Gestion de stock du magasin d’une société de service : minimum, maximum et comptages

Là où ça coince au magasin

Le magasin central d’une société de service contient des pièces, du matériel et des consommables, souvent des centaines d’articles. Ce qui se passe le plus souvent :

• La même pièce sous trois noms. Personne ne sait combien il y en a vraiment.
• Pas d’emplacement fixe. Seul celui qui a rangé la pièce sait où la trouver.
• Commander à l’œil. On commande quand la boîte paraît vide, et c’est souvent trop tard.
• Se servir sans rien noter. Un technicien prend vite quelque chose le matin, et le comptage n’est plus juste.
• Compter une fois par an. Les écarts sont alors trop anciens pour être expliqués.

La conséquence : un technicien chez le client les mains vides, ou un deuxième déplacement pour une seule pièce.

La base : une référence et un emplacement par article

1. Un article, une référence. Choisissez une façon fixe de nommer, par exemple le type, la dimension et la matière : « Vanne à bille 1/2 laiton ». Ajoutez la référence du fournisseur, et éventuellement un code-barres.
2. Un emplacement avec un code. Un code par étagère, niveau et casier, comme A-05-1, sur l’étagère et dans votre liste.
3. Les pièces fréquentes près de la sortie. Les pièces lourdes en bas, celles qui servent rarement au fond ou en haut.
4. Les biens et les services séparés. La main-d’œuvre et les forfaits n’ont pas de stock et restent hors des comptages.
5. Une décision pour le stock dormant. Les pièces d’appareils que vous n’entretenez plus, vous les renvoyez, les vendez ou les amortissez, en accord avec votre comptable.

Calculer le stock minimum, le stock d’alerte et le maximum

Trois notions à distinguer :

• Le stock de sécurité est la réserve pour une semaine chargée ou une livraison en retard.
• Le stock d’alerte, ou point de commande, est le niveau auquel vous commandez. On l’appelle souvent le stock minimum.
• Le stock maximum est le niveau atteint après une commande.

Une formule courante pour le calcul du stock d’alerte :

Stock d’alerte = consommation moyenne par jour × délai de livraison du fournisseur en jours + stock de sécurité

Pour le stock de sécurité, prenez par exemple la consommation de quelques jours en plus. Le maximum est le stock d’alerte plus la quantité commandée en une fois.

Un exemple de calcul pour un article, avec des valeurs à adapter :

Cette formule est un point de départ. Ajustez avec ces règles :

• Choisissez une période représentative. Les pièces de chauffage partent plus vite en hiver qu’en été. Recalculez avant la saison.
• Comptez aussi ce qui part vers les camionnettes. La consommation du magasin, c’est tout ce qui en sort.
• Donnez un minimum bas aux pièces chères qui servent rarement. Une carte électronique précise se commande plutôt pour une intervention donnée.
• Revoyez un minimum après chaque rupture, et chaque fois qu’un fournisseur change son délai.

Compter : quelques articles souvent, ou tout une fois par an ?

Les deux ne s’excluent pas. Avec un comptage tournant, vous comptez le plus souvent ce qui bouge beaucoup ou coûte cher. Quelques règles pour chaque comptage :

• Comptez un casier quand rien n’est en cours, sans transfert préparé mais pas encore confirmé.
• Donnez une raison à chaque écart : endommagé, perdu, retrouvé ou retour non enregistré. La raison dit où le circuit fuit.
• Pour un gros écart, recomptez avant de corriger.

Pour la comptabilité, toute entreprise soumise à l’obligation comptable procède au moins une fois par an aux opérations nécessaires pour établir un inventaire (article III.89 du Code de droit économique, vérifié le 30 octobre 2026). Voyez avec votre comptable comment compter et évaluer le stock pour cet inventaire.

Les transferts vers les camionnettes

Une grande partie du stock part vers les camionnettes. Un seul circuit fonctionne le mieux : une demande, une approbation, le magasin prépare et confirme le transfert. Préparez à un moment fixe, par exemple la veille après-midi, et ne laissez pas les techniciens se servir eux-mêmes. Pour tenir la camionnette à niveau, lisez le stock de la camionnette.

Ce qui ralentit encore le travail au magasin :

• des pièces fréquentes au fond, et des pièces lourdes en hauteur ;
• des casiers trop pleins ;
• des livraisons qui restent dans le couloir ;
• une préparation au dernier moment, pendant que le technicien attend.

Gérer son stock dans Excel : jusqu’où ça tient ?

Une liste Excel avec la référence, l’emplacement, le minimum et le stock suffit dans un petit magasin où une seule personne prend et réassortit tout. Elle décroche dès que plusieurs personnes se servent, que les camionnettes ont leur propre stock ou que vous voulez la consommation par intervention.

Un exemple : le magasin d’un chauffagiste

Un chauffagiste qui compte quelques techniciens a un magasin derrière le bureau. Le magasinier donne un code à chaque casier et range les pièces les plus demandées près de la porte. Pour les articles qui tournent le plus, il calcule un minimum et un maximum avec la consommation du dernier mois et le délai du grossiste, et il les recalcule avant la saison de chauffe.

Chaque vendredi, il compte quelques casiers et note la raison de chaque écart. Il prépare les pièces demandées l’après-midi précédent, par camionnette. À la fin de l’exercice, tout est compté une fois, comme convenu avec le comptable.

Comment cela fonctionne dans Digitalnatie Service Suite

Le magasin se trouve dans le menu des pièces. C’est le stock central, et chaque camionnette a en plus son propre stock.

• Les articles : quatre chiffres filtrent la liste d’un clic. Ils comptent tous les articles, ceux sous le minimum, ceux épuisés au magasin et ceux en stock dans une camionnette. Les colonnes montrent le disponible, le minimum et le maximum, la couverture en jours d’après la consommation des 30 derniers jours, et cette consommation. Un filtre montre les articles à commander.
• Les règles de réassort : sur la fiche article, vous fixez un minimum et un maximum par emplacement du magasin. Sous le minimum, Service Suite crée seul un réassort ou une demande d’achat jusqu’au maximum. Les minimums des camionnettes se règlent dans le stock des camionnettes.
• Les emplacements et le plan : cherchez une pièce, et la vue en structure montre le chemin jusqu’au casier. Une fois le plan dessiné, il montre où se trouve une pièce, aussi dans les camionnettes.
• La réorganisation repère les emplacements trop pleins, les pièces fréquentes loin de la sortie, les pièces lourdes rangées haut et celles qui devraient être dans les camionnettes. Une proposition ne déplace jamais de stock.
• Les comptages : sur la fiche article, l’enregistrement d’un comptage porte sur l’emplacement principal, et un casier se compte à part. L’écart est enregistré comme correction de stock. Dans une camionnette, une correction de comptage demande toujours une raison.
• Les transferts : une demande approuvée devient un transfert de réassort vers la camionnette. Le magasin prépare et valide ; c’est seulement à ce moment que le stock quitte le magasin. L’onglet des mouvements montre chaque entrée et sortie.
• Qui voit quoi : l’administrateur et le Warehouse Manager gèrent tout le magasin, y compris les articles, les règles de réassort et les comptages. Le responsable et le Warehouse Employee traitent aussi les transferts. Le planificateur ne voit que les emplacements et le plan. La comptabilité et la vente n’ont pas accès au magasin.

Les catégories, emplacements et camionnettes se créent dans la configuration du stock et des pièces. Vos articles et votre stock de départ s’importent depuis un fichier Excel ou CSV : voyez importer ses données clients.

Bon à savoir :

• Activer les emplacements de stock dans les règles de l’entreprise est définitif : vous ne pouvez plus les désactiver depuis l’application.
• Les lots et numéros de série ne se saisissent pas dans l’application. Un tel transfert ou comptage se termine en dehors de l’application : demandez-le à Digitalnatie.
• Un transfert validé ne s’annule pas dans l’application, et il n’existe pas de transfert d’une camionnette à une autre.

Voyez aussi la page stock et pièces et l’article sur la résolution au premier passage. Les pièces les plus utilisées font partie des KPI d’un service technique.

Questions fréquentes

Comment calculer le stock minimum d’un article ?

Une formule courante est la consommation moyenne par jour multipliée par le délai de livraison du fournisseur en jours, plus un stock de sécurité pour une période chargée ou une livraison en retard. Prenez la consommation d’une période représentative et ajustez le minimum après chaque rupture. Cette formule est un point de départ, pas une norme.

Quelle différence entre stock de sécurité et stock d’alerte ?

Le stock de sécurité est la réserve pour ce qui s’écarte de la consommation habituelle. Le stock d’alerte, souvent appelé stock minimum, est le niveau auquel vous commandez : la consommation pendant le délai de livraison plus ce stock de sécurité. Quand le stock passe sous le stock d’alerte, vous commandez jusqu’au maximum.

À quelle fréquence faut-il compter le stock du magasin ?

Comptez chaque semaine quelques articles ou casiers, et le plus souvent les pièces qui bougent beaucoup ou coûtent cher. Un écart apparaît ainsi tant que quelqu’un peut encore l’expliquer. Pour la comptabilité, il faut en plus un inventaire au moins une fois par an ; voyez avec votre comptable comment compter et évaluer ce stock.

Que fait Service Suite quand un article passe sous son minimum ?

L’article apparaît parmi les articles sous le minimum. Avec une règle de réassort sur la fiche article, Service Suite crée seul un réassort ou une demande d’achat jusqu’au maximum. Les minimums des camionnettes se règlent à part, dans le stock des camionnettes.