QR-code op een installatie: waarvoor ze dient, waar u ze kleeft en wat wie scant te zien krijgt

Waar het misloopt zonder code op het toestel

Wie een storing opmerkt, is vaak niet uw klant, maar een bewoner, een conciërge of een operator. Tussen die persoon en uw kantoor gaat veel verloren:

• De melding maakt een omweg. De bewoner belt de beheerder, de beheerder mailt het kantoor, en het kantoor belt terug voor meer uitleg.
• Niemand weet welk toestel het is. Twee ketels in dezelfde stookplaats, drie luchtgroepen op het dak, een ontharder in elke woning van een blok.
• De beschrijving is vaag. "Hij doet het niet", zonder foutcode en zonder foto.
• De technieker zoekt ter plaatse. Hij koppelt zijn werk aan het verkeerde toestel, en na een paar jaar klopt de historiek van beide toestellen niet meer.

Waarvoor een QR-code op de installatie dient

1. Melden zonder account. Wie voor het toestel staat, scant de code met de camera van zijn smartphone, beschrijft het probleem en voegt een foto toe. Een app of een wachtwoord is niet nodig.
2. Het juiste toestel herkennen. De code hoort bij één installatie. De melding komt dus bij dat toestel binnen, met de klant en de locatie erbij.
3. Het toestel terugvinden. De technieker scant dezelfde code en opent de fiche van de installatie, in plaats van ze op naam of serienummer te zoeken.

Bij gevaar vervangt een QR-code de telefoon niet. Wie gas ruikt of rook ziet, belt de hulpdiensten of uw noodnummer. Wilt u dat nummer op het toestel, kleef het dan op een apart label.

Waar en hoe u de QR-code kleeft

• Op het toestel zelf. Een label op de muur of op de deur van de stookplaats blijft hangen als het toestel vervangen wordt.
• Aan de bedieningszijde, op ooghoogte. De melder ziet de code zonder een paneel te openen of een ladder te halen.
• Niet op een wegneembaar paneel. Bij twee gelijke toestellen kan een paneel na het onderhoud op het verkeerde toestel belanden, met het label erop.
• Niet op een warm of nat oppervlak. Naast een rookgasafvoer of onder een condensafvoer laat een label los of verbleekt het. Buiten en in vochtige ruimtes kiest u een label dat daartegen bestand is.
• Met een naam die de melder herkent. "Ketel links" en "Ketel rechts" zeggen ter plaatse meer dan twee keer "Condensatieketel".
• Bij een bezoek dat al gepland is, en meteen gescand. Kleef het label bij de plaatsing of het volgende onderhoud, scan het en vergelijk de naam op het scherm met het toestel. Zo ziet u een verwisseling voordat er een melding op binnenkomt.

Wat wie scant te zien krijgt, en wat niet

Iedereen die in de technische ruimte komt, kan de code scannen. Een goede meldingspagina:

• bevestigt het toestel met zijn naam, referentie en locatie;
• vraagt weinig: wat er mis is, hoe dringend het is, een korte beschrijving en eventueel een foto van de display;
• houdt het dossier gesloten: de historiek, het contract en de gegevens van uw klant blijven op kantoor;
• geeft een referentie, waarnaar de melder kan verwijzen als hij later belt.

Contactgegevens en toestemming. Om terug te bellen of een bevestiging te sturen, hebt u een naam, een e-mailadres of een telefoonnummer nodig. Vraag alleen wat u daarvoor gebruikt, zeg waarvoor, en laat de melder zijn toestemming aanvinken. Laat de tekst van uw privacyverklaring nakijken door uw juridisch adviseur.

Hoe het kantoor de meldingen behandelt

1. Eén persoon per dag kijkt de nieuwe meldingen op vaste momenten na, en een dringende melding meteen.
2. Herbekijk de dringendheid. De melder kiest ze zelf, en "dringend" betekent voor een bewoner iets anders dan in uw contract. Hoe u prioriteiten en termijnen vastlegt, leest u in SLA en reactietijd.
3. Bel terug als de beschrijving niet volstaat. Een foto van de display zegt vaak meer dan de tekst.
4. Sluit af met een reden. Een dubbele melding of een vraag die geen storing is, wijst u af. Zo blijft de lijst kort.

Valkuilen in de praktijk

Een voorbeeld: twee luchtgroepen en een ontharder in een sporthal

Een installateur onderhoudt in een gemeentelijke sporthal twee luchtgroepen en een waterontharder. De gemeente is de klant, maar de zaalwachter staat elke dag bij de installaties. Voor het jaarlijkse onderhoud geeft het kantoor de toestellen een duidelijke naam: "Luchtgroep zaal", "Luchtgroep kleedkamers" en "Ontharder". De technieker kleeft de labels aan de bedieningszijde en scant ze een voor een.

Twee maanden later worden de kleedkamers niet meer verlucht. De zaalwachter scant de code op de luchtgroep, kiest "werkt niet" en "dringend", neemt een foto van de foutmelding en vult zijn gsm-nummer in. Op kantoor staat de melding bij de luchtgroep van de kleedkamers. De planner belt hem terug: de zaal zelf wordt nog verlucht. Hij plant een technieker in voor de volgende ochtend, en die opent ter plaatse de fiche van de luchtgroep door dezelfde code te scannen.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

Elke installatie die op een locatie geregistreerd is, kan haar eigen QR-code krijgen.

• Aanmaken en afdrukken: in het installatiedossier toont het blok QR-code de status, het aantal scans en de laatste scan. QR-code aanmaken en Label afdrukken (PDF) geven een label met de naam, de referentie en "Storing? Scan en meld het meteen." In het register drukt u met Labels afdrukken (A4) tot 60 labels per vel af.
• Vervangen of uitzetten: Nieuwe QR-code maakt alle afgedrukte labels van die installatie ongeldig; kleef dan het nieuwe label. Na Deactiveren weigeren de openbare pagina en de scanner van de techniekers de code.
• De openbare pagina: zonder aanmelden. Ze toont "Installatie geïdentificeerd", de naam, de referentie en de locatie, en een formulier met Wat is er mis?, Hoe dringend is het? (Normaal tot Kritiek), Beschrijf het probleem (verplicht), optionele Foto's en optionele contactgegevens. Zonder het vinkje voor de toestemming wordt de melding niet verstuurd. De melder krijgt een Referentie. De pagina toont niets anders over de installatie of de klant.
• Op kantoor: in Klanten & installaties › QR-meldingen wordt een melding in principe meteen één interventie die aan de installatie gekoppeld is, met status Interventie gemaakt. Lukt dat niet, bijvoorbeeld bij een installatie zonder locatie, dan wacht ze in Te behandelen en kiest u Interventie aanmaken, Afwijzen of Spam.
• In de [mobiele app](/nl/mobiele-app/): met Meer › QR-code scannen opent de technieker de fiche van de installatie, met het volgende onderhoud en zijn eigen vorige interventies.
• In het klantenportaal: de klant ziet onder Meldingen ook de QR-meldingen, met de opvolging maar zonder de tekst of de foto's.
• Wie: de beheerder en de verantwoordelijke maken de codes aan en behandelen de meldingen.

Goed om te weten:

• Een technieker opent alleen installaties waarop hij een interventie heeft of had, en daarvoor is netwerk nodig. In Safari op iPhone werkt de ingebouwde scanner niet: hij typt dan de code in of gebruikt de camera-app.
• De instellingen van de QR-meldingen, zoals wie de interventie krijgt en de limieten tegen misbruik, vraagt u aan Digitalnatie.
• De Gemiddelde responstijd wordt nog niet berekend.

Meer over de QR-code en de installaties. Wat er in het dossier van het toestel hoort, leest u in de historiek per installatie. Een klant met een account meldt een probleem ook via zijn klantenportaal.

Veelgestelde vragen

Waarvoor dient een QR-code op een installatie?

Wie de code scant, meldt een storing aan dat ene toestel, zonder account en met een foto. Het kantoor ziet meteen over welke installatie het gaat, en de technieker opent de fiche van het toestel door dezelfde code te scannen.

Heeft wie de QR-code scant een app of een account nodig?

Nee. De camera van een smartphone volstaat. De scan opent een eenvoudige pagina zonder aanmelden, met een kort formulier om het probleem te beschrijven, de dringendheid te kiezen en een foto toe te voegen.

Wat ziet iemand die de QR-code scant?

In Service Suite ziet hij de naam, de referentie en de locatie van de installatie, en het meldingsformulier. De historiek, het contract en de gegevens van de klant ziet hij niet: een QR-code geeft nooit toegang tot het dossier van de klant.

Waar kleeft u de QR-code het best?

Op het toestel zelf, aan de bedieningszijde en op ooghoogte, en niet op een wegneembaar paneel of een warm of nat oppervlak. Scan het label meteen na het kleven en controleer of de naam op het scherm bij het toestel past.

Wat doet u met de QR-code als een toestel vervangen wordt?

Het nieuwe toestel is een nieuwe installatie, met een eigen code en een eigen label. De code van het oude toestel zet u uit, zodat ze geen melding meer opent. Is alleen het label beschadigd, dan drukt u hetzelfde label opnieuw af.