E-facturatie verplicht sinds 2026: wat Peppol betekent voor een servicebedrijf

Wat er sinds 1 januari 2026 verandert

Sinds 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen elkaar gestructureerde elektronische facturen sturen. Zo'n factuur gaat rechtstreeks van de software van de ene onderneming naar die van de andere, via het Peppol-netwerk. Een pdf per e-mail of via een platform volstaat tussen ondernemingen niet meer. U moet ook de gestructureerde facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen. Zo staat het op de officiële site efactuur.belgium.be.

Voor een servicebedrijf met techniekers komt dat neer op vier stromen:

• Zakelijke klanten met een btw-nummer, zoals een bakkerij, een garage of de eigenaar van een kantoorgebouw, krijgen hun factuur als e-factuur via Peppol.
• Particulieren vallen er niet onder. Hun factuur mag nog als pdf per e-mail vertrekken.
• Uw leveranciers, zoals de groothandel in onderdelen, sturen hun facturen via Peppol. U moet ze kunnen ontvangen, ook als u alleen voor particulieren werkt.
• Creditnota's kunnen langs hetzelfde netwerk: de overheid beschrijft Peppol als een netwerk voor gestructureerde gegevens zoals facturen en creditnota's. Hoe u er een opmaakt, leest u in een creditnota opmaken.

Hoe een afgewerkte interventie zonder overtypen een factuur wordt, staat in van werkbon tot factuur.

Wie valt onder de verplichting?

De verplichting hangt af van het btw-statuut van u en van uw klant. Volgens de officiële pagina over wie onder e-facturatie valt:

Is een van beide partijen niet btw-plichtig, dan geldt de verplichting niet tussen hen. Een vzw zonder btw-nummer krijgt dus geen e-factuur van u; een vzw met een actief btw-nummer wel. Twijfelt u over het statuut van uw onderneming of van een klant, kijk het dan na met uw boekhouder.

Wat is een gestructureerde e-factuur?

Een gewone elektronische factuur, zoals een pdf, heeft een vrije vorm, zolang de verplichte gegevens erop staan. Een gestructureerde factuur wordt opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm, zodat de software van uw klant ze automatisch kan verwerken. Tussen Belgische ondernemingen is een pdf sinds 2026 niet meer toegelaten; voor andere facturen, zoals aan particulieren, blijft hij geldig (wat is een elektronische factuur?).

Hoe het netwerk werkt:

• Peppol is een beveiligd netwerk voor gestructureerde gegevens. De facturen gebruiken het formaat Peppol BIS, dat de Europese norm EN 16931 volgt (hoe werkt e-facturatie?).
• Toegang krijgt u via gecertificeerde service providers, ook access points genoemd. U hebt software nodig die via Peppol kan werken (wat heb ik nodig?).
• Registratie op het Peppol-netwerk geldt als akkoord om gestructureerde e-facturen te ontvangen.
• Kan een klant niet ontvangen, om technische redenen, dan bent u niet verplicht hem een e-factuur te sturen. U reikt dan wel een factuur uit op papier of in elektronische vorm, zoals een pdf. De klant moet zonder uitstel de nodige stappen zetten om te kunnen ontvangen (bericht van 19 december 2025).

Tolerantie en boetes

Tijdens de eerste drie maanden van 2026 gold een algemene tolerantieperiode. Volgens een bericht van de overheid van 7 april 2026 is die afgelopen. In uitzonderlijke omstandigheden kan de administratie nog beslissen geen boete op te leggen, alleen na een individuele analyse van het dossier.

Het koninklijk besluit van 8 juli 2025 legt de boetes vast voor wie niet over de technische middelen beschikt om gestructureerde e-facturen uit te reiken en te ontvangen: 1.500 euro voor een eerste overtreding, 3.000 euro voor een tweede en 5.000 euro voor elke volgende. Een overtreding telt pas als tweede of volgende als de administratie ze ten vroegste drie maanden na de vorige vaststelt.

Checklist: wat bereidt u voor?

1. Uw eigen gegevens. Btw-nummer en ondernemingsnummer staan juist in uw facturatiesoftware.
2. Uw registratie op Peppol. Ze loopt via uw facturatiesoftware en haar service provider. Vraag na wie ze doet en wanneer ze actief is.
3. Uw klantenbestand. Elke zakelijke klant heeft een btw-nummer, gecontroleerd in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Particulieren staan duidelijk als particulier.
4. Klanten die nog niet op Peppol zitten. Noteer wie dat zijn, stuur hen voorlopig een pdf en vraag wanneer ze aangesloten zijn.
5. Ontvangen. Spreek af in welke software de facturen van uw leveranciers binnenkomen en hoe ze bij de boekhouding geraken.
6. Creditnota's. Stuur een creditnota langs hetzelfde kanaal als de factuur die ze rechtzet.
7. Uw boekhouder. Maakt of verwerkt hij uw facturen, stem dan samen af wie wat verstuurt en ontvangt, en kijk de eerste e-facturen samen na.

Zoekt u een gratis oplossing? De overheid raadt geen product aan en schrijft dat e-facturatie niet duur hoeft te zijn. Kleine kmo's en zelfstandigen met een abonnementsformule kunnen voor de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027 een verhoogde kostenaftrek van 120 % toepassen op hun facturatiepakket (fiscale stimulansen). Of dat voor u geldt, beslist u met uw boekhouder.

Een voorbeeld: een verwarmingsinstallateur met drie soorten klanten

Een verwarmingsinstallateur met vijf techniekers werkt voor particulieren, voor kleine ondernemingen zoals een bakkerij en een garage, en voor de eigenaar van twee kantoorgebouwen. De onderdelen komen van één groothandel.

In december loopt de bureauverantwoordelijke het klantenbestand door. Drie zakelijke klanten hebben geen btw-nummer in hun fiche: ze vult het aan en controleert het in de KBO. De particulieren blijven zoals ze waren. Met de boekhouder spreekt ze af dat de facturen van de groothandel via Peppol in de boekhoudsoftware binnenkomen, en wie ze daar nakijkt.

In januari vertrekt de factuur van de bakkerij via Peppol, met een pdf als kopie naar de zaakvoerder. De garage zit nog niet op Peppol. Het kantoor stuurt de factuur per e-mail met de pdf, noteert het in de klantfiche en vraagt de garage wanneer ze aangesloten is. Een onderhoudsbezoek dat twee keer gefactureerd werd, wordt rechtgezet met een creditnota langs hetzelfde kanaal als de factuur.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

• Peppol-registratie bij de start: de opstartchecklist in Aan de slag heeft een stap Peppol. Daar hoort geen scherm bij: de registratie gebeurt bij de start samen met Digitalnatie, met uw KBO-nummer, uw akkoord en een controle.
• Uw bedrijfsgegevens: in Configuratie › Bedrijfsprofiel vult de beheerder onder meer het Btw-nummer en het Ondernemingsnummer (KBO) in. Het btw-nummer wordt bij het bewaren gecontroleerd.
• Uw klanten: bij Nieuwe klant vult u het Btw-nummer in, in het formaat BE0123.456.789. Via ⋯ › Klantgegevens wijzigen neemt Bedrijfsgegevens opzoeken de officiële gegevens over (VIES / KBO), op een btw-nummer dat al bewaard is.
• Versturen via Peppol: is uw organisatie op Peppol aangesloten, dan opent Versturen op een geboekte factuur het venster "Factuur versturen?". Onder Verzenden via kiest u Peppol (e-factuur), aangeboden wanneer de klant op Peppol zit, met E-mail met PDF als optionele kopie. Zit de klant niet op Peppol, dan is de keuze Peppol grijs, met de reden. Daarna meldt de Service Suite "Factuur via Peppol verstuurd".
• Particulieren en klanten zonder Peppol: de factuur vertrekt per e-mail met de pdf, vanaf het gekoppelde e-mailaccount van uw organisatie. Bezorgt u ze op een andere manier, dan noteert u dat met Markeer als verstuurd en het kanaal: Eigen e-mail, Post, Overhandigd of Andere.
• Creditnota: op een geboekte factuur, met Creditnota. Ze geldt altijd voor het volledige bedrag van de factuur.
• Uw boekhoudsoftware: een API-sleutel kan onder meer de facturen lezen, en een webhook kan een melding sturen bij Factuur of creditnota geboekt. Het technische recht daarvoor zit in geen enkel rolsjabloon: u vraagt het aan Digitalnatie.

Goed om te weten:

• De Peppol-registratie gebeurt niet in de applicatie: u vraagt ze aan Digitalnatie.
• U verstuurt factuur per factuur: één factuur per bevestiging, zonder groepsverzending.
• Zolang het e-mailaccount van uw organisatie niet gekoppeld is, toont de factuur "E-mail is niet gekoppeld. Download het document en bezorg het zelf."
• Wijzigen, boeken, versturen en crediteren doen standaard de beheerder en de boekhouding.

Wat de module verder omvat, leest u bij facturatie en aankoop. De opstart met de checklist staat in nieuwe software invoeren, en hoe lang u facturen en andere stukken bewaart in de bewaartermijn van facturen.

Veelgestelde vragen

Is e-facturatie verplicht voor een eenmanszaak?

Ja, als de eenmanszaak een actief Belgisch btw-nummer heeft, ook met de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen. Voor facturen aan particulieren geldt ze niet, maar u moet wel de e-facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen.

Moet ik particulieren via Peppol factureren?

Nee. Volgens de officiële informatie van de overheid geldt de verplichting niet voor uitgaande facturen aan particuliere klanten, en blijft een pdf voor hen geldig. Werkt u alleen voor particulieren, dan moet u wel de gestructureerde facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen.

Is de Peppol-verplichting uitgesteld?

De verplichting geldt sinds 1 januari 2026. Tijdens de eerste drie maanden van 2026 gold een algemene tolerantieperiode, die volgens de overheid afgelopen is. Kan een klant om technische redenen nog niet ontvangen, dan reikt u een factuur op papier of als pdf uit, en moet de klant zonder uitstel de nodige stappen zetten.

Welke boete riskeert u zonder e-facturatie?

Een koninklijk besluit van 8 juli 2025 voorziet 1.500 euro voor een eerste overtreding, 3.000 euro voor een tweede en 5.000 euro voor elke volgende, voor wie niet over de technische middelen beschikt om gestructureerde e-facturen uit te reiken en te ontvangen. In uitzonderlijke omstandigheden kan de administratie na een individuele analyse afzien van een boete. Kijk uw situatie na met uw boekhouder.

Hoe verstuur ik een factuur via Peppol in Service Suite?

Op een geboekte factuur klikt u op Versturen en kiest u onder Verzenden via voor Peppol (e-factuur). Die keuze verschijnt als uw organisatie op Peppol aangesloten is en de klant op Peppol zit; anders is ze grijs, met de reden. De registratie van uw bedrijf op Peppol gebeurt bij de start, samen met Digitalnatie.