Van werkbon tot factuur, zonder uren en onderdelen over te typen

Waar uren en onderdelen verloren gaan

Tussen de interventie en de factuur gaan uren en onderdelen verloren op de momenten waarop iemand iets moet overtypen of onthouden. Een werkbon die 's avonds uit het geheugen ingevuld wordt, een papieren bon die onleesbaar op kantoor aankomt, of een factuur die pas opgemaakt wordt wanneer iemand tijd heeft.

De klassieke lekken:

• Uren die niet genoteerd worden: de korte verplaatsing, de tien minuten extra omdat de toegang tot de technische ruimte vergrendeld was.
• Onderdelen die uit de bestelwagen verdwijnen maar nooit op een factuur komen.
• Verplaatsingskosten die per technieker anders aangerekend worden.
• Facturen die blijven liggen omdat de werkbon nog niet binnen is of niet volledig.
• Dubbel werk: dezelfde gegevens in een planningstool, een werkbon, een rekenblad en het boekhoudpakket.

Van interventie tot factuur in zes stappen

1. Registreer uren en onderdelen tijdens het werk, niet erna. Elke stap van de interventie krijgt zijn tijd; een onderdeel wordt geboekt op het moment dat het gebruikt wordt.
2. Rond de interventie volledig af: rapport, foto's en handtekening van de klant. Zie wat er op een werkbon moet staan.
3. Maak de factuur vanuit de interventie, met de uren en onderdelen die er al op staan, in plaats van ze over te nemen.
4. Kijk de regels na: een korting, een vrije regel voor de verplaatsing, een uurtarief dat afwijkt.
5. Boek en verstuur: de factuur krijgt haar definitieve nummer en vertrekt naar de klant, per e-mail of via Peppol.
6. Volg de betaling op: wat betaald is, wat openstaat en wat vervallen is.

Hoe korter de tijd tussen stap 2 en stap 5, hoe minder er onderweg verdwijnt. Een interventie die vandaag afgerond is, kan vandaag gefactureerd worden.

Peppol: wat verandert er sinds 2026?

Sinds 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen elkaar gestructureerde elektronische facturen sturen, via het Peppol-netwerk. Een factuur als pdf per e-mail volstaat tussen ondernemingen dan niet meer. Voor facturen aan particulieren geldt die verplichting niet, maar u moet wel de elektronische facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen. Zo staat het op de officiële site van de overheid: efactuur.belgium.be.

Voor een servicebedrijf betekent dat in de praktijk twee soorten klanten: btw-plichtige klanten, zoals bedrijven, die u via Peppol factureert, en particulieren en andere klanten zonder btw-nummer, die u nog per e-mail met een pdf kunt factureren. Uw facturatie moet beide aankunnen, zonder dat het kantoor per factuur moet nadenken.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

In Service Suite begint de facturatie bij de interventie zelf.

• Te factureren: een lijst van de afgewerkte interventies die nog geen factuur hebben.
• Factuur maken: vanuit een voltooide interventie maakt Service Suite een conceptfactuur met de factureerbare uren (volgens het uurtarief en de minimaal aangerekende tijd uit uw instellingen) en de gebruikte onderdelen. Hoort de interventie bij een bevestigde bestelbon, dan neemt de factuur de regels en prijzen van die bestelbon over.
• Regels bewerken: omschrijving, aantal, eenheidsprijs en korting aanpassen, een product of een vrije regel toevoegen, bijvoorbeeld voor een verplaatsing. De btw en de totalen worden herberekend.
• Boeken: de factuur krijgt haar definitieve nummer en een gestructureerde mededeling. Een geboekte factuur verandert niet meer; een fout zet u recht met een creditnota.
• Versturen: per e-mail met de pdf, vanaf het e-mailadres van uw bedrijf. Is uw organisatie op Peppol aangesloten en zit de klant op Peppol, dan kiest u Peppol (e-factuur). De Peppol-registratie van uw bedrijf gebeurt bij de opstart, samen met Digitalnatie.
• Betaling registreren: u noteert de ontvangen betaling op de factuur, zodat u ziet wat nog openstaat.

Bezoeken binnen een onderhoudscontract volgen hun eigen regels: per contract bepaalt u of het bezoek, de extra uren en de onderdelen factureerbaar zijn of in het contract inbegrepen. Is er niets te factureren, dan staat het bezoek als gedekt door het contract.

Veelgestelde vragen

Kan ik vanuit Service Suite facturen via Peppol versturen?

Ja, als uw organisatie op Peppol aangesloten is en uw klant ook. Bij het versturen kiest u dan Peppol als kanaal; zit de klant niet op Peppol, dan vertrekt de factuur per e-mail met de pdf. De registratie van uw bedrijf op Peppol gebeurt bij de opstart samen met Digitalnatie.

Moet ik ook particulieren via Peppol factureren?

Nee. Volgens de officiële informatie van de overheid geldt de verplichting voor facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen, niet voor uitgaande facturen aan particulieren. U moet wel elektronische facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen.

Wat als er een fout op een geboekte factuur staat?

Een geboekte factuur kan niet meer gewijzigd worden. U maakt een creditnota, volledig of in concept, en daarna een nieuwe factuur.

Kan een technieker ter plaatse factureren?

Ja, als hij daar uitdrukkelijk het recht voor heeft: de rol technieker alleen geeft het niet. De factuur wordt meteen geboekt en de technieker kan de betaling registreren, bijvoorbeeld contant of met Bancontact. Daarvoor is een netwerkverbinding nodig.

Hoe factureer ik onderhoud binnen een contract?

Per contract bepaalt u voor het bezoek, de uren boven het minimum en de gebruikte onderdelen of ze factureerbaar zijn of inbegrepen. Lees meer in onderhoudscontracten opvolgen.