QR code de maintenance sur une installation : à quoi il sert, où le coller et ce que voit la personne qui scanne

Ce qui coince sans code sur l’appareil

La personne qui remarque une panne est rarement votre client. C’est un occupant, un concierge ou un opérateur. Entre elle et votre bureau, l’information se perd :

• Le signalement fait un détour. L’occupant appelle le gestionnaire, qui envoie un mail au bureau, qui rappelle pour en savoir plus.
• Personne ne sait de quel appareil il s’agit. Deux chaudières dans la même chaufferie, trois groupes de ventilation sur le toit, un adoucisseur dans chaque logement d’un immeuble.
• La description reste vague. « Elle ne marche plus », sans code d’erreur ni photo.
• Le technicien cherche sur place. Il rattache son travail au mauvais appareil, et quelques années plus tard, l’historique des deux appareils est faux.

À quoi sert un QR code de maintenance

1. Signaler sans compte. La personne devant l’appareil scanne le code avec l’appareil photo de son téléphone, décrit le problème et ajoute une photo. Elle n’a besoin ni d’une application ni d’un mot de passe.
2. Identifier le bon appareil. Le code appartient à une seule installation. Le signalement arrive donc sur cet appareil, avec le client et le site.
3. Retrouver l’appareil sur le terrain. Le technicien scanne le même code et ouvre la fiche de l’installation, au lieu de la chercher par son nom ou son numéro de série.

En cas de danger, le QR code ne remplace pas le téléphone. Une personne qui sent le gaz ou voit de la fumée appelle les secours ou votre numéro d’urgence. Si vous voulez ce numéro sur l’appareil, collez-le sur une étiquette à part.

Où et comment coller le QR code

• Sur l’appareil lui-même. Une étiquette collée au mur ou sur la porte de la chaufferie reste en place quand l’appareil est remplacé.
• Du côté des commandes, à hauteur des yeux. La personne voit le code sans ouvrir un panneau ni aller chercher une échelle.
• Pas sur un panneau amovible. Avec deux appareils identiques, un panneau peut se retrouver sur le mauvais appareil après l’entretien, avec l’étiquette.
• Pas sur une surface chaude ou humide. Près d’une évacuation des fumées ou sous une évacuation des condensats, une étiquette se décolle ou pâlit. Dehors et dans les locaux humides, choisissez une étiquette qui y résiste.
• Avec un nom que la personne reconnaît. « Chaudière gauche » et « Chaudière droite » parlent davantage que deux fois « Chaudière à condensation ».
• Pendant une visite déjà prévue, et scanné tout de suite. Collez l’étiquette à la pose ou au prochain entretien, scannez-la et comparez le nom affiché avec l’appareil. Une inversion se voit alors avant le premier signalement.

Ce que voit la personne qui scanne, et ce qu’elle ne voit pas

Toute personne qui entre dans le local technique peut scanner le code. Une bonne page de signalement :

• confirme l’appareil avec son nom, sa référence et son site ;
• demande peu de choses : ce qui ne va pas, le degré d’urgence, une courte description et, si possible, une photo de l’écran ;
• garde le dossier fermé : l’historique, le contrat et les données de votre client restent au bureau ;
• donne une référence, que la personne pourra citer si elle rappelle.

Coordonnées et consentement. Pour rappeler la personne ou lui envoyer une confirmation, il vous faut un nom, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone. Demandez seulement ce dont vous vous servirez, dites à quoi cela sert, et faites cocher son accord. Faites relire votre déclaration de confidentialité par votre conseiller juridique.

Comment le bureau traite les signalements

1. Une personne responsable par jour consulte les nouveaux signalements à heures fixes, et tout de suite quand l’un d’eux est urgent.
2. Revoir le degré d’urgence. La personne qui signale le choisit elle-même, et « urgent » ne veut pas dire la même chose pour un occupant que dans votre contrat. Pour fixer les priorités et les délais, voyez délai d’intervention et SLA.
3. Rappeler si la description ne suffit pas. Une photo de l’écran en dit souvent plus que le texte.
4. Clôturer avec une raison. Un doublon ou une question qui n’est pas une panne se rejette. La liste reste ainsi courte.

Les pièges du terrain

Un exemple : deux groupes de ventilation et un adoucisseur dans un hall de sport

Un installateur entretient, dans un hall de sport communal, deux groupes de ventilation et un adoucisseur. Le client est la commune, mais c’est le gardien qui passe chaque jour devant les installations. Avant l’entretien annuel, le bureau donne aux appareils un nom clair : « Ventilation salle », « Ventilation vestiaires » et « Adoucisseur ». Le technicien colle les étiquettes du côté des commandes et les scanne une à une.

Deux mois plus tard, les vestiaires ne sont plus ventilés. Le gardien scanne le code du groupe, choisit « ne fonctionne pas » et « urgent », photographie le message d’erreur et indique son numéro de GSM. Au bureau, le signalement est arrivé sur le groupe des vestiaires. Le planificateur le rappelle : la salle elle-même est encore ventilée. Il planifie un technicien pour le lendemain matin, qui ouvre sur place la fiche du groupe en scannant le même code.

Comment cela fonctionne dans Digitalnatie Service Suite

Chaque installation enregistrée sur un site peut recevoir son propre code QR.

• Créer et imprimer : dans le dossier de l’installation, le bloc du code QR montre son état, le nombre de scans et le dernier scan. Vous créez le code, puis imprimez l’étiquette en PDF, avec le nom et la référence de l’installation et une invitation à signaler une panne. Depuis le registre, vous imprimez une feuille A4 de 60 étiquettes au plus.
• Remplacer ou désactiver : un nouveau code rend invalides toutes les étiquettes déjà imprimées pour cette installation ; collez alors la nouvelle. Un code désactivé est refusé par la page publique et par le scanner des techniciens.
• La page publique : sans connexion. Elle confirme que l’installation est identifiée, avec son nom, sa référence et son site, puis propose un formulaire : le problème (panne, fuite, demande d’entretien préventif et d’autres choix), l’urgence (de normale à critique), une description obligatoire, des photos et des coordonnées facultatives. Sans la case d’accord sur l’utilisation des coordonnées, le signalement ne part pas. La personne reçoit une référence. La page ne montre rien d’autre sur l’installation ni sur le client.
• Au bureau : dans l’écran des signalements QR, chaque signalement devient en principe aussitôt une intervention liée à l’installation. Si ce n’est pas possible, par exemple pour une installation sans site, il attend parmi les signalements à traiter : vous créez l’intervention, vous le rejetez ou vous le marquez comme spam.
• Dans l’[application mobile](/fr/application-mobile/) : le technicien scanne le code et ouvre la fiche de l’installation, avec le prochain entretien et ses propres interventions précédentes.
• Dans le portail client : le client voit aussi les signalements faits par un scan QR, avec leur suivi, mais sans le texte ni les photos.
• Qui : l’administrateur et le responsable créent les codes et traitent les signalements.

Bon à savoir :

• Un technicien n’ouvre que les installations sur lesquelles il a ou a eu une intervention, et il lui faut du réseau. Dans Safari sur iPhone, le scanner intégré ne fonctionne pas : il saisit alors le code ou utilise l’appareil photo du téléphone.
• Les réglages des signalements QR, comme la personne qui reçoit l’intervention et les limites anti-abus, se demandent à Digitalnatie.
• Le temps de réponse moyen des signalements n’est pas encore calculé.
• La documentation montre en néerlandais les textes de l’étiquette et de la page de signalement. Si vos clients sont francophones, parlez-en avec Digitalnatie avant d’imprimer les étiquettes.

En savoir plus sur le QR code et les équipements. Ce que doit contenir le dossier de l’appareil est décrit dans l’historique par installation. Un client qui a un compte peut aussi signaler un problème depuis son portail client.

Questions fréquentes

À quoi sert un QR code sur une installation ?

La personne qui scanne le code signale une panne sur cet appareil précis, sans compte et avec une photo. Le bureau sait tout de suite de quelle installation il s’agit, et le technicien ouvre la fiche de l’appareil en scannant le même code.

Faut-il une application pour scanner le QR code de maintenance ?

Pas pour signaler une panne : l’appareil photo d’un téléphone suffit, et le scan ouvre une page simple, sans connexion. Le technicien, lui, scanne le code depuis l’application mobile de Service Suite pour ouvrir la fiche de l’installation.

Que voit la personne qui scanne le QR code ?

Dans Service Suite, elle voit le nom, la référence et le site de l’installation, puis le formulaire de signalement. L’historique, le contrat et les données du client restent invisibles : un code QR ne donne jamais accès au dossier du client.

Le QR code permet-il de suivre la maintenance d’un appareil ?

Oui, parce que chaque signalement et chaque intervention restent attachés à l’installation. Au bureau, le dossier de l’installation garde ses signalements, ses interventions et ses rapports. Le client suit ses signalements dans son portail.

Que faire du QR code quand un appareil est remplacé ?

Le nouvel appareil est une nouvelle installation, avec son propre code et sa propre étiquette. Désactivez le code de l’ancien appareil, pour qu’il n’ouvre plus aucun signalement. Si seule l’étiquette est abîmée, réimprimez la même étiquette.