Onderhoudscontract opstellen: de clausules en een voorbeeld voor ketel, warmtepomp en airco

Een klant laat een warmtepomp plaatsen en vraagt of u ze elk jaar komt onderhouden. Iemand zegt ja en noteert een prijs in een mail. Twee jaar later valt de ventilator van de buitenunit uit, en de klant gaat ervan uit dat de herstelling in het onderhoud inbegrepen is.

Gepubliceerd door Abdelhay Rahou (opent in een nieuw venster)31 oktober 20269 min lezen

Wat staat er in een onderhoudscontract?

Een onderhoudscontract opstellen betekent vooraf vastleggen welke installaties u onderhoudt, wat één bezoek inhoudt en hoe vaak u komt, wat niet inbegrepen is en hoe u herstellingen aanrekent. Daarbij horen de prijs en de facturatie, de looptijd met verlenging en opzeg, en wat de klant moet doen. Zo weten u en de klant na elk bezoek wat er op de factuur komt.

Dit artikel gaat over de tekst van het contract. Het opvolgen leest u in onderhoudscontracten opvolgen, het plan per type installatie in preventief onderhoud.

Waar het misloopt met een contract van drie zinnen

"Jaarlijks onderhoud, alles inbegrepen." De klant leest er herstellingen en onderdelen in.
Geen lijst van installaties. De klant laat een airco bijplaatsen en gaat ervan uit dat die mee onderhouden wordt.
Niets over storingen tussen twee bezoeken. Komt u dezelfde dag, en tegen welk tarief?
Een prijs zonder afspraak over aanpassing. Na enkele jaren klopt het bedrag niet meer met uw kosten.
Geen einddatum en geen opzeg. Niemand weet nog of het contract loopt.

De clausules van een onderhoudscontract

Partijen. Uw bedrijf met ondernemingsnummer en btw-nummer, de klant met facturatieadres en contactpersoon, en of hij eigenaar, huurder of syndicus is.
De installaties. Een lijst in bijlage, per toestel: type, merk, model, serienummer, plaats en plaatsingsdatum. Wat niet op de lijst staat, valt buiten het contract.
Wat één bezoek inhoudt. Een vaste lijst per type: wat de technieker reinigt, controleert, meet en afstelt, en welk rapport de klant krijgt. Verwijs naar die lijst, niet naar "de regels van de kunst".
De frequentie. Het aantal bezoeken per jaar en de periode: een ketel vóór het stookseizoen, een airco vóór de zomer. Ga nooit onder wat de fabrikant of het gewest vraagt.
Wat niet inbegrepen is. Bijvoorbeeld herstellingen, onderdelen buiten de slijtdelen die u noemt, interventies bij een storing en werken aan leidingen of elektriciteit.
Herstellingen. Tegen welk uurtarief, met of zonder verplaatsing, en tegen welke prijs voor onderdelen. U herstelt na akkoord van de klant.
Reactietijd, als u die belooft. Binnen welke termijn en binnen welke uren u reageert of ter plaatse komt. Zie SLA en reactietijd.
De prijs en een eventuele indexering. Een bedrag per jaar of per bezoek, met de btw. Past u de prijs aan, schrijf dan op hoe en vanaf wanneer.
De facturatie. Jaarlijks vooraf, per bezoek of per kwartaal, en de betalingstermijn.
Looptijd, verlenging en opzeg. De startdatum, de duur, wat er op de einddatum gebeurt, en hoe en binnen welke termijn een partij opzegt.
Toegang en verplichtingen van de klant. De installatie is bereikbaar, de klant verzet een afspraak op tijd, meldt een storing meteen en laat u weten als iemand anders aan de installatie werkt.
Aansprakelijkheid en verzekering. Laat deze clausule, en ook de prijsaanpassing, de verlenging en de opzeg, nakijken door uw juridisch adviseur. Vraag uw verzekeraar wat uw polis dekt.

Inbegrepen of niet: voorbeelden per installatie

Een voorbeeld om aan te passen: wat u inbegrijpt, is een commerciële keuze.

Installatie	In de lijst van het contract, bijvoorbeeld	Apart aangerekend, bijvoorbeeld
Cv-ketel op gas of stookolie	Ketel, brander en rookgasafvoer, met het wettelijke onderhoud of de controle van het gewest	Herstellingen, onderdelen buiten de slijtdelen, werken aan de schouw
Warmtepomp	Binnen- en buitenunit, regeling en de filters aan de waterzijde	Herstellingen aan het koelcircuit, onderdelen, aanpassingen aan de verwarmingskring
Airco	Elke binnen- en buitenunit met haar ruimte, de filters en de condensafvoer	Herstellingen aan het koelcircuit, nieuwe units
Waterontharder of filter	Toestel, bypass en instellingen; zout of patronen als u die meebrengt	Herstellingen, onderdelen, werken aan de leidingen
Technische installaties in een gebouw	Elke ventilatiegroep of pomp met haar plaats en serienummer	Vervanging van motoren of regelingen

Voorbeeld van een onderhoudscontract om over te nemen

Een opbouw om te kopiëren. Wat tussen haakjes staat, vult u zelf in.

Partijen: [uw bedrijf, adres, ondernemingsnummer, btw-nummer] en [klant, facturatieadres, contactpersoon].
Voorwerp: het preventief onderhoud van de installaties in bijlage 1, op [adres].
Bezoeken: [aantal] per jaar, in de periode [maanden], met de handelingen van bijlage 2 en een rapport.
Niet inbegrepen: herstellingen, onderdelen buiten [slijtdelen], interventies bij een storing, [andere].
Herstellingen en storingen: na akkoord, aan [uurtarief] en [verplaatsing], onderdelen volgens [prijslijst]; reactie [termijn en uren] of geen gewaarborgde termijn.
Prijs: [bedrag] excl. btw per [jaar of bezoek]; [aanpassing: hoe en vanaf wanneer].
Facturatie: [jaarlijks vooraf in maand X, of na elk bezoek], te betalen binnen [termijn].
Looptijd: van [datum] tot [datum]; [verlenging en opzeg].
Verplichtingen van de klant: toegang, tijdig verzetten, storingen melden, werken door anderen melden.
Aansprakelijkheid en verzekering: [tekst van uw juridisch adviseur].
Bijlagen: 1. lijst van de installaties; 2. inhoud van een bezoek per type; 3. algemene voorwaarden.

Onderaan: plaats, datum en de handtekening van beide partijen.

Consument of onderneming: wat verschilt?

Sluit u het contract met een consument buiten uw verkoopruimte, bijvoorbeeld bij hem thuis, dan moet u volgens de FOD Economie bijkomende informatie geven, zoals het eventuele herroepingsrecht. Volgens ConsumerConnect, een initiatief van de FOD Economie, kan de consument zo'n overeenkomst in de regel binnen 14 kalenderdagen zonder reden en zonder kosten beëindigen. Bij een dienst lopen die dagen vanaf het sluiten van de overeenkomst, en er zijn uitzonderingen (geraadpleegd op 31 oktober 2026).

Welke andere regels gelden voor de looptijd, de verlenging en de opzeg van een contract met een consument, en wat u afspreekt met een onderneming of een vereniging van mede-eigenaars, vraagt u aan uw juridisch adviseur.

Wettelijk onderhoud: verwijs naar het gewest

Voor verwarmingsketels leggen de drie gewesten een periodiek onderhoud of een periodieke controle op. Frequentie, toestellen en verantwoordelijke verschillen per gewest en per brandstof. Verwijs in het contract naar de regels van het gewest waar de installatie staat, en zeg welk wettelijk onderhoud het bezoek dekt (pagina's geraadpleegd op 31 oktober 2026):

Vlaanderen: verplicht onderhoud van uw cv-installatie op vlaanderen.be;
Brussel: verwarmingsketel en warmwaterboiler op leefmilieu.brussels;
Wallonië: contrôle périodique des chaudières op energie.wallonie.be.

Voor airco's, warmtepompen en andere installaties gaat u zelf na welke regels gelden. Wat er op het attest na een ketelonderhoud staat, leest u in het onderhoudsattest van een ketel.

Een voorbeeld: airco's en een warmtepomp in een kantoor

Een fictief installatiebedrijf onderhoudt bij een boekhoudkantoor drie airco's en een warmtepomp. Het contract noemt de vier toestellen in bijlage, met serienummer en ruimte. De warmtepomp krijgt een bezoek in het voorjaar, de airco's samen in mei.

Filters en condensafvoer reinigen zitten in het bezoek; herstellingen aan het koelcircuit en onderdelen worden na akkoord apart aangerekend. Bij een storing belooft het bedrijf een eerste reactie op dezelfde werkdag, zonder termijn voor de herstelling zelf. Het contract wordt jaarlijks vooraf gefactureerd en loopt één jaar, met een verlenging en een opzegtermijn die beide partijen kennen.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

De tekst die de klant tekent, maakt u zelf op: de handleiding beschrijft geen contractdocument in de applicatie. In Werk › Onderhoud legt u de afspraken vast die de bezoeken en de facturatie sturen. Zie ook de module onderhoudscontracten.

Aanmaken: Nieuw contract in Onderhoud, of in het klantdossier op het tabblad Contracten. Vanuit een bevestigde bestelbon maakt Onderhoudscontract aanmaken een contract in Concept aan.
De gegevens: Naam en Klant (verplicht), Referentie, Locatie en, als het contract één toestel dekt, Installatie; zonder installatie dekt het de Volledige locatie. Verder een optionele Technieker, Start, Einde (leeg is onbepaalde duur) en Volgend bezoek.
Frequentie: Maandelijks, Driemaandelijks, Halfjaarlijks, Jaarlijks of Aangepast (aantal dagen). Volgende bezoeken toont de zes volgende datums.
Instructies: het Bezoeksjabloon legt de instructies, de duur, het type en de categorieën van elk bezoek vast. De tekst van Voorwaarden en instructies wordt een taak op elk bezoek.
De bezoeken: één keer per dag maakt Service Suite voor elk actief contract waarvan het volgende bezoek bereikt is een interventie "Preventief onderhoud" aan, op de datum van het bezoek en met de technieker van het contract als die er is. Daarna schuift het volgende bezoek één periode op.
Facturatie van de bezoeken: het bezoek tot het minimum, de werkuren boven het minimum en de gebruikte onderdelen zijn elk Factureerbaar of Inbegrepen in het contract, of volgen Zoals de standaard de instelling van uw bedrijf. Blijft er niets te factureren, dan krijgt het bezoek Gedekt door contract.
Jaarfactuur maken: op de pagina van een actief contract maakt Service Suite de conceptfactuur van het kalenderjaar tegen de ingestelde jaarprijs. Er wordt niets geboekt of verstuurd.
Verlengen en stoppen: Contract beheren biedt onder meer Pauzeren, Stopzetten met een Laatste dag en Verlengen. Het tabblad Te vernieuwen toont de contracten die binnen 60 dagen aflopen.

Goed om te weten:

Een contract heeft geen eigen prijs. De jaarprijs, Jaarlijks onderhoud in Instellingen › Organisatie, blok Facturatie, geldt voor alle actieve contracten. Een indexering beschrijft de handleiding niet.
Zonder locatie maakt Service Suite geen bezoeken aan, en gemiste bezoeken worden niet achteraf aangemaakt. Voor een bezoek dat meteen moet gebeuren, gebruikt u Bezoek inplannen.
Contracten aanmaken en wijzigen doen standaard de beheerder en de verantwoordelijke. Jaarfactuur maken kan van de rolsjablonen alleen de beheerder.

Veelgestelde vragen

Wat moet er in een onderhoudscontract staan?

De partijen, de installaties met hun serienummer, wat één bezoek inhoudt, hoe vaak u komt en wat niet inbegrepen is. Verder de herstellingen, eventueel een reactietermijn, de prijs en de facturatie, de looptijd met verlenging en opzeg, en de verplichtingen van de klant. Laat het sjabloon nakijken door uw juridisch adviseur.

Welke onderhoudsplicht geldt voor een cv-ketel?

Voor verwarmingsketels leggen de drie gewesten een periodiek onderhoud of een periodieke controle op, met regels die per gewest en per brandstof verschillen. Kijk op vlaanderen.be, leefmilieu.brussels of energie.wallonie.be wat geldt voor de installatie van uw klant, en schrijf in het contract welk wettelijk onderhoud het bezoek dekt.

Kan een consument een onderhoudscontract herroepen?

Werd het contract buiten uw verkoopruimte gesloten, bijvoorbeeld bij de klant thuis, dan kan een consument het volgens ConsumerConnect van de FOD Economie in de regel binnen 14 kalenderdagen zonder reden en zonder kosten beëindigen. Bij een dienst lopen die dagen vanaf het sluiten van de overeenkomst, en er zijn uitzonderingen. Vraag uw juridisch adviseur hoe u de klant daarover informeert.

Hoe lang loopt een onderhoudscontract?

Zo lang als u afspreekt: schrijf de startdatum, de duur, de verlenging en de opzegtermijn in het contract, en laat die clausules nakijken door uw juridisch adviseur. In Service Suite betekent een leeg veld Einde een onbepaalde duur.

Kan ik in Service Suite een prijs per onderhoudscontract instellen?

Nee. Er is één jaarprijs voor alle actieve contracten, ingesteld bij Instellingen › Organisatie, en Jaarfactuur maken gebruikt die prijs. Per contract kiest u wel of het bezoek, de extra werkuren en de onderdelen factureerbaar zijn of in het contract inbegrepen.