Routeplanner met meerdere adressen: zo plant u een haalbare dag voor uw techniekers

Waarom een routeplanner met meerdere adressen niet volstaat voor techniekers

Een routeplanner met meerdere adressen zoekt een vlotte weg langs een reeks stops. Voor een leverronde is dat een groot deel van de planning: elke stop duurt kort, en de volgorde bepaalt de dag. Bij een technieker bepaalt de rit maar een deel van de dag. De rest hangt af van het werk ter plaatse.

Een route die alleen op afstand gebouwd is, ziet er op de kaart goed uit. Ze houdt alleen geen stand tegen het eerste werk dat uitloopt.

Wat een gratis routeplanner wel en niet doet

Een gratis routeplanner rekent een route langs de adressen die u ingeeft. In Google Maps op de computer voegt u tot negen stops toe, de eindbestemming inbegrepen, en wijzigt u de volgorde door een bestemming te slepen. Voor een technieker met vier onderhoudsbezoeken in dezelfde streek is dat vaak genoeg om de rit te controleren.

Wat de routeplanner niet weet, denkt u er zelf bij:

• hoe lang elk werk duurt, en welk werk kan uitlopen;
• welk tijdvenster u elke klant beloofd hebt;
• welke technieker de vaardigheid, het attest of het onderdeel heeft;
• dat er morgen om half tien een dringende oproep binnenkomt.

Gebruik de routeplanner dus voor de volgorde van één dag. Welk werk bij welke technieker en op welke dag hoort, beslist u vooraf.

Zo plant u een route met meerdere adressen voor techniekers

1. Verdeel uw werkgebied in regio's. Groepeer gemeenten of postcodes tot regio's die een technieker op één dag kan bedienen zonder lange ritten heen en weer.
2. Geef elke regio vaste dagen. Bijvoorbeeld het onderhoud in het noorden op dinsdag en in het zuiden op donderdag. Wie een onderhoud inplant, kiest dan eerst de dag van de regio en daarna een uur.
3. Cluster eerst, optimaliseer daarna. Beslis welke interventies bij welke technieker en welke dag horen. Pas als de lijst van de dag vastligt, zoekt u de beste volgorde. Wie het omgekeerd doet, krijgt een korte rit met de verkeerde technieker.
4. Schat de duur ter plaatse per soort werk. Een jaarlijks onderhoud, een herstelling, een inspectie: noteer hoe lang ze bij u gewoonlijk duren, en plan met die duur in plaats van met de duur die u hoopt.
5. Leg de tijdvensters eerst vast. Zet de klanten met een beloofd tijdvenster eerst op hun plaats en bouw de rest van de route eromheen. Een voormiddag of een namiddag haalt u makkelijker dan een vast uur.
6. Houd een vrij blok voor dringend werk. Een uur rond de middag, of één technieker die de dringende oproepen opvangt. Hoe u dat in de week inbouwt, leest u in techniekers plannen.
7. Kies het vertrek- en eindpunt. Vertrekt de technieker thuis met zijn bestelwagen, leg de eerste afspraak dan in de richting van zijn regio. Moet hij eerst onderdelen ophalen in het magazijn, dan is dat de eerste stop.
8. Zorg voor correcte adressen. Huisnummer en bus, de juiste ingang van een bedrijventerrein, de technische ruimte op een campus. Een adres dat in de navigatie op de verkeerde plek uitkomt, kost bij elk bezoek opnieuw tijd. Bewaar voor zulke plaatsen de coördinaten en een korte wegbeschrijving bij het adres.

Een dagplanning per regio: sjabloon

Eén dag voor één technieker in één regio. De uren zijn een illustratie, geen norm.

Vul de kolom "Opmerking" altijd in. Daar staat wat de technieker moet weten voordat hij vertrekt.

Een voorbeeld: een onderhoudsronde in één regio

Een installateur van warmtepompen plant zijn onderhoudsbezoeken per regio. Op dinsdag rijdt één technieker in de gemeenten rond de stad. Vijf klanten staan op de lijst, en één ervan kan alleen in de namiddag. De planner zet die klant eerst op de namiddag, verdeelt de andere vier over de voormiddag en het begin van de namiddag, en houdt het uur voor de middag vrij.

Om negen uur belt een klant uit dezelfde regio: zijn warmtepomp staat in storing. De planner zet de herstelling in het vrije blok en belt de technieker. Die vindt de interventie in zijn app tussen zijn andere bezoeken, en de klant van de namiddag wacht niet langer dan beloofd.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

De planning en serviceorders staan in Werk › Planning, met de weergaven Dag, Week, Kaart en Routes. In de standaardrollen kunnen de planner, de verantwoordelijke en de beheerder een route optimaliseren en de vaste routes beheren.

De volgorde van een dag

• Route optimaliseren: in de weergave Dag klikt u op het pictogram naast een technieker, of u opent het vanuit de kaart. Het voorstel toont de volgorde van de bezoeken, de Afstand (in vogelvlucht), de Geschatte duur (reistijd plus een vaste tijd per stop) en het aantal Stops.
• Met Volgorde toepassen wordt die volgorde bewaard op de interventies en in de dagroute; Sluiten wijzigt niets. De geplande uren blijven staan: die past u zelf aan op het rooster.
• In de Techniekers-app toont het scherm Vandaag de interventies van de dag, genummerd in chronologische volgorde. Zet de uren dus in lijn met de volgorde die u toepaste.
• De kaart toont de interventies van de dag, te kiezen met Alle, Gepland en Niet ingepland. Het paneel toont ook de interventies zonder gekende locatie, met Locatie aanvullen. Vanuit een markering plant u in, wijst u toe of opent u Route optimaliseren….

Vaste routes, regio's en tijdvensters

• Routes beheren legt vaste routes vast met een Naam, een Technieker, de Weekdagen, een Maximum per dag en de Locaties. Interventies op de locaties van een route krijgen de technieker van die route. De weergave Routes toont per dag de technieker, het aantal interventies tegenover het maximum, Volzet en de volgorde van de bezoeken.
• In Configuratie › Locaties beheert u de Regio's, de Routes en de Werkgebieden (postcodes en hoofdtechnieker). Een interventie hoort bij de regio van haar locatie.
• In Configuratie › Planning configureren legt u de Tijdvensters vast die een route aanbiedt, en de Blokkeringsdagen, eventueel per groep of route. Valt een datum buiten de tijdvakken van een route, dan meldt het venster om in te plannen dat onder Aandachtspunten voor deze datum, als waarschuwing.

Adressen en navigatie

• Een locatie krijgt Coördinaten, bijvoorbeeld gekopieerd uit een kaartendienst, en een Wegbeschrijving. Een locatie zonder coördinaten verschijnt niet op de kaart, en Navigeren wordt dan niet aangeboden.
• In de app opent de technieker vanuit de interventie Navigeren (via Google Maps), Waze of Apple Kaarten. De beheerder schakelt Google Maps en Waze in via Configuratie › Integraties; inloggegevens zijn daarvoor niet nodig.

Goed om te weten: de afstand in het voorstel is in vogelvlucht, en de optimalisatie legt de volgorde vast zonder de uren te wijzigen. Kijk na het toepassen of de volgorde past bij de tijdvensters die u beloofde. Posities op de kaart toont, alleen voor vandaag, de laatst gekende positie van een technieker: die van zijn laatste actie in de app, zoals vertrekken of aankomen. Dat is geen live gps-tracking. Interventies slepen vanuit de kaart kan niet. De app haalt wijzigingen op bij het openen en daarna elke minuut, dus bel de technieker als u zijn route tijdens de dag omgooit.

Wat u doet als een klant op de route niet opendoet, leest u in klant niet thuis. Hoeveel ruimte u voor dringend werk vrijhoudt, hangt af van wat u belooft: zie SLA en reactietijd. Wat u vraagt wanneer een storing binnenkomt, leest u in een storingsmelding aannemen.

Veelgestelde vragen

Kan ik een gratis routeplanner met meerdere adressen gebruiken voor techniekers?

Ja, om de volgorde van een dag te controleren. Google Maps laat op de computer tot negen stops toe, de eindbestemming inbegrepen. De duur van het werk, de beloofde tijdvensters en de vaardigheden van uw techniekers kent de routeplanner niet: die keuzes maakt u vooraf.

Wat is het verschil tussen routeplanning en routeoptimalisatie?

Routeplanning beslist welk werk bij welke technieker en op welke dag hoort, bijvoorbeeld per regio en met de tijdvensters van de klanten. Routeoptimalisatie zoekt daarna de beste volgorde van de bezoeken van één dag. Wie optimaliseert voordat hij gepland heeft, krijgt een korte rit met de verkeerde technieker.

Hoeveel ruimte houdt u vrij voor dringende oproepen?

Daar bestaat geen vaste regel voor. Kijk hoe vaak er in elke regio dringend werk binnenkomt, en houd per dag een vrij blok of laat één technieker de dringende oproepen opvangen. Komt er geen oproep, dan vult u het blok met kort werk in de buurt.

Ziet u in Service Suite live waar uw techniekers rijden?

Nee. De kaart toont, alleen voor vandaag, de laatst gekende positie van elke technieker: de positie van zijn laatste actie in de app, zoals vertrekken of aankomen. Er is geen live gps-tracking.

Past de routeoptimalisatie in Service Suite ook de uren aan?

Nee. Het voorstel toont de volgorde, de afstand in vogelvlucht, een geschatte duur en het aantal stops. Met Volgorde toepassen wordt de volgorde bewaard; de geplande uren past u daarna zelf aan op het rooster.