Een creditnota opmaken: wanneer, wat erop moet en hoe u ze verrekent

Waarom u een geboekte factuur niet aanpast

Een geboekte factuur heeft een nummer in een doorlopende reeks. Ze staat in uw boekhouding, en vaak al in die van de klant. Wie de pdf aanpast of een nummer laat verdwijnen, maakt die reeks onbetrouwbaar, terwijl de klant de oorspronkelijke versie nog heeft.

Daarom maakt u eerst één onderscheid:

• Een concept, nog niet geboekt en niet verstuurd, past u aan of annuleert u. Bij de klant valt er niets recht te zetten.
• Een geboekte of verstuurde factuur laat u staan. U maakt een creditnota die ernaar verwijst en, waar nodig, daarna een nieuwe, juiste factuur.

Wanneer een creditnota opmaken?

De meest voorkomende gevallen in een servicebedrijf:

Twijfelt u tussen volledig en gedeeltelijk? Een volledige creditnota met een nieuwe factuur is voor de klant het duidelijkst: hij houdt één juiste factuur over.

Wat moet er op een creditnota staan?

In België gelden deze regels:

• De creditnota verwijst naar de oorspronkelijke factuur, met haar nummer en datum.
• Ze vermeldt de identificatiegegevens van de partijen, net als een factuur.
• Is uw klant een btw-plichtige onderneming, dan vermeldt de creditnota: "btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht".
• Sinds 1 januari 2026 wisselen Belgische btw-plichtige ondernemingen facturen en creditnota's onderling uit als gestructureerde elektronische documenten, via het Peppol-netwerk.

Laat de vermeldingen op uw creditnota's één keer nakijken door uw boekhouder.

Voor de klant is het daarnaast handig dat de creditnota de gecrediteerde regels toont, met de bedragen exclusief btw, de btw en het totaal, en de reden in één zin, bijvoorbeeld "dubbel gefactureerd". Zo kan zijn boekhouding ze verwerken zonder te bellen.

Na de creditnota: terugbetalen of tegoed

Wat er daarna gebeurt, hangt af van wat de klant al betaald heeft.

1. De factuur is nog niet betaald. De creditnota vermindert het openstaande bedrag. Na een volledige creditnota betaalt de klant niets meer, na een gedeeltelijke alleen het verschil. Stuur voor die factuur geen betalingsherinnering meer.
2. De factuur is al betaald. De klant heeft een tegoed. U betaalt het terug met een overschrijving, of u spreekt af dat het verrekend wordt met een volgende factuur. Bevestig die afspraak schriftelijk.
3. Er volgt een nieuwe factuur. Stuur ze samen met de creditnota en een korte uitleg, zodat de klant de twee documenten aan elkaar koppelt.

Een voorbeeld: twee keer dezelfde herstelling

Een verwarmingsinstallateur stuurt de syndicus van een appartementsgebouw de factuur voor een ketelherstelling. Een week later vertrekt dezelfde herstelling nog eens, op een tweede factuur: twee collega's dachten elk dat ze nog gefactureerd moest worden.

De syndicus betaalt de eerste factuur en belt over de tweede. Kantoor maakt een volledige creditnota op de tweede factuur, met haar nummer en datum en de reden "dubbel gefactureerd", en stuurt ze langs hetzelfde kanaal als de factuur. Omdat de tweede factuur nog openstond, valt er niets terug te betalen. Had de syndicus beide facturen betaald, dan had hij een tegoed gehad, terug te betalen of te verrekenen met een volgende factuur.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

In Verkoop & facturatie › Facturen staan de facturen en de creditnota's samen, met een eigen tabblad Creditnota's.

• Concept: een Factuur in concept past u aan met Regels bewerken. Annuleren annuleert een concept zonder het te boeken, en de interventie komt terug in Te factureren.
• Boeken is definitief: een geboekte factuur kan niet meer gewijzigd worden. Terug naar concept wordt alleen aangeboden wanneer de boekhouding het toelaat; het nummer blijft dan behouden, en geregistreerde betalingen en creditnota's worden losgekoppeld. Voor een factuur die al bij de klant is, blijft de creditnota de juiste weg.
• Creditnota: op een geboekte factuur vult u de Reden en de Datum van de creditnota in (niet in de toekomst). U kiest Creditnota in concept, die u zelf controleert en boekt, of Volledig crediteren: meteen geboekt en afgepunt met wat nog openstaat op de factuur.
• Klanttegoed: op een factuur die al betaald is, blijft het bedrag openstaan als klanttegoed, zichtbaar op de kaart Open klanttegoed. Met Terugbetaling registreren op de creditnota noteert u de terugbetaling; de overschrijving doet u zelf.
• Netto cijfers: wie de bedragen mag zien, krijgt in het Financieel overzicht en op het dashboard het netto gefactureerde bedrag van de maand, exclusief btw en na aftrek van de creditnota's.
• Klantenportaal: een klant met toegang vindt er zijn facturen en creditnota's, met een filter Creditnota's en een pdf per document.
• Bestelbon annuleren annuleert ook de conceptfacturen van die bestelling, maar niet de geboekte facturen.

Goed om te weten: in Service Suite geldt een creditnota altijd voor het volledige bedrag van de factuur. Moet maar een deel weg, dan crediteert u de factuur volledig en maakt u daarna een nieuwe factuur. Een creditnota afpunten met een andere factuur kan niet in de Service Suite. Crediteren doen standaard de beheerder en de boekhouding. De Peppol-registratie van uw bedrijf gebeurt bij de opstart, samen met Digitalnatie.

Lees ook hoe een factuur zonder overtypen uit de interventie komt in van werkbon tot factuur, welke cijfers u na creditnota's opvolgt in de KPI's van een technische dienst, en wat de module facturatie en aankoop omvat.

Veelgestelde vragen

Wat is een creditnota?

Een creditnota zet een factuur geheel of gedeeltelijk recht en vermindert wat de klant u verschuldigd is. De oorspronkelijke factuur blijft bestaan: de creditnota verwijst ernaar, met haar nummer en datum.

Creditnota of kredietnota: wat is het juiste woord?

Beide woorden worden in België gebruikt en betekenen hetzelfde. Kies er één en gebruik het consequent op uw documenten.

Mag ik een factuur annuleren of verwijderen in plaats van een creditnota te maken?

Een concept dat nog niet geboekt of verstuurd is, mag u aanpassen of annuleren. Een geboekte of verstuurde factuur, ook een die via Peppol vertrokken is, laat u staan en zet u recht met een creditnota. Zo blijft uw nummering kloppen en ziet de klant welke factuur vervalt.

Moet een creditnota via Peppol?

Sinds 1 januari 2026 wisselen Belgische btw-plichtige ondernemingen facturen en creditnota's onderling uit als gestructureerde elektronische documenten, via het Peppol-netwerk. Kijk met uw boekhouder na wat dat voor uw klanten betekent.

Kan ik in Service Suite een gedeeltelijke creditnota maken?

Een creditnota geldt in Service Suite altijd voor het volledige bedrag van de factuur. Om een deel recht te zetten, crediteert u de factuur volledig en maakt u daarna een nieuwe, juiste factuur.