Faire une note de crédit : quand, quelles mentions et comment la régler

Pourquoi on ne modifie pas une facture comptabilisée

Une facture comptabilisée porte un numéro dans une série continue. Elle figure dans votre comptabilité, et souvent déjà dans celle du client. Modifier le PDF ou faire disparaître un numéro rend cette série peu fiable, alors que le client a toujours la version d’origine.

Faites donc d’abord une distinction :

• Un brouillon, ni comptabilisé ni envoyé, se modifie ou s’annule. Chez le client, il n’y a rien à corriger.
• Une facture comptabilisée ou envoyée reste telle quelle. Vous faites une note de crédit qui y renvoie et, si nécessaire, une nouvelle facture correcte.

Quand faire une note de crédit ?

Les cas les plus fréquents dans une société de service :

Vous hésitez entre totale et partielle ? Une note de crédit totale suivie d’une nouvelle facture est la solution la plus claire pour le client : il garde une seule facture correcte.

Quelles mentions sur une note de crédit ?

En Belgique, ces règles s’appliquent :

• La note de crédit renvoie à la facture d’origine, avec son numéro et sa date.
• Elle mentionne les données d’identification des parties, comme une facture.
• Si votre client est une entreprise assujettie à la TVA, la note de crédit porte la mention « TVA à reverser à l’État dans la mesure où elle a été initialement déduite ».
• Depuis le 1er janvier 2026, les entreprises belges assujetties à la TVA s’échangent factures et notes de crédit sous forme de documents électroniques structurés, via le réseau Peppol.

Faites vérifier une fois les mentions de vos notes de crédit par votre comptable.

Pour le client, il est aussi pratique que la note de crédit montre les lignes créditées, avec les montants hors TVA, la TVA et le total, ainsi que le motif en une phrase, par exemple « facturé en double ». Sa comptabilité peut alors la traiter sans vous appeler.

Après la note de crédit : remboursement ou crédit

La suite dépend de ce que le client a déjà payé.

1. La facture n’est pas encore payée. La note de crédit réduit le montant ouvert. Après une note de crédit totale, le client ne doit plus rien ; après une note partielle, seulement la différence. N’envoyez plus de relance pour cette facture.
2. La facture est déjà payée. Le client dispose d’un crédit. Vous le remboursez par virement, ou vous convenez de le déduire d’une prochaine facture. Confirmez cet accord par écrit.
3. Une nouvelle facture suit. Envoyez-la avec la note de crédit et une courte explication, pour que le client relie les 2 documents.

Un exemple : 2 fois la même réparation

Un chauffagiste envoie au syndic d’un immeuble à appartements la facture d’une réparation de chaudière. Une semaine plus tard, la même réparation repart sur une deuxième facture : 2 collègues pensaient chacun qu’elle restait à facturer.

Le syndic paie la première facture et appelle pour la deuxième. Le bureau fait une note de crédit totale sur la deuxième facture, avec son numéro, sa date et le motif « facturé en double », et l’envoie par le même canal que la facture. Comme la deuxième facture était encore ouverte, il n’y a rien à rembourser. Si le syndic avait payé les 2 factures, il aurait eu un crédit, à rembourser ou à déduire d’une prochaine facture.

Comment cela fonctionne dans Digitalnatie Service Suite

Dans l’écran des factures, les factures et les notes de crédit se trouvent ensemble, avec un onglet propre aux notes de crédit.

• Le brouillon : une facture en brouillon se corrige ligne par ligne. Annuler un brouillon ne le comptabilise pas, et l’intervention revient dans la liste des interventions à facturer.
• La comptabilisation est définitive : une facture comptabilisée ne peut plus être modifiée. Le retour en brouillon n’est proposé que si la comptabilité l’autorise ; le numéro est alors conservé, et les paiements et notes de crédit enregistrés sont détachés. Pour une facture déjà chez le client, la note de crédit reste la bonne voie.
• La note de crédit : sur une facture comptabilisée, vous indiquez le motif et la date de la note de crédit (pas dans le futur). Vous choisissez une note de crédit en brouillon, que vous vérifiez et comptabilisez vous-même, ou le crédit total, comptabilisé tout de suite et lettré avec ce qui reste ouvert sur la facture.
• Le crédit client : sur une facture déjà payée, le montant reste ouvert comme crédit en faveur du client, visible sur une carte en haut de l’écran. Sur la note de crédit, vous enregistrez le remboursement ; le virement, vous le faites vous-même.
• Les chiffres nets : qui peut voir les montants obtient, dans l’aperçu financier et sur le tableau de bord, le montant net facturé du mois, hors TVA et après déduction des notes de crédit.
• Le portail client : un client qui y a accès retrouve ses factures et ses notes de crédit, avec un filtre pour les notes de crédit et un PDF par document.
• L’annulation d’une commande annule aussi ses factures en brouillon, mais pas les factures comptabilisées.

Bon à savoir : dans Service Suite, une note de crédit porte toujours sur le montant total de la facture. Si seule une partie doit disparaître, vous créditez la facture entièrement, puis vous faites une nouvelle facture. Lettrer une note de crédit avec une autre facture n’est pas possible dans Service Suite. Par défaut, l’administrateur et la comptabilité peuvent créditer. L’enregistrement de votre entreprise sur Peppol se fait au démarrage, avec Digitalnatie.

Voyez aussi comment une facture sort de l’intervention sans rien recopier dans du bon d’intervention à la facture, quels chiffres suivre après notes de crédit dans les KPI d’un service technique, et ce que couvre le module facturation et achats.

Questions fréquentes

Qu’est-ce qu’une note de crédit ?

Une note de crédit corrige tout ou partie d’une facture et réduit ce que le client vous doit. La facture d’origine reste en place : la note de crédit y renvoie, avec son numéro et sa date.

Note de crédit ou avoir : quelle différence ?

Il s’agit du même document. En Belgique, on parle de note de crédit ; « avoir » est le mot habituel en France.

Peut-on annuler ou supprimer une facture au lieu de faire une note de crédit ?

Un brouillon qui n’est ni comptabilisé ni envoyé peut être modifié ou annulé. Une facture comptabilisée ou envoyée, y compris une facture partie via Peppol, reste en place et se corrige par une note de crédit. Votre numérotation reste ainsi correcte, et le client voit quelle facture tombe.

Une note de crédit doit-elle passer par Peppol ?

Depuis le 1er janvier 2026, les entreprises belges assujetties à la TVA s’échangent factures et notes de crédit sous forme de documents électroniques structurés, via le réseau Peppol. Vérifiez avec votre comptable ce que cela implique pour vos clients.

Peut-on faire une note de crédit partielle dans Service Suite ?

Dans Service Suite, une note de crédit porte toujours sur le montant total de la facture. Pour corriger une partie, vous créditez la facture entièrement, puis vous faites une nouvelle facture correcte.