Bewaartermijn van facturen in België: hoe lang bewaart een servicebedrijf wat?

Waarom bewaren in een servicebedrijf rommelig wordt

In een servicebedrijf ontstaan documenten op veel plaatsen tegelijk:

• Facturen in de facturatiesoftware, hun pdf's in een mailbox, de aankoopfacturen bij de boekhouder.
• Werkbonnen op papier van vóór de app, en nu digitale rapporten met foto's en een handtekening.
• Offertes en contracten in de map van een verkoper of de zaakvoerder.
• Loondocumenten bij het sociaal secretariaat.
• Termijnen die iemand ooit las en die sindsdien veranderden.

Wat u te vroeg weggooit, mist u bij een controle of een betwisting. Wat u te lang en ongeordend bewaart, neemt plaats in en maakt zoeken moeilijk.

Zeven of tien jaar? Wat er veranderde

U leest nog vaak tien jaar, en dat klopte een tijd. De wet van 20 november 2022 verlengde de fiscale bewaartermijn van zeven naar tien jaar. De wet van 18 december 2025, verschenen in het Belgisch Staatsblad van 30 december 2025, bracht die termijn terug naar zeven jaar:

• Btw: in artikel 60 van het Btw-Wetboek wordt "tien" opnieuw "zeven", voor de btw die opeisbaar werd vanaf 1 januari 2023.
• Inkomstenbelastingen: in artikel 315 van het WIB 92 wordt "tiende" opnieuw "zevende", vanaf aanslagjaar 2023.

Websites, sjablonen en zelfs interne afspraken van vóór 2026 vermelden dus soms nog tien jaar. Vraag uw boekhouder welke termijn hij voor uw dossier toepast.

De bewaartermijnen in één tabel

De termijnen zoals de officiële bronnen ze vermelden op 30 oktober 2026:

Voor sommige stukken, bijvoorbeeld over onroerende goederen, kunnen langere termijnen gelden: vraag uw boekhouder wat voor uw onderneming geldt. De teksten van het Wetboek van economisch recht komen van de Commissie voor Boekhoudkundige Normen, die ze als officieuze coördinatie publiceert. Uw boekhouding bij de boekhouder blijft de referentie: leg de termijnen voor uw onderneming samen met hem vast, en die voor de sociale documenten met uw sociaal secretariaat.

En werkbonnen, rapporten, offertes en contracten?

Die documenten krijgen in de bronnen hierboven geen eigen termijn. Bekijk ze daarom vanuit drie vragen:

1. Staaft het document een boeking? Volgens het boekhoudrecht gebeurt elke boeking aan de hand van een gedagtekend verantwoordingsstuk. Ondersteunt een getekende werkbon of een bestelbon een factuur, vraag uw boekhouder dan of hij hem als verantwoordingsstuk beschouwt. Dan volgt hij de termijn uit de tabel.
2. Hebt u het nodig voor uw werk? Een rapport is ook het geheugen van een installatie: wat er vervangen werd, welke storing terugkomt. Hoe lang dat nuttig is, beslist u zelf, bijvoorbeeld zolang u de installatie onderhoudt.
3. Kan er nog een betwisting of een garantievraag komen? Leg dat aan uw juridisch adviseur voor, voor u een contract of een getekend rapport vernietigt.

Staan er gegevens van particulieren in, kijk dan ook na wat de AVG vraagt. Welke vragen u een softwareleverancier over uw gegevens stelt, leest u in bedrijfsgegevens in de cloud.

Digitaal bewaren: terugvindbaar en leesbaar

Wat de officiële bronnen over de vorm zeggen:

• Boekhouding: verantwoordingsstukken mogen in origineel of in afschrift bewaard worden. Voor de boeken moet de drager de onveranderlijkheid en de toegankelijkheid van de gegevens verzekeren, gedurende de volledige bewaartermijn (koninklijk besluit van 21 oktober 2018, art. 8).
• Sociale documenten: ze mogen in om het even welke vorm bewaard worden, op voorwaarde dat de kopieën leesbaar zijn en een efficiënt toezicht mogelijk maken.
• Btw: in welke vorm u facturen bewaart, ook de e-facturen die sinds 2026 via Peppol binnenkomen, spreekt u af met uw boekhouder. Meer over die facturen leest u in e-facturatie en Peppol.

Praktische afspraken die het zoeken makkelijk maken:

1. Eén plaats per soort document. Facturen in de boekhouding, werkbonnen en rapporten bij de interventie, attesten en handleidingen bij de installatie.
2. Leesbare formaten. Een pdf opent u over zeven jaar nog; een bestand uit een programma dat u niet meer hebt, misschien niet.
3. Toegang op naam. Niet iedereen hoeft alles te zien of te kunnen verwijderen.
4. Een kopie buiten het kantoor, en af en toe een test of u er iets uit terugvindt.
5. Exporteren vóór u van software verandert of een contract stopzet. Bewaar wat u nodig hebt op een plaats die u zelf beheert.
6. Eén opruimmoment per jaar, bijvoorbeeld in januari, met de lijst die u met uw boekhouder opstelde.

Een voorbeeld: een waterbehandelingsbedrijf ruimt zijn archief op

Een bedrijf dat waterverzachters plaatst en onderhoudt, heeft een kelder vol dozen: facturen, kasticketjes en papieren werkbonnen uit de tijd vóór de app. De bureauverantwoordelijke wil plaats maken, maar niets weggooien wat nog nodig is.

Ze maakt een lijst per soort document en legt die voor aan de boekhouder. Die bevestigt welke jaren facturen en boekhoudstukken weg mogen, en welke werkbonnen bij een factuur horen. Het sociaal secretariaat bevestigt dat het de loondocumenten bijhoudt. De papieren werkbonnen van installaties die het bedrijf nog onderhoudt, gaan niet naar de papiervernietiger: de techniekers gebruiken die historiek nog. De rest wordt na akkoord van de zaakvoerder vernietigd.

Voor de toekomst spreken ze af dat elk rapport, elke foto en elk attest bij de interventie of de installatie in de software staat, en dat de lijst elk jaar in januari opnieuw overlopen wordt.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

Service Suite bewaart de documenten van uw werk bij het record waar ze bij horen. Het is geen wettelijk archief en garandeert niet dat u aan uw bewaarplichten voldoet: de boekhouding bij uw boekhouder blijft de referentie.

• Archief: archiveren haalt een record uit de werklijsten, zonder iets te verwijderen. In Inzichten › Archief vindt u de gearchiveerde Interventies, Installaties, Klanten, Locaties, Onderhoudscontracten en andere records terug, met filters zoals Gearchiveerd op en Door. Elk record opent nog altijd met zijn historiek, documenten en koppelingen, en Terugzetten zet het terug in de werklijsten.
• Op de installatie: het tabblad Documenten bewaart handleidingen, attesten en foto's. De schakelaar Zichtbaar voor de klant bepaalt of de klant een document in zijn portaal ziet. Daarnaast tonen Interventies, Onderhoudshistoriek en Logboek wat er gebeurde.
• Op de interventie: het rapport, de foto's en de handtekeningen staan in Rapport en Bewijs, andere documenten in Logboek › Bijlagen (maximaal 10 MB). Na Volledig voltooid zijn de bewijsstukken vergrendeld. Een correctie van het rapport gebeurt met Corrigeren, met een verplichte reden en een nieuwe versie; de handtekeningen, wie tekende en wanneer, veranderen nooit. PDF uit de Service Suite is de pdf die de klant ontvangt.
• In het klantdossier: Bestanden bewaart de documenten van de klant, tot 10 MB per bestand. Rapporten, offertes en facturen blijven bij hun interventie, offerte of factuur.
• Facturen: offertes en facturen worden niet gearchiveerd en blijven in hun eigen scherm. PDF downloaden haalt het document van een factuur op.
• Uren: Periode afsluiten bewaart de cijfers en de exports en vergrendelt de urenregels. Loonexport maakt een Excel-bestand voor uw sociaal secretariaat, dat u zelf doorstuurt.
• Back-ups: volgens de veelgestelde vragen gaat er elke nacht een versleutelde kopie buiten de server, met een kopie per dag voor de laatste 7 dagen, per week voor de laatste 4 weken en per maand voor de laatste 6 maanden. Het herstel wordt regelmatig getest.

Goed om te weten:

• Een back-up dient om terug te zetten na een probleem en gaat hoogstens zes maanden terug. Wat sinds de kopie gewijzigd werd, staat er niet in.
• Na het einde van het contract kunt u uw gegevens 30 dagen exporteren. Daarna worden ze binnen 90 dagen gewist. Exporteer dus op tijd wat u wilt bewaren.
• Een interventie verwijdert u niet: u annuleert ze.
• De automatische archiveringsregel voor interventies staat voor iedereen uit.

Hoe de historiek van een toestel bruikbaar blijft, leest u in historiek per installatie, en hoe het getekende rapport bij de klant komt in het interventierapport naar de klant. Wat het klantdossier bundelt, staat bij het 360°-klantdossier.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet u facturen bewaren in België?

Voor de btw zeven jaar: de wet van 18 december 2025 bracht de termijn van artikel 60 van het Btw-Wetboek terug van tien naar zeven jaar, voor de btw die opeisbaar werd vanaf 1 januari 2023. Ook het boekhoudrecht en de inkomstenbelastingen werken met zeven jaar. Kijk de termijn voor uw dossier na met uw boekhouder.

Waarom lees ik soms nog tien jaar?

Een wet van 20 november 2022 had de fiscale bewaartermijn van zeven naar tien jaar verlengd. De wet van 18 december 2025, verschenen in het Belgisch Staatsblad van 30 december 2025, bracht ze terug naar zeven jaar. Oudere bronnen vermelden daarom nog tien jaar.

Mag u facturen en verantwoordingsstukken digitaal bewaren?

Het boekhoudrecht laat toe verantwoordingsstukken in origineel of in afschrift te bewaren. Voor de boeken moet de drager de gegevens onveranderlijk en toegankelijk houden, de hele bewaartermijn lang. Hoe u facturen voor de btw bewaart, spreekt u af met uw boekhouder.

Hoe lang bewaart u sociale documenten?

Het personeelsregister, de individuele rekening en hun bijlagen, zoals kopieën van loonstaten, bewaart u vijf jaar, volgens de FOD Werkgelegenheid. Ze mogen in elke vorm bewaard worden, als de kopieën leesbaar zijn. Werkt u met een sociaal secretariaat, vraag dan wat het voor u bijhoudt.

Wat gebeurt er met mijn documenten als ik stop met Service Suite?

U kunt uw gegevens gedurende 30 dagen na het einde van het contract exporteren; het is aan u om binnen die termijn te bewaren wat u nodig hebt. Daarna worden de gegevens binnen 90 dagen gewist.