Planning des congés des techniciens : approuver les congés sans arrêter le service

Où un planning des congés sur Excel ne suffit plus

Pour la gestion des congés et des absences, un tableur avec une ligne par technicien et une colonne par jour est un bon début. Les problèmes commencent dès que les congés et le travail sont à deux endroits différents :

• Du travail un jour de congé. Le planificateur place une intervention chez un technicien en congé selon le tableur, parce qu’il ne l’avait pas ouvert.
• Personne ne sait ce qui est approuvé. Une demande par mail, un accord dans le couloir, et le tableur dit autre chose.
• Les demi-journées disparaissent. Un rendez-vous chez le médecin à quinze heures n’est noté nulle part, et le client de quinze heures trente attend.
• Le travail planifié reste en place. Le congé est approuvé, mais les interventions de la semaine sont toujours au nom du technicien.
• Le remplaçant ne sait rien. Il ne connaît ni le client, ni l’installation, ni ce qui a été convenu la dernière fois.

Faire un planning des congés : sept règles

Le nombre de jours de congé et les jours fixés à l’avance découlent des règles de votre secteur et des accords de votre entreprise. La façon de répartir les congés sans arrêter le service, c’est à vous de la fixer, par écrit et la même pour tous :

1. Un délai pour introduire la demande. Par exemple les congés d’été avant une date fixe au printemps, et les congés courts quelques semaines à l’avance.
2. Les périodes de pointe. Nommez les semaines où vous attendez beaucoup de travail, comme le début de la saison de chauffe pour un chauffagiste, et convenez que les congés y restent l’exception.
3. Qui peut partir en même temps, par compétence et par région. Reste-t-il cette semaine-là quelqu’un qui connaît les pompes à chaleur, et quelqu’un pour chaque région que vous desservez ?
4. Une personne approuve, dans un délai fixe. Une demande sans réponse devient un problème la semaine même.
5. Les jours de fermeture collective et les jours fériés sont dans le calendrier dès le début de l’année, pour tout le monde.
6. Les demi-journées et les quelques heures aussi. Une absence de quelques heures a sa place dans le même planning qu’une semaine de congé.
7. D’abord regarder le travail planifié, ensuite approuver. Quelles interventions et visites d’entretien tombent dans cette période, et qui les reprend ?

Entretiens, appels urgents et remplaçant

Pendant les congés, le travail continue. Trois points se règlent à l’avance :

• Les visites d’entretien. Un contrat avec un technicien attitré continue de créer des visites. Planifiez-les chez un collègue, ou déplacez-les après le congé en accord avec le client.
• Les appels urgents. Convenez chaque semaine de qui prend les interventions urgentes, surtout en été, quand plusieurs techniciens sont absents en même temps.
• La passation. Un remplaçant doit savoir ce qui compte aujourd’hui : ce qui a été constaté la dernière fois, où se trouve la clé, qui appeler. Notez-le sur l’intervention, et gardez l’historique avec l’appareil, comme décrit dans l’historique par installation.

Un exemple : deux semaines de congé en été

Une entreprise de traitement de l’eau avec une poignée de techniciens. En février, le technicien qui entretient les adoucisseurs dans l’est de la province demande deux semaines de congé en juillet. Le gérant regarde d’abord le planning : la première semaine, le seul collègue qui a la même compétence est déjà absent deux jours. Ils conviennent que le congé commencera trois jours plus tard, et la demande est approuvée.

Dès lors, la période apparaît comme indisponible sur le planning. Les interventions déjà prévues ces semaines-là, le planificateur les déplace vers un collègue ou à une autre date. Les visites d’entretien des contrats du technicien, il les planifie chez ce collègue. Dans les instructions de chaque intervention, le bureau note ce que le collègue doit savoir, et celui-ci les lit dans son application avant de partir.

Comment cela fonctionne dans Digitalnatie Service Suite

Les absences s’enregistrent sur la fiche du technicien, que vous ouvrez depuis le planning, l’équipe ou une intervention. Une absence approuvée est reprise automatiquement dans le planning.

• Enregistrer une absence : vous choisissez le type d’absence, et l’application indique si ce type demande une approbation. La durée peut être d’une ou plusieurs journées entières, d’une demi-journée ou de quelques heures. Une remarque privée n’est visible que par les gestionnaires des absences, jamais sur le planning.
• Approuver : une absence est à approuver, approuvée, refusée ou annulée. Depuis la liste des absences, vous l’approuvez, la modifiez, la refusez ou l’annulez. Pour un type qui demande une approbation, la fenêtre propose aussi de l’approuver tout de suite.
• Sur le planning : dès qu’une absence est approuvée, la période n’est plus disponible. Une journée entière affiche le motif, congé ou jour férié, et une partie de journée devient une bande grise avec les heures. Les autres utilisateurs voient quand un technicien est absent, pas pourquoi : un motif personnel apparaît toujours comme un congé.
• Planifier pendant un congé : Service Suite refuse une planification pendant une absence approuvée ou en dehors des heures de travail. Un administrateur ou un responsable peut forcer la planification en donnant une raison, qui est gardée dans le journal de l’intervention.
• Le travail déjà planifié : l’application indique combien d’interventions tombent pendant l’absence, et précise qu’elles ne sont pas déplacées automatiquement. Vous les replanifiez ou choisissez un autre technicien. Si une absence est approuvée après coup, un message montre ce travail, avec un bouton pour replanifier chaque intervention.
• Jours fériés et jours chargés : dans la configuration du planning, vous fixez les horaires de travail, les jours fériés et de fermeture, les jours bloqués (sans interventions) et les jours de pointe. Au moment de planifier, un jour bloqué ou un jour de pointe apparaît comme un avertissement.

Un contrat d’entretien crée sa visite avec le technicien du contrat, s’il en a un. Vous la planifiez ensuite comme toute intervention, donc chez un collègue s’il est en congé. Ce que ce collègue doit savoir, le bureau le note dans les instructions de l’intervention.

Bon à savoir :

• Par défaut, c’est l’administrateur qui enregistre et approuve les absences ; votre administrateur peut adapter les rôles.
• Le bureau enregistre le congé sur la fiche du technicien ; le technicien le demande comme convenu dans votre entreprise.
• Si votre organisation n’utilise pas d’approbation, l’absence est enregistrée directement dans le calendrier du technicien. Les absences d’un technicien qui a son propre compte utilisateur ne se gèrent alors pas dans l’application. Si elles vous sont cachées, le planning le montre comme disponible : demandez-lui ses congés avant de planifier.
• Dans l’écran des collaborateurs et des heures, vous exportez les absences en Excel ou en PDF, à côté des heures. Pour savoir comment ces heures arrivent au bureau, voyez les heures des techniciens.

La planification elle-même, avec les urgences et les tournées, est traitée dans planifier ses techniciens.

Questions fréquentes

Peut-on faire un planning des congés sur Excel ?

Oui, et pour une petite équipe c’est un bon début : une ligne par technicien, une colonne par jour, une couleur par type d’absence et les semaines de pointe mises en évidence. Le risque, c’est que le tableur reste séparé du planning des interventions, et que personne ne voie qu’une intervention tombe un jour de congé.

Combien de techniciens peuvent être en congé en même temps ?

Il n’existe pas de règle générale. Cela dépend des règles de votre secteur, des accords de votre entreprise et du travail attendu sur la période. Une règle pratique : par compétence et par région, quelqu’un reste toujours disponible pour les appels urgents et l’entretien qui ne peut pas attendre.

Que deviennent les interventions d’un technicien qui part en congé ?

Elles restent à son nom jusqu’à ce que quelqu’un les déplace. Dans Service Suite, l’application indique combien d’interventions tombent pendant l’absence ; elles ne sont pas déplacées automatiquement. Vous les replanifiez ou les confiez à un collègue, et notez dans les instructions ce que ce collègue doit savoir.

Comment un technicien demande-t-il un congé ?

Comme convenu dans votre entreprise, par exemple avec un délai fixe et une seule personne qui approuve. Dans Service Suite, le bureau enregistre le congé sur la fiche du technicien. Si ce type d’absence demande une approbation, le bureau l’approuve tout de suite ou plus tard, ou la refuse.

Toute l’équipe voit-elle pourquoi un collègue est absent ?

Dans Service Suite, les autres utilisateurs voient quand un technicien est absent, pas pourquoi. Un motif personnel apparaît sur le planning comme un congé, et une remarque privée n’est visible que par les personnes qui gèrent les absences.