuf arrêts, destination finale comprise. La durée des travaux, les plages horaires promises et les compétences de vos techniciens, l’outil ne les connaît pas : ces choix, vous les faites avant.

Quelle différence entre planification et optimisation de tournée ?

La planification décide quel travail va à quel technicien et quel jour, par exemple par région et selon les plages horaires des clients. L’optimisation de tournée cherche ensuite le meilleur ordre des visites d’une journée. Optimiser avant de planifier donne un trajet court avec le mauvais technicien.

Quelle place garder pour les urgences ?

Il n’y a pas de règle fixe. Regardez à quelle fréquence l’urgent arrive dans chaque région, et gardez un créneau libre par jour ou confiez les urgences à un technicien. S’il n’y a pas d’appel, remplissez le créneau avec un petit travail dans le secteur.

Service Suite montre-t-il en direct où roulent mes techniciens ?

Non. La carte montre, pour aujourd’hui seulement, la dernière position connue de chaque technicien : celle de sa dernière action dans l’application, comme le départ ou l’arrivée. Il n’y a pas de suivi GPS en direct.

L’optimisation de tournée de Service Suite change-t-elle aussi les heures ?

Non. La proposition montre l’ordre, la distance à vol d’oiseau, une durée estimée et le nombre d’arrêts. Une fois l’ordre appliqué, vous ajustez vous-même les heures planifiées sur le tableau.