Durée de conservation des documents comptables en Belgique : que garder, et combien de temps ?

Pourquoi l’archivage déraille vite dans une société de service

Dans une société de service, les documents naissent à plusieurs endroits à la fois :

• Les factures dans le logiciel de facturation, leurs PDF dans une boîte mail, les factures d’achat chez le comptable.
• Les bons d’intervention sur papier d’avant l’application, puis des rapports numériques avec photos et signature.
• Les devis et les contrats dans le dossier d’un commercial ou du gérant.
• Les documents de paie au secrétariat social.
• Des délais lus un jour quelque part, et qui ont changé depuis.

Ce que vous jetez trop tôt vous manquera lors d’un contrôle ou d’une contestation. Ce que vous gardez en vrac complique les recherches.

Sept ou dix ans ? Ce qui a changé

On lit encore souvent dix ans, et ce fut vrai un temps. La loi du 20 novembre 2022 avait porté le délai de conservation fiscal de sept à dix ans. La loi du 18 décembre 2025, publiée au Moniteur belge du 30 décembre 2025, l’a ramené à sept ans :

• TVA : à l’article 60 du Code de la TVA, « dix » redevient « sept », pour les taxes devenues exigibles à partir du 1er janvier 2023.
• Impôts sur les revenus : à l’article 315 du CIR 92, « dixième » redevient « septième », à partir de l’exercice d’imposition 2023.

Des sources d’avant 2026 mentionnent donc encore dix ans. Demandez à votre comptable quel délai il applique à votre dossier.

Les délais de conservation en un tableau

Les délais tels que les sources officielles les indiquent au 30 octobre 2026 :

Pour certains documents, par exemple ceux qui concernent des biens immobiliers, des délais plus longs peuvent s’appliquer : demandez à votre comptable ce qui vaut pour votre entreprise. Les textes du Code de droit économique proviennent de la Commission des normes comptables, qui les publie en coordination officieuse. La comptabilité tenue avec votre comptable reste la référence : fixez avec lui les délais propres à votre entreprise, et ceux des documents sociaux avec votre secrétariat social.

Et les bons d’intervention, rapports, devis et contrats ?

Les sources ci-dessus ne leur donnent pas de délai propre. Posez-vous plutôt trois questions :

1. Le document justifie-t-il une écriture ? Le droit comptable veut que chaque écriture s’appuie sur une pièce justificative datée. Si un bon d’intervention signé ou un bon de commande soutient une facture, demandez à votre comptable s’il le considère comme pièce justificative. Il suit alors le délai du tableau.
2. En avez-vous besoin pour votre travail ? Un rapport est aussi la mémoire d’une installation : ce qui a été remplacé, quelle panne revient. Combien de temps c’est utile, c’est à vous d’en décider, par exemple tant que vous entretenez l’installation.
3. Une contestation ou une demande de garantie reste-t-elle possible ? Posez la question à votre conseiller juridique avant de détruire un contrat ou un rapport signé.

S’ils contiennent des données de particuliers, vérifiez aussi ce que demande le RGPD. Les questions à poser à un fournisseur de logiciel sur vos données sont rassemblées dans vos données dans un logiciel SaaS.

Conserver sous forme électronique

Ce que disent les sources officielles sur la forme :

• Comptabilité : les pièces justificatives peuvent être conservées en original ou en copie. Pour les livres, le support doit assurer l’inaltérabilité et l’accessibilité des données pendant toute la durée de conservation (arrêté royal du 21 octobre 2018, art. 8).
• Documents sociaux : ils peuvent être conservés sous quelque forme que ce soit, à condition que les copies soient lisibles et permettent une surveillance efficace.
• TVA : la forme de conservation des factures, y compris des factures structurées reçues via Peppol depuis 2026, se décide avec votre comptable. Sur ces factures, voyez la facturation électronique et Peppol.

Quelques règles pratiques pour retrouver les documents :

1. Un seul endroit par type de document. Les factures dans la comptabilité, les bons et rapports avec l’intervention, les attestations avec l’installation.
2. Des formats lisibles dans la durée, comme le PDF.
3. Des accès nominatifs. Tout le monde n’a pas besoin de tout voir, ni de pouvoir supprimer.
4. Une copie hors du bureau, et de temps en temps un essai pour vérifier que vous y retrouvez un document.
5. Exporter avant de changer de logiciel ou de résilier un contrat.
6. Un rangement par an, par exemple en janvier, avec la liste établie avec votre comptable.

Un exemple : une société de traitement de l’eau fait le tri

Une société qui installe et entretient des adoucisseurs d’eau a une cave pleine de cartons : factures et bons d’intervention papier d’avant l’application. La responsable du bureau veut faire de la place sans jeter ce qui peut encore servir.

Elle dresse une liste par type de document et la soumet au comptable. Celui-ci confirme quelles années de factures et de pièces comptables peuvent partir, et quels bons sont liés à une facture. Le secrétariat social confirme qu’il conserve les documents de paie. Les bons papier des installations encore sous entretien ne partent pas au broyeur : les techniciens consultent toujours cet historique. Le reste est détruit avec l’accord du gérant.

Pour la suite, ils conviennent que chaque rapport, photo et attestation se trouve dans le logiciel, avec l’intervention ou l’installation, et que la liste est revue chaque année en janvier.

Comment cela fonctionne dans Digitalnatie Service Suite

Service Suite conserve les documents de votre travail avec l’enregistrement auquel ils appartiennent. Ce n’est pas un archivage légal, et il ne garantit pas que vous respectez vos obligations de conservation : la comptabilité tenue avec votre comptable reste la référence.

• Les archives : archiver retire un enregistrement des listes de travail sans rien supprimer. Dans les archives, un onglet par module rassemble les interventions, installations, clients, sites, contrats d’entretien et autres enregistrements archivés, avec des filtres comme la date d’archivage et son auteur. Chaque enregistrement s’ouvre toujours avec son historique, ses documents et ses liens, et peut être remis en service dans les listes de travail.
• Sur l’installation : un onglet de documents conserve manuels, attestations et photos, et un interrupteur décide si le client les voit dans son portail. L’historique d’entretien et le journal montrent ce qui s’est passé.
• Sur l’intervention : le rapport, les photos et les signatures ont leurs onglets, les autres documents vont en pièces jointes dans le journal (10 Mo au maximum). Une fois l’intervention entièrement terminée, les preuves sont verrouillées. Une correction du rapport passe par une action tracée, avec une raison obligatoire et une nouvelle version ; les signatures, qui a signé et quand, ne changent jamais. Le PDF du rapport est celui que reçoit le client.
• Dans le dossier client : une section de fichiers conserve les documents du client, jusqu’à 10 Mo par fichier. Les rapports, devis et factures restent avec leur intervention, leur devis ou leur facture.
• Les factures : devis et factures ne s’archivent pas et restent dans leur propre écran. Le PDF de chaque facture se télécharge depuis la liste.
• Les heures : la clôture d’une période conserve les chiffres et les exports et verrouille les lignes d’heures. L’export de paie prépare un fichier Excel pour votre secrétariat social, que vous transmettez vous-même.
• Les sauvegardes : selon les questions fréquentes, une copie chiffrée part chaque nuit hors du serveur, avec une copie par jour pour les 7 derniers jours, par semaine pour les 4 dernières semaines et par mois pour les 6 derniers mois. La restauration est testée régulièrement.

Bon à savoir :

• Une sauvegarde sert à restaurer après un problème et remonte au plus à six mois. Ce qui a changé depuis la copie n’y figure pas.
• Après la fin du contrat, vous pouvez exporter vos données pendant 30 jours. Elles sont ensuite supprimées dans les 90 jours. Exportez donc à temps ce que vous voulez garder.
• Une intervention ne se supprime pas : elle s’annule.
• La règle d’archivage automatique des interventions est arrêtée pour tous.

Pour garder l’historique d’un appareil exploitable, voyez l’historique par installation, et pour la remise du rapport signé, le rapport d’intervention au client. Ce que rassemble le dossier client est décrit sur la page du dossier client 360°.

Questions fréquentes

Combien de temps conserver les factures en Belgique ?

Pour la TVA, sept ans : la loi du 18 décembre 2025 a ramené le délai de l’article 60 du Code de la TVA de dix à sept ans, pour les taxes devenues exigibles à partir du 1er janvier 2023. Le droit comptable et les impôts sur les revenus retiennent aussi sept ans. Vérifiez le délai de votre dossier avec votre comptable.

Pourquoi lit-on encore dix ans ?

Une loi du 20 novembre 2022 avait porté le délai de conservation fiscal de sept à dix ans. La loi du 18 décembre 2025, publiée au Moniteur belge du 30 décembre 2025, l’a ramené à sept ans. Les sources plus anciennes mentionnent donc encore dix ans.

Peut-on conserver les factures et pièces justificatives sous forme électronique ?

Le droit comptable permet de conserver les pièces justificatives en original ou en copie. Pour les livres, le support doit garder les données inaltérables et accessibles pendant toute la durée de conservation. La forme de conservation des factures pour la TVA se décide avec votre comptable.

Quel est le délai de conservation des documents sociaux en Belgique ?

Le registre du personnel, le compte individuel et leurs annexes éventuelles se conservent cinq ans, selon le SPF Emploi. Ils peuvent être conservés sous n’importe quelle forme, si les copies sont lisibles. Si vous travaillez avec un secrétariat social, demandez-lui ce qu’il conserve pour vous.

Que deviennent mes documents si j’arrête Service Suite ?

Vous pouvez exporter vos données pendant 30 jours après la fin du contrat ; il vous appartient de conserver dans ce délai ce dont vous avez besoin. Les données sont ensuite supprimées dans les 90 jours.