Projectopvolging voor installateurs: wie doet wat, en wat is echt klaar?

Waar een installatieproject uit het oog verdwijnt

Een herstelling is meestal één bezoek. Een installatie is een reeks stappen die van elkaar afhangen: technisch bezoek, offerte, materiaal, levering, plaatsing, test, uitleg aan de klant, eindrapport en factuur. Op een paar vaste plaatsen loopt het mis:

• Stappen zonder eigenaar. "De waterontharder moet nog in bedrijf gesteld worden" zit in iemands hoofd, maar staat op niemands naam.
• "Bijna klaar" zonder afspraak. De plaatsing is gedaan, de test nog niet en het eindrapport ontbreekt. Voor de technieker is het af, voor het kantoor niet.
• Materiaal dat ontbreekt op de werf. De ploeg staat klaar, de levering komt pas morgen.
• De laatste stappen schuiven op. De uitleg aan de klant en het eindrapport blijven liggen, en de factuur wacht mee.
• Een lijst die achterloopt. Eén persoon werkt een Excel-bestand bij na telefoontjes met de techniekers. De lijst klopt alleen op de dag dat hij dat doet.

Projectopvolging in vijf afspraken

Deze afspraken werken met een whiteboard, een rekenblad of software.

1. Eén project per opdracht, met een verantwoordelijke. De hoofdtechnieker of projectleider bewaakt het geheel en is het aanspreekpunt voor de klant.
2. Elke stap is een taak met één eigenaar en één deadline. Met twee namen op een taak rekent de ene op de andere. Een taak zonder datum schuift op.
3. Spreek af wat "klaar" betekent. Per soort taak legt u vast wanneer ze af is. Pas dan zegt de voortgang iets.
4. Werk ter plaatse hoort bij een taak. De dagen van de plaatsing staan in de planning van de technieker, gekoppeld aan de taak, zodat project en planning hetzelfde vertellen.
5. Eén vast moment per week. Iemand overloopt elk lopend project, zodat een project dat vastzit binnen de week opvalt.

Een takenlijst voor een installatieproject: een voorbeeld

Pas de lijst aan uw vak aan. Voor een warmtepomp, een waterontharder of een nieuwe stookplaats komt ze vaak hierop neer:

Hoe concreter de kolom "Klaar wanneer", hoe minder discussie bij de oplevering.

De wekelijkse opvolging

Kies een vast moment, bijvoorbeeld maandagochtend, en stel per project vijf vragen:

1. Welke taken zijn over hun deadline, en waarom?
2. Welke taken hebben nog geen technieker?
3. Wat moet deze week klaar zijn, en is het materiaal er?
4. Staat het werk ter plaatse in de planning, zonder dat het botst met de service-interventies?
5. Wat is klaar en nog niet gefactureerd?

Een deadline mag verschuiven, als iemand dat beslist en de klant het weet.

Projectopvolging in Excel: waar het knelt

Voor één project met twee mensen volstaat een rekenblad. Lopen er meerdere projecten naast het gewone servicewerk, dan knelt het:

• Het rekenblad kent de planning niet. Een technieker staat op de projectlijst en heeft die dag ook drie interventies. Hoe u project en service op dezelfde mensen plant, leest u in techniekers plannen.
• De technieker ziet zijn taken niet op zijn gsm. Hij meldt "klaar" per telefoon, of vergeet het.
• De status hangt af van wie het bestand het laatst bijwerkte, en er circuleren versies.
• Offerte, uren en rapporten zitten in andere bestanden. Elke vraag van de klant wordt zoekwerk.

En de nacalculatie?

Nacalculatie vergelijkt na de oplevering wat u verkocht met wat het project echt vroeg: uren, materiaal, extra ritten. Ze helpt bij uw volgende offerte, op voorwaarde dat de uren per project geregistreerd zijn. Spreek dus af hoe uren op een project terechtkomen, en vergelijk bij de afsluiting met de offerte, per soort project.

Een voorbeeld: een stookplaats in een appartementsgebouw

De syndicus aanvaardt de offerte voor de renovatie van de stookplaats. Op kantoor wordt van de bevestigde bestelling een project, met de hoofdtechnieker als verantwoordelijke en een geplande start en einde. Hij zet de taken klaar: technisch bezoek om de leidingen op te meten, materiaal voorbereiden, levering, installatie, test, uitleg aan de conciërge, eindrapport en factuur. Elke taak krijgt een technieker en een deadline.

Op de werf zetten de techniekers hun taken in hun app op klaar. Maandagochtend ziet het kantoor dat de levering over haar deadline is en dat de test nog geen technieker heeft. De planner belt de leverancier en wijst de test toe voordat de ploeg stilvalt.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

Met de module projecten en taken volgt u een installatie op als één project, onder Werk › Projecten.

• Project aanmaken: met Nieuw project (Naam, Klant, Locatie, Type installatie, Hoofdtechnieker, Geplande start en Geplande einddatum), of met Project aanmaken op een bevestigde bestelbon. Vanuit een project maakt u een offerte met Offerte maken.
• Taken: elke taak heeft een Titel, een Type (onder meer Technisch bezoek, Materiaal voorbereiden, Levering, Installatie, Test, Opleiding klant, Eindrapport en Facturatie), een Prioriteit, een Technieker, een Deadline en een Uur. U kunt er een interventie aan koppelen.
• Voortgang: elke projectkaart toont de voortgang in procent, hoeveel taken afgewerkt zijn, de deadline, de uren en het team. Rechts staan de Komende deadlines.
• Aandacht nodig: in Werk › Projecttaken telt deze balk de taken die te laat zijn en de taken zonder technieker. U bekijkt de taken als Lijst of Kanban, en met Groeperen per project.
• In de app: de technieker vindt zijn taken onder Meer › Taken en in zijn Agenda. Hij tikt op Starten en daarna op Klaar, ook offline.
• Status van het project: Concept, Gepland, In uitvoering, Afgerond of Geannuleerd.

Goed om te weten. Een interventie koppelen maakt geen interventie aan en plant er geen in: het werk ter plaatse plant u in de planning. Er zijn geen pushmeldingen; een nieuwe taak verschijnt bij de technieker bij de volgende verversing. Het vak Budget toont "Niet gekoppeld": het budget van een project wordt niet opgevolgd in de applicatie. Voor uw nacalculatie filtert u in Medewerkers & uren op Projecten en op de activiteit projecturen; de Dagregistraties tonen per regel de interventie of het project. De vergelijking met de offerte maakt u zelf.

Projecten beheren doen de beheerder en de verantwoordelijke; taken kan ook de planner aanmaken en wijzigen. Lees ook een offerte opvolgen en urenregistratie voor techniekers.

Veelgestelde vragen

Wat is projectopvolging?

Projectopvolging is geregeld nagaan of elke stap van een project op tijd en volledig gebeurt: wie doet wat, tegen wanneer, en wat is echt klaar. Voor een installatieproject betekent dat een lijst met taken, elk met één eigenaar en een deadline, en een vast moment per week om te zien wat te laat is.

Kan ik projectopvolging in Excel doen?

Voor één project met weinig mensen wel. Lopen er meerdere projecten naast het servicewerk, dan mist een rekenblad de koppeling met de planning en met de app van de techniekers. De status klopt dan alleen zolang iemand hem bijwerkt.

Hoe maak ik een nacalculatie van een project?

Registreer de uren en het materiaal per project en vergelijk ze na de oplevering met de offerte. In Service Suite wordt het budget van een project niet opgevolgd: het vak Budget toont "Niet gekoppeld". De uren filtert u in Medewerkers & uren op het project; de vergelijking met de offerte maakt u zelf.

Ziet de technieker zijn projecttaken op zijn gsm?

Ja. Een toegewezen taak verschijnt in de app onder Taken en in zijn agenda, met het project en de deadline. Hij start ze en zet ze op klaar, ook zonder netwerk. Er zijn geen pushmeldingen: een nieuwe taak verschijnt bij de volgende verversing van het scherm.

Kan ik een project aanmaken vanuit een aanvaarde offerte?

Ja. Als de klant aanvaardt, bevestigt u de offerte en wordt ze een bestelbon. Op die bestelbon maakt Project aanmaken een project dat aan de bestelling gekoppeld is. Omgekeerd maakt u vanuit een project een offerte met Offerte maken.