Contrat d’entretien modèle : les clauses et un exemple pour chaudière, pompe à chaleur et climatisation

Que contient un contrat d’entretien ?

Un contrat d’entretien modèle fixe à l’avance les installations entretenues, le contenu et la fréquence des visites, ce qui n’est pas compris et le prix des réparations. Il précise aussi le prix et la facturation, la durée avec le renouvellement et la résiliation, et ce que le client doit faire. Après chaque visite, chacun sait ce qui sera facturé.

Le suivi des contrats est décrit dans le suivi des contrats d’entretien, le plan par type d’installation dans maintenance préventive.

Là où cela coince avec un contrat de trois lignes

• « Entretien annuel, tout compris. » Le client y lit les réparations et les pièces.
• Pas de liste d’installations. Le client fait ajouter une climatisation et considère qu’elle est entretenue aussi.
• Rien sur les pannes entre deux visites. Venez-vous le jour même, et à quel tarif ?
• Ni date de fin ni résiliation. Plus personne ne sait si le contrat court encore.

Les clauses d’un contrat d’entretien

1. Les parties. Votre entreprise avec ses numéros d’entreprise et de TVA, le client avec son adresse de facturation et un contact, et sa qualité : propriétaire, locataire ou syndic.
2. Les installations. Une liste en annexe, par appareil : type, marque, modèle, numéro de série, emplacement et date de pose. Ce qui n’y figure pas n’est pas couvert.
3. Le contenu d’une visite. Une liste fixe par type : ce que le technicien nettoie, contrôle, mesure et règle, et le rapport remis au client. Renvoyez à cette liste plutôt qu’aux « règles de l’art ».
4. La fréquence. Le nombre de visites par an et la période : une chaudière avant la saison de chauffe, une climatisation avant l’été, jamais moins que ce que demandent le fabricant ou la Région.
5. Ce qui n’est pas compris. Par exemple les réparations, les pièces hors pièces d’usure citées, les interventions en cas de panne et les travaux sur les conduites ou l’électricité.
6. Les réparations. Le taux horaire, le déplacement, le prix des pièces, et l’accord du client avant de réparer. Un contrat de maintenance préventive et curative couvre aussi des réparations : écrivez alors lesquelles.
7. Le délai d’intervention, si vous en promettez un. Dans quel délai et pendant quelles heures vous réagissez ou venez sur place. Voyez délai d’intervention et SLA.
8. Le prix et une éventuelle indexation. Un montant par an ou par visite, avec la TVA. Si vous adaptez le prix, écrivez comment et à partir de quand.
9. La facturation. Annuelle à l’avance, après chaque visite ou par trimestre, et le délai de paiement.
10. Durée, renouvellement et résiliation. Le début, la durée, ce qui se passe à l’échéance, et comment et dans quel délai une partie résilie.
11. L’accès et les obligations du client. L’installation est accessible, le client déplace un rendez-vous à temps, signale une panne sans attendre et vous prévient si un tiers y intervient.
12. Responsabilité et assurance. Faites relire cette clause, comme l’adaptation du prix, le renouvellement et la résiliation, par votre conseiller juridique, et demandez à votre assureur ce que couvre votre police.

Compris ou non : exemples par installation

Un exemple à adapter : ce que vous incluez est un choix commercial.

Un modèle de contrat d’entretien gratuit à copier

Ce qui figure entre crochets est à compléter.

1. Parties : [votre entreprise, adresse, numéros d’entreprise et de TVA] et [client, adresse de facturation, contact].
2. Objet : l’entretien préventif des installations de l’annexe 1, à [adresse].
3. Visites : [nombre] par an, pendant [mois], avec les opérations de l’annexe 2 et un rapport.
4. Non compris : réparations, pièces hors [pièces d’usure], interventions en cas de panne, [autres].
5. Réparations et pannes : après accord, à [taux horaire] et [déplacement], pièces selon [liste de prix] ; délai de [délai et heures] ou pas de délai garanti.
6. Prix : [montant] hors TVA par [an ou visite] ; [adaptation : comment et à partir de quand].
7. Facturation : [annuelle à l’avance en mois X, ou après chaque visite], payable dans [délai].
8. Durée : du [date] au [date] ; [renouvellement et résiliation].
9. Obligations du client : accès, rendez-vous déplacés à temps, pannes et interventions de tiers signalées.
10. Responsabilité et assurance : [texte de votre conseiller juridique].
11. Annexes : 1. liste des installations ; 2. contenu d’une visite par type ; 3. conditions générales.

En bas : lieu, date et signature des deux parties.

Consommateur ou entreprise : ce qui change

Si vous concluez le contrat avec un consommateur en dehors de votre établissement, par exemple chez lui, vous devez selon le SPF Economie fournir des informations complémentaires, comme le droit éventuel de rétractation. Selon ConsumerConnect, une initiative du SPF Economie, le consommateur peut en règle générale résilier un tel contrat dans les 14 jours calendrier, sans motif et sans frais. Pour un service, le délai court à partir de la conclusion du contrat, et il existe des exceptions (pages consultées le 31 octobre 2026).

Pour le reste, et pour un contrat avec une entreprise ou une association de copropriétaires, adressez-vous à votre conseiller juridique.

Entretien légal : renvoyez à la Région

Pour les chaudières, les trois Régions imposent un entretien ou un contrôle périodique. La fréquence, les appareils concernés et le responsable varient selon la Région et le combustible. Dans le contrat, renvoyez aux règles de la Région de l’installation et précisez quel entretien légal la visite couvre (pages consultées le 31 octobre 2026) :

• Bruxelles : entretiens obligatoires des chaudières sur environnement.brussels ;
• Wallonie : contrôle périodique et diagnostic approfondi des chaudières sur energie.wallonie.be ;
• Flandre : verplicht onderhoud van uw cv-installatie sur vlaanderen.be, en néerlandais.

Pour les autres installations, vérifiez vous-même les règles applicables. Le contenu de l’attestation après l’entretien d’une chaudière est expliqué dans l’attestation d’entretien de chaudière.

Un exemple : des climatisations et une pompe à chaleur dans un bureau

Une entreprise d’installation fictive entretient trois climatisations et une pompe à chaleur chez un cabinet comptable. Le contrat cite les quatre appareils en annexe, avec numéro de série et pièce. La pompe à chaleur reçoit une visite au printemps, les climatisations ensemble en mai.

Le nettoyage des filtres et de l’évacuation des condensats fait partie de la visite ; les réparations du circuit frigorifique et les pièces sont facturées à part. En cas de panne, l’entreprise promet une première réponse le jour ouvrable même, sans délai pour la réparation. Le contrat est facturé une fois par an à l’avance et court un an.

Comment cela fonctionne dans Digitalnatie Service Suite

Le texte signé par le client, vous le rédigez vous-même : le guide ne décrit pas de document de contrat. L’écran des contrats d’entretien enregistre les accords qui pilotent les visites et la facturation. Voyez aussi le module contrats d’entretien.

• La création : depuis l’écran des contrats d’entretien ou l’onglet des contrats du dossier client. Depuis un bon de commande confirmé, vous créez un contrat en brouillon.
• Les données : le nom et le client (obligatoires), une référence, le site et, pour un seul appareil, l’installation ; sans installation, le contrat couvre tout le site. Puis un technicien facultatif, les dates de début et de fin (sans fin : durée indéterminée) et la prochaine visite.
• La fréquence : mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle ou un nombre de jours libre. Le formulaire affiche les six prochaines dates.
• Les instructions : le modèle de visite fixe les instructions, la durée, le type et les catégories de chaque visite. Les conditions et instructions du contrat deviennent une tâche sur chaque visite.
• Les visites : une fois par jour, pour chaque contrat actif dont la prochaine visite est arrivée, Service Suite crée une intervention d’entretien préventif à cette date, avec le technicien du contrat s’il y en a un. La prochaine visite avance ensuite d’une période.
• La facturation des visites : la visite jusqu’au minimum facturé, les heures au-delà et les pièces utilisées sont chacune facturables ou comprises dans le contrat, ou suivent le réglage de l’entreprise. S’il ne reste rien à facturer, la visite est couverte par le contrat.
• La facture annuelle : sur la page d’un contrat actif, Service Suite crée la facture brouillon de l’année civile au prix annuel réglé, sans la comptabiliser ni l’envoyer.
• Renouveler et arrêter : pause, arrêt avec un dernier jour et renouvellement. Un onglet montre les contrats qui se terminent dans les 60 jours.

Bon à savoir :

• Un contrat n’a pas de prix à lui. Le prix de l’entretien annuel se règle dans les paramètres de l’organisation et vaut pour tous les contrats actifs. Le guide ne décrit pas d’indexation.
• Sans site, aucune visite n’est créée, et les visites manquées ne sont pas recréées. Une visite immédiate se planifie depuis le contrat.
• Par défaut, l’administrateur et le responsable créent et modifient les contrats ; parmi les modèles de rôle, seul l’administrateur crée la facture annuelle.

Questions fréquentes

Que doit contenir un contrat d’entretien ?

Les parties, les installations, le contenu et la fréquence des visites, ce qui n’est pas compris, les réparations, un éventuel délai d’intervention, le prix et la facturation, la durée avec le renouvellement et la résiliation, et les obligations du client. Faites relire le modèle par votre conseiller juridique.

L’entretien d’une chaudière est-il obligatoire ?

Pour les chaudières, les trois Régions imposent un entretien ou un contrôle périodique, avec des règles qui varient selon la Région et le combustible. Consultez environnement.brussels, energie.wallonie.be ou vlaanderen.be pour l’installation de votre client, et précisez dans le contrat quel entretien légal la visite couvre.

Un consommateur peut-il se rétracter d’un contrat d’entretien ?

Si le contrat a été conclu en dehors de votre établissement, par exemple chez le client, un consommateur peut en règle générale le résilier dans les 14 jours calendrier, sans motif et sans frais, selon ConsumerConnect du SPF Economie. Pour un service, le délai court à partir de la conclusion du contrat, et il existe des exceptions. Demandez à votre conseiller juridique comment en informer le client.

Quelle durée pour un contrat d’entretien ?

Celle que vous convenez : écrivez le début, la durée, le renouvellement et le préavis, et faites relire ces clauses par votre conseiller juridique. Dans Service Suite, un contrat sans date de fin a une durée indéterminée.

Peut-on fixer un prix par contrat d’entretien dans Service Suite ?

Non. Un seul prix annuel vaut pour tous les contrats actifs, et la facture annuelle l’utilise. Par contrat, vous choisissez en revanche si la visite, les heures en plus et les pièces sont facturables ou comprises dans le contrat.