Verlofplanning voor techniekers: verlof goedkeuren zonder dat de service stilvalt

Waar een verlofplanning in Excel tekortschiet

Een rekenblad met een regel per technieker en een kolom per dag is een goed begin. Het loopt mis zodra het verlof en het werk op twee plaatsen staan:

• Werk op een verlofdag. De planner zet een interventie bij een technieker die volgens het rekenblad vrij is, omdat hij het rekenblad niet openheeft.
• Niemand weet wat goedgekeurd is. Een aanvraag per mail, een akkoord in de gang, en het rekenblad zegt iets anders.
• Halve dagen verdwijnen. Een doktersafspraak om drie uur staat nergens, en de klant van half vier wacht.
• Ingepland werk blijft staan. Het verlof is goedgekeurd, maar de interventies van die week staan nog op naam van de technieker.
• De vervanger weet niets. Hij kent de klant niet, de installatie niet en de afspraken van de vorige keer niet.

Een verlofplanning maken: zeven afspraken

Hoeveel verlof iemand heeft en welke dagen vastliggen, volgt uit de regels van uw sector en de afspraken in uw bedrijf. Hoe u het verlof verdeelt zonder dat de service stilvalt, legt u zelf vast, schriftelijk en voor iedereen dezelfde:

1. Een termijn om aan te vragen. Bijvoorbeeld het zomerverlof vóór een vaste datum in het voorjaar, en korte verloven enkele weken vooraf.
2. Piekperiodes. Benoem de weken waarin u veel werk verwacht, zoals de start van het stookseizoen voor een verwarmingsbedrijf, en spreek af dat verlof dan de uitzondering is.
3. Wie tegelijk weg mag, per vaardigheid en per regio. Blijft er in die week iemand die warmtepompen kent, en iemand voor elke regio die u bedient?
4. Eén persoon keurt goed, binnen een vaste termijn. Een aanvraag zonder antwoord wordt een probleem in de week zelf.
5. Collectieve sluitingsdagen en feestdagen staan bij het begin van het jaar in de kalender, voor iedereen.
6. Ook halve dagen en enkele uren. Een afwezigheid van een paar uur hoort in dezelfde planning als een week verlof.
7. Eerst het ingeplande werk bekijken, dan goedkeuren. Welke interventies en onderhoudsbezoeken vallen in die periode, en wie neemt ze over?

Onderhoud, dringende oproepen en de vervanger

Tijdens het verlof loopt het werk door. Drie zaken spreekt u vooraf af:

• Onderhoudsbezoeken. Een contract met een vaste technieker blijft bezoeken aanmaken. Plan ze bij een collega in, of verschuif ze in overleg met de klant naar na het verlof.
• Dringende oproepen. Spreek per week af wie de dringende interventies opvangt, zeker in de zomer, wanneer meerdere techniekers tegelijk weg zijn.
• De overdracht. Een vervanger moet weten wat vandaag telt: wat de vorige keer vastgesteld werd, waar de sleutel ligt, wie hij moet bellen. Zet dat bij de interventie, en hou de geschiedenis bij het toestel bij, zoals beschreven in de historiek per installatie.

Een voorbeeld: twee weken zomerverlof

Een waterbehandelingsbedrijf met een handvol techniekers. In februari vraagt de technieker die de waterontharders in het oosten van de provincie onderhoudt, twee weken verlof in juli. De zaakvoerder kijkt eerst naar de planning: in de eerste week is de enige collega met dezelfde vaardigheid al twee dagen weg. Ze spreken af dat het verlof drie dagen later begint, en de aanvraag wordt goedgekeurd.

Vanaf dan staat de periode op de planning als niet beschikbaar. De interventies die al in die weken stonden, verplaatst de planner naar een collega of naar een andere datum. De onderhoudsbezoeken van de contracten van de technieker plant hij bij die collega in. In de instructies van elke interventie zet het kantoor wat de collega moet weten, en die leest ze in zijn app voor hij vertrekt.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

Afwezigheden registreert u op de fiche van de technieker, die u opent vanuit de planning, het team of een interventie. Een goedgekeurde afwezigheid neemt de planning automatisch mee.

• Afwezigheid registreren: u kiest de Soort afwezigheid, en de applicatie vermeldt of dat type een goedkeuring vereist. De Duur is Hele dag(en), Halve dag of Enkele uren. Een Opmerking (privé) is alleen zichtbaar voor de beheerders van de afwezigheden, nooit op de planning.
• Goedkeuren: een afwezigheid staat op Te keuren, Goedgekeurd, Geweigerd of Geannuleerd. Via het menu ⋯ keurt u goed, wijzigt, weigert of annuleert u. Bij een type dat goedkeuring vraagt, biedt het venster ook Meteen goedkeuren.
• Op de planning: zodra een afwezigheid goedgekeurd is, is die periode niet meer beschikbaar. Een volledige dag toont Verlof of Feestdag, een deel van een dag een grijze balk met de uren. Andere gebruikers zien wanneer een technieker afwezig is, niet waarom: een persoonlijke reden verschijnt altijd als Verlof.
• Inplannen tijdens verlof: de Service Suite weigert een planning tijdens een goedgekeurde afwezigheid of buiten de werkuren. Een beheerder of verantwoordelijke kan met Toch inplannen? en een reden toch inplannen; die reden komt in het logboek van de interventie.
• Werk dat al ingepland was: de applicatie meldt hoeveel interventies tijdens de afwezigheid vallen, met de waarschuwing "Ze worden niet automatisch verplaatst". U herplant ze of kiest een andere technieker. Wordt een afwezigheid achteraf goedgekeurd, dan toont de melding Interventies op een afwezigheid dat werk, met een knop om elke interventie te herplannen.
• Feestdagen en drukke dagen: in Configuratie › Planning configureren legt u de Werkuren, de Feestdagen (feest- en sluitingsdagen), de Blokkeringsdagen (dagen zonder interventies) en de Piekdagen vast. Bij het inplannen verschijnt een geblokkeerde dag of een piekdag als waarschuwing onder Aandachtspunten voor deze datum.

Een onderhoudscontract maakt zijn bezoek aan met de technieker van het contract, als het er een heeft. U plant het daarna in zoals elke interventie, dus bij een collega als hij met verlof is. Wat die collega moet weten, zet het kantoor in de instructies van de interventie.

Goed om te weten:

• Standaard registreert de beheerder de afwezigheden en keurt hij ze goed; uw beheerder kan de rollen aanpassen.
• Het verlof registreert het kantoor op de fiche van de technieker; de technieker vraagt het aan zoals u dat in uw bedrijf afspreekt.
• Toont uw scherm Afwezigheid toevoegen in plaats van Afwezigheid registreren, dan gebruikt uw organisatie geen goedkeuring en komt de afwezigheid rechtstreeks in de kalender van de technieker. De afwezigheden van een technieker met een eigen gebruikersaccount beheert u dan niet in de applicatie. Zijn ze voor u verborgen, dan toont de planning hem als beschikbaar: vraag hem naar zijn verlof voordat u inplant.
• In Medewerkers & uren exporteert u de afwezigheden naar Excel of pdf, naast de uren. Hoe die uren binnenkomen, leest u in urenregistratie van techniekers.

Het inplannen zelf, met dringende oproepen en routes, komt aan bod in techniekers plannen.

Veelgestelde vragen

Kan ik een verlofplanning maken in Excel?

Ja, en voor een klein team is dat een goed begin: één regel per technieker, één kolom per dag, een kleur per soort afwezigheid en de piekweken gemarkeerd. Het risico is dat het rekenblad los staat van de planning van de interventies, zodat niemand ziet dat er werk op een verlofdag staat.

Hoeveel techniekers mogen tegelijk met verlof?

Daar bestaat geen algemene regel. Het hangt af van de regels van uw sector, de afspraken in uw bedrijf en het werk dat u in die periode verwacht. Een bruikbare vuistregel: per vaardigheid en per regio blijft er altijd iemand beschikbaar voor dringende oproepen en voor onderhoud dat niet kan wachten.

Wat gebeurt er met de interventies van een technieker die met verlof gaat?

Ze blijven op zijn naam staan tot iemand ze verplaatst. In Service Suite meldt de applicatie hoeveel interventies tijdens de afwezigheid vallen; ze worden niet automatisch verplaatst. U herplant ze of geeft ze aan een collega, en zet in de instructies wat die collega moet weten.

Hoe vraagt een technieker zijn verlof aan?

Zoals u dat in uw bedrijf afspreekt, bijvoorbeeld met een vaste termijn en één persoon die goedkeurt. In Service Suite registreert het kantoor het verlof op de fiche van de technieker. Vraagt die soort afwezigheid een goedkeuring, dan keurt het kantoor ze meteen of later goed, of weigert ze.

Ziet het hele team waarom een collega afwezig is?

In Service Suite zien andere gebruikers wanneer een technieker afwezig is, niet waarom. Een persoonlijke reden verschijnt op de planning als verlof, en een privé-opmerking is alleen zichtbaar voor wie de afwezigheden beheert.