Suivi de chantier d’installation : qui fait quoi, et qu’est-ce qui est vraiment terminé ?

Là où un chantier d’installation se perd

Un dépannage, c’est souvent une seule visite. Une installation est une suite d’étapes qui dépendent les unes des autres : visite technique, devis, matériel, livraison, pose, test, explications au client, rapport final et facture. Les mêmes points coincent d’un chantier à l’autre :

• Des étapes sans responsable. « Il faut encore mettre l’adoucisseur en service » est dans la tête de quelqu’un, mais au nom de personne.
• « Presque fini », sans définition. La pose est faite, le test pas encore, et le rapport final manque. Pour le technicien, c’est terminé ; pour le bureau, non.
• Du matériel qui manque sur chantier. L’équipe est prête, la livraison n’arrive que demain.
• Les dernières étapes glissent. Les explications au client et le rapport final attendent, et la facture avec eux.
• Une liste en retard sur la réalité. Une personne met à jour un fichier Excel après des coups de fil aux techniciens. La liste n’est juste que le jour où elle le fait.

Le suivi de chantier en cinq règles

Ces règles fonctionnent avec un tableau blanc, un tableur ou un logiciel.

1. Un projet par commande, avec un responsable. Le technicien principal ou le chef de projet garde la vue d’ensemble et reste l’interlocuteur du client.
2. Chaque étape est une tâche avec un seul responsable et une seule échéance. Avec deux noms sur une tâche, chacun compte sur l’autre. Une tâche sans date glisse.
3. Définir ce que « terminé » veut dire. Pour chaque type de tâche, vous fixez quand elle est finie. C’est à cette condition que l’avancement veut dire quelque chose.
4. Le travail sur place est rattaché à une tâche. Les jours de pose figurent dans le planning du technicien, liés à la tâche, pour que le projet et le planning racontent la même chose.
5. Un moment fixe par semaine. Quelqu’un passe en revue chaque projet en cours, pour qu’un chantier bloqué se remarque dans la semaine.

Exemple de liste de tâches pour un chantier d’installation

Adaptez la liste à votre métier. Pour une pompe à chaleur, un adoucisseur ou une nouvelle chaufferie, elle ressemble souvent à ceci :

Plus la colonne « Terminée quand » est concrète, moins il y a de discussion à la réception.

Le suivi hebdomadaire

Choisissez un moment fixe, par exemple le lundi matin, et posez cinq questions par projet :

1. Quelles tâches ont dépassé leur échéance, et pourquoi ?
2. Quelles tâches n’ont pas encore de technicien ?
3. Qu’est-ce qui doit être fini cette semaine, et le matériel est-il là ?
4. Le travail sur place est-il dans le planning, sans conflit avec les interventions de service ?
5. Qu’est-ce qui est terminé sans être facturé ?

Une échéance peut bouger, à condition que quelqu’un le décide et que le client soit prévenu.

Suivi de chantier sur Excel : où ça coince

Pour un projet avec deux personnes, un tableur suffit. Quand plusieurs chantiers tournent à côté du travail de service, ça coince :

• Le tableur ne connaît pas le planning. Un technicien figure sur la liste du chantier et a aussi trois interventions ce jour-là. Voyez planifier ses techniciens.
• Le technicien ne voit pas ses tâches sur son GSM. Il annonce « terminé » par téléphone, ou il oublie.
• Le statut dépend de qui a mis le fichier à jour en dernier, et plusieurs versions circulent.
• Devis, heures et rapports sont dans d’autres fichiers. Chaque question du client devient une recherche.

Un modèle de suivi de chantier en PDF ou sur Excel aide à démarrer ; le technicien, lui, ne le met pas à jour depuis le chantier.

Et le calcul de rentabilité du chantier ?

Après la réception, comparez ce que vous avez vendu avec ce que le chantier a réellement demandé : heures, matériel, déplacements en plus. Ce calcul aide pour votre prochain devis, à condition que les heures soient enregistrées par projet. Convenez donc de la manière dont les heures arrivent sur un projet, et comparez au devis à la clôture, par type de chantier.

Un exemple : une chaufferie dans un immeuble à appartements

Le syndic accepte le devis pour la rénovation de la chaufferie. Au bureau, la commande confirmée devient un projet, avec le technicien principal comme responsable et des dates prévues. Il prépare les tâches : visite technique pour mesurer les conduites, préparation du matériel, livraison, installation, test, explications au concierge, rapport final et facture. Chaque tâche reçoit un technicien et une échéance.

Sur chantier, les techniciens marquent leurs tâches comme terminées dans leur application. Le lundi matin, le bureau voit que la livraison a dépassé son échéance et que le test n’a pas encore de technicien. Le planificateur appelle le fournisseur et attribue le test avant que l’équipe ne soit à l’arrêt.

Comment cela fonctionne dans Digitalnatie Service Suite

Le module projets et tâches suit une installation comme un seul projet.

• Créer un projet : avec son nom, le client, le lieu, le type d’installation, le technicien principal et les dates de début et de fin prévues, ou directement depuis un bon de commande confirmé. Depuis un projet, vous créez aussi un devis.
• Les tâches : chaque tâche a un titre, un type (entre autres visite technique, préparation du matériel, livraison, installation, test, formation du client, rapport final et facturation), une priorité, un technicien, une échéance et une heure. Vous pouvez y lier une intervention.
• L’avancement : chaque carte de projet montre l’avancement en pour cent, le nombre de tâches terminées, l’échéance, les heures et l’équipe, à côté des prochaines échéances.
• Ce qui demande de l’attention : la vue des tâches compte les tâches en retard et celles sans technicien. Vous les affichez en liste ou en tableau Kanban, et vous pouvez les regrouper par projet.
• Dans l’application : le technicien retrouve ses tâches dans le menu des tâches et dans son agenda. Il les démarre puis les marque comme terminées, aussi hors ligne.
• Le statut du projet : brouillon, planifié, en cours, terminé ou annulé.

Bon à savoir. Lier une intervention ne crée pas d’intervention et n’en planifie aucune : le travail sur place se planifie dans le planning. Il n’y a pas de notification push ; une nouvelle tâche apparaît chez le technicien à la prochaine actualisation. Le budget d’un projet n’est pas suivi dans l’application : son cadre indique qu’il n’est pas relié. Pour votre calcul de rentabilité, l’écran des collaborateurs et des heures se filtre par projet et par activité, dont les heures de projet, et chaque enregistrement indique l’intervention ou le projet. La comparaison avec le devis, vous la faites vous-même.

L’administrateur et le responsable gèrent les projets ; le planificateur peut aussi créer et modifier les tâches. À lire aussi : relancer un devis et les heures des techniciens.

Questions fréquentes

Qu’est-ce que le suivi de chantier ?

Le suivi de chantier consiste à vérifier régulièrement que chaque étape d’un projet se fait à temps et complètement : qui fait quoi, pour quand, et qu’est-ce qui est vraiment terminé. Concrètement : une liste de tâches, chacune avec un seul responsable et une échéance, et un moment fixe par semaine pour voir ce qui est en retard.

Peut-on faire son suivi de chantier sur Excel ?

Pour un seul chantier avec peu de monde, oui. Quand plusieurs chantiers tournent à côté du travail de service, un tableur n’a pas de lien avec le planning ni avec l’application des techniciens. Le statut n’est alors juste que tant que quelqu’un le met à jour.

Comment calculer la rentabilité d’un chantier ?

Enregistrez les heures et le matériel par projet, et comparez-les au devis après la réception. Dans Service Suite, le budget d’un projet n’est pas suivi : son cadre indique qu’il n’est pas relié. Les heures se filtrent par projet dans l’écran des collaborateurs et des heures ; la comparaison avec le devis, vous la faites vous-même.

Le technicien voit-il ses tâches de chantier sur son GSM ?

Oui. Une tâche attribuée apparaît dans l’application, dans la liste des tâches et dans son agenda, avec le projet et l’échéance. Il la démarre puis la marque comme terminée, même sans réseau. Il n’y a pas de notification push : une nouvelle tâche apparaît à la prochaine actualisation de l’écran.

Peut-on créer un projet à partir d’un devis accepté ?

Oui. Quand le client accepte, vous confirmez le devis, qui devient un bon de commande. Depuis ce bon de commande, vous créez un projet lié à la commande. À l’inverse, vous pouvez créer un devis depuis un projet.