Facturation électronique obligatoire en Belgique : ce que Peppol change pour une société de service

Ce qui a changé le 1er janvier 2026

Depuis le 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA doivent s’envoyer des factures électroniques structurées. Une telle facture passe directement du logiciel d’une entreprise à celui de l’autre, par le réseau Peppol. Entre entreprises, un PDF envoyé par e-mail ou via une plateforme ne suffit plus. Vous devez aussi pouvoir recevoir les factures structurées de vos fournisseurs. C’est ce qu’indique le site officiel efacture.belgium.be.

Pour une société de service avec des techniciens, cela donne quatre flux :

• Les clients professionnels avec un numéro de TVA, comme une boulangerie, un garage ou le propriétaire d’un immeuble de bureaux, reçoivent leur facture en facture électronique via Peppol.
• Les particuliers ne sont pas concernés. Leur facture peut toujours partir en PDF par e-mail.
• Vos fournisseurs, comme le grossiste en pièces, vous envoient leurs factures via Peppol. Vous devez pouvoir les recevoir, même si vous ne travaillez que pour des particuliers.
• Les notes de crédit peuvent emprunter le même réseau : les autorités présentent Peppol comme un réseau pour des données structurées comme les factures et les notes de crédit. Pour la rédiger, voyez faire une note de crédit.

De l’intervention terminée à la facture sans rien ressaisir : voyez du bon d’intervention à la facture.

Qui est concerné ?

Tout dépend du statut TVA de votre entreprise et de celui de votre client. D’après la page officielle sur le champ d’application :

Si l’une des deux parties n’est pas assujettie à la TVA, l’obligation ne s’applique pas entre elles. Une ASBL sans numéro de TVA ne reçoit donc pas de facture structurée de votre part ; une ASBL avec un numéro de TVA actif, oui. En cas de doute sur votre statut ou celui d’un client, vérifiez-le avec votre comptable.

Une facture Peppol, c’est quoi ?

Une facture électronique ordinaire, comme un PDF, a une forme libre si les mentions obligatoires y figurent. Une facture structurée est établie, envoyée et reçue sous une forme structurée, que le logiciel du client traite automatiquement. Depuis 2026, le PDF n’est plus admis entre entreprises belges ; il reste valable pour les autres factures, notamment celles aux particuliers (qu’est-ce qu’une facture électronique ?).

Le fonctionnement, en bref :

• Peppol est un réseau sécurisé pour des informations structurées. Les factures y circulent au format Peppol BIS, qui respecte la norme européenne EN 16931 (comment fonctionne la facturation électronique ?).
• L’accès au réseau passe par des fournisseurs de services certifiés, qu’on appelle aussi points d’accès. Il vous faut un logiciel équipé pour fonctionner sur Peppol (de quoi ai-je besoin ?).
• L’inscription sur le réseau Peppol vaut accord pour recevoir des factures électroniques structurées.
• Si un client ne peut pas recevoir, pour des raisons techniques, vous n’êtes pas tenu de lui envoyer une facture structurée. Vous émettez quand même une facture, sur papier ou sous forme électronique, par exemple en PDF. De son côté, le client doit prendre sans délai les dispositions pour pouvoir recevoir (mesures à partir du 1er janvier 2026).

Période de tolérance et amendes

Une période générale de tolérance s’est appliquée pendant les trois premiers mois de 2026. Selon une actualité des autorités du 7 avril 2026, elle est terminée. Dans des circonstances exceptionnelles, l’administration peut encore renoncer à une amende, mais seulement après une analyse individuelle du dossier.

L’arrêté royal du 8 juillet 2025 fixe les amendes en cas d’absence des moyens techniques permettant d’émettre et de recevoir une facture électronique structurée : 1.500 euros pour une première infraction, 3.000 euros pour la deuxième et 5.000 euros pour chacune des suivantes. Une infraction ne compte comme deuxième ou suivante que si elle est constatée au plus tôt trois mois après la précédente.

Ce qu’il faut préparer

1. Vos propres données. Numéro de TVA et numéro d’entreprise corrects dans votre logiciel de facturation.
2. Votre inscription sur Peppol. Elle passe par votre logiciel de facturation et son fournisseur de services. Demandez qui s’en charge et à partir de quand elle est active.
3. Votre fichier clients. Chaque client professionnel a un numéro de TVA, vérifié dans la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Les particuliers sont clairement identifiés comme tels.
4. Les clients pas encore sur Peppol. Listez-les, envoyez-leur un PDF en attendant et demandez-leur quand ils seront raccordés.
5. La réception. Décidez dans quel logiciel arrivent les factures de vos fournisseurs et comment elles parviennent à la comptabilité.
6. Les notes de crédit. Envoyez une note de crédit par le même canal que la facture qu’elle corrige.
7. Votre comptable. S’il établit ou traite vos factures, convenez ensemble de qui envoie et reçoit quoi, et relisez ensemble les premières factures structurées.

Une solution gratuite ? Les autorités ne recommandent aucun produit. Pour les périodes imposables 2024 à 2027, les PME et les indépendants qui utilisent une formule d’abonnement peuvent appliquer une déduction majorée de 120 % sur leur logiciel de facturation (incitants fiscaux) : voyez avec votre comptable si vous y avez droit.

Un exemple : un chauffagiste et ses trois types de clients

Un chauffagiste de cinq techniciens travaille pour des particuliers, pour de petites entreprises comme une boulangerie et un garage, et pour le propriétaire de deux immeubles de bureaux. Ses pièces viennent d’un seul grossiste.

En décembre, la responsable du bureau passe le fichier clients en revue. Trois clients professionnels n’ont pas de numéro de TVA dans leur fiche : elle le complète et le vérifie dans la BCE. Avec le comptable, elle convient que les factures du grossiste arrivent via Peppol dans le logiciel comptable, et de qui les contrôle.

En janvier, la facture de la boulangerie part via Peppol, avec un PDF en copie pour le gérant. Le garage n’est pas encore sur Peppol : le bureau lui envoie la facture en PDF par e-mail, le note dans sa fiche et lui demande quand il sera raccordé. Une visite d’entretien facturée deux fois est corrigée par une note de crédit, envoyée par le même canal que la facture.

Comment cela fonctionne dans Digitalnatie Service Suite

• L’inscription Peppol au démarrage : la liste de démarrage contient une étape Peppol, sans écran dans l’application. L’inscription se fait au démarrage avec Digitalnatie, avec votre numéro BCE, votre accord et une vérification.
• Les coordonnées de votre entreprise : dans le profil de l’entreprise, l’administrateur saisit notamment le numéro de TVA et le numéro d’entreprise (BCE). Le numéro de TVA est vérifié à l’enregistrement.
• Vos clients : à la création d’un client, vous ajoutez son numéro de TVA au format BE0123.456.789. Dans les données du client, la recherche des données de l’entreprise reprend les informations officielles (VIES / BCE), à partir d’un numéro de TVA déjà enregistré.
• L’envoi via Peppol : si votre organisation est raccordée à Peppol, l’envoi d’une facture comptabilisée propose le canal Peppol (facture électronique) quand le client est sur Peppol, avec l’e-mail et son PDF en copie facultative. Si le client n’est pas sur Peppol, le choix Peppol est grisé, avec la raison. Un message confirme ensuite que la facture est partie via Peppol.
• Les particuliers et les clients hors Peppol : la facture part par e-mail avec le PDF, depuis l’adresse e-mail connectée de votre organisation. Si vous la remettez autrement, vous la marquez comme envoyée en indiquant le canal : votre propre e-mail, la poste, en main propre ou autre.
• La note de crédit : elle se fait sur une facture comptabilisée et porte toujours sur le montant total de la facture.
• Votre logiciel comptable : une clé API peut notamment lire les factures, et un webhook peut signaler qu’une facture ou une note de crédit a été comptabilisée. Aucun modèle de rôle ne donne ce droit technique : demandez-le à Digitalnatie.

Bon à savoir :

• Les factures s’envoient une par une : une facture par confirmation, sans envoi groupé.
• Tant que l’adresse e-mail de votre organisation n’est pas connectée, la facture indique qu’il faut télécharger le document et le remettre vous-même.
• Par défaut, l’administrateur et la comptabilité modifient, comptabilisent, envoient et créditent les factures.

Ce que couvre le module est détaillé sur la page facturation et achats. Le démarrage et sa liste d’étapes sont décrits dans mettre en place un nouveau logiciel, et la durée de conservation des factures dans la durée de conservation des documents.

Questions fréquentes

La facturation électronique est-elle obligatoire pour un indépendant ?

Oui, si l’indépendant a un numéro de TVA belge actif, même sous le régime de la franchise de taxe pour les petites entreprises. L’obligation ne vise pas les factures aux particuliers, mais il faut pouvoir recevoir les factures structurées de ses fournisseurs.

Faut-il facturer les particuliers via Peppol ?

Non. Selon l’information officielle des autorités, les factures sortantes adressées à des clients privés ne sont pas soumises à l’obligation, et le PDF reste valable pour elles. Si vous ne travaillez que pour des particuliers, vous devez toutefois pouvoir recevoir les factures structurées de vos fournisseurs.

L’obligation de facturation électronique a-t-elle été reportée ?

L’obligation s’applique depuis le 1er janvier 2026. Une période générale de tolérance a couru pendant les trois premiers mois de 2026 ; selon les autorités, elle est terminée. Si un client ne peut pas recevoir pour des raisons techniques, vous émettez une facture sur papier ou en PDF, et il doit prendre sans délai les dispositions nécessaires.

Une facture Peppol, c’est quoi ?

C’est une facture électronique structurée, envoyée par le réseau Peppol au format Peppol BIS, que le logiciel du client peut traiter automatiquement. On y accède par un logiciel connecté à Peppol, via un fournisseur de services certifié. Depuis le 1er janvier 2026, c’est la forme imposée entre entreprises belges assujetties à la TVA.

Comment envoyer une facture via Peppol dans Service Suite ?

Sur une facture comptabilisée, vous lancez l’envoi et choisissez Peppol comme canal. Ce choix apparaît si votre organisation est raccordée à Peppol et que le client l’est aussi ; sinon, il est grisé, avec la raison. L’inscription de votre entreprise sur Peppol se fait au démarrage, avec Digitalnatie.