Voorraadbeheer in het magazijn van een servicebedrijf: minimum, maximum en tellen

Waar het misloopt in het magazijn

Het centrale magazijn van een servicebedrijf bevat onderdelen, materiaal en verbruiksgoederen, vaak honderden artikelen. Wat er meestal misgaat:

• Hetzelfde onderdeel onder drie namen. Niemand weet hoeveel er echt liggen.
• Geen vaste plaats. Een onderdeel vindt alleen wie het zelf weggelegd heeft.
• Bestellen op zicht. Er wordt besteld als de doos leeg lijkt, en dat is vaak te laat.
• Uitnemen zonder te noteren. Een technieker neemt 's ochtends snel iets mee, en de telling klopt niet meer.
• Eén keer per jaar tellen. De verschillen zijn dan zo oud dat niemand ze nog kan verklaren.

Het gevolg ziet u buiten het magazijn: een technieker die met lege handen bij de klant staat, of een tweede rit voor één onderdeel.

De basis: één referentie en één plaats per artikel

1. Eén artikel, één referentie. Kies een vaste manier van benoemen, bijvoorbeeld soort, maat en materiaal: "Kogelkraan 1/2 messing". Noteer de referentie van de leverancier erbij, en eventueel een barcode.
2. Een eenheid die klopt. Tel in dezelfde eenheid als waarin u verbruikt: stuks, meter of doos.
3. Een vaste plaats met een code. Een code per rek, niveau en vak, zoals A-05-1, op het rek en in uw lijst.
4. Vaak gebruikte onderdelen dicht bij de uitgang. Zware onderdelen liggen laag, zelden gebruikte achteraan of bovenaan.
5. Goederen en diensten apart. Arbeid en forfaits hebben geen voorraad en horen niet in uw tellingen.
6. Een beslissing over de dode voorraad. Onderdelen voor toestellen die u niet meer onderhoudt, stuurt u terug, verkoopt u of schrijft u af, in overleg met uw boekhouder.

Een minimum en een maximum per artikel

Het minimum is het niveau waarop u aanvult: zakt de voorraad eronder, dan bestelt u. Het maximum is de hoeveelheid waar u na een bestelling op uitkomt.

Een gangbare vuistregel om de minimumvoorraad te berekenen, in de logistiek ook het bestelpunt genoemd:

Minimum = gemiddeld verbruik per dag × levertijd van de leverancier in dagen + veiligheidsvoorraad

De veiligheidsvoorraad vangt op wat afwijkt van het gewone verbruik, zoals een drukke week of een late levering. Een eenvoudige manier is het verbruik van enkele extra dagen te nemen. Het maximum is het minimum plus de hoeveelheid die u in één keer wilt bestellen, bijvoorbeeld het verbruik van een maand.

Een rekenvoorbeeld voor één artikel, met waarden om aan te passen:

Die vuistregel is een vertrekpunt. Stuur bij met deze regels:

• Kies een representatieve periode. Onderdelen voor verwarming gaan in de winter sneller dan in de zomer. Herbereken voor het seizoen begint.
• Tel ook wat naar de bestelwagens gaat. Het verbruik van het magazijn is alles wat eruit gaat.
• Geef dure onderdelen die zelden dienen een laag minimum. Een specifieke printplaat bestelt u liever voor een concrete interventie.
• Herbekijk een minimum na elk tekort, en telkens een leverancier zijn levertijd wijzigt.
• Begin met de artikelen die het vaakst bewegen.

Tellen: weinig artikelen vaak, of alles één keer per jaar?

Beide sluiten elkaar niet uit. Wie spreidt, telt het vaakst wat veel beweegt of veel kost. Enkele regels voor elke telling:

• Tel een vak als er niets onderweg is, dus zonder overboeking die klaargezet maar nog niet bevestigd is.
• Geef elk verschil een reden: beschadigd, verloren, gevonden of retour niet geboekt. De reden zegt waar het circuit lekt.
• Bij een groot verschil telt u opnieuw voor u corrigeert.

Voor de boekhouding verricht elke boekhoudplichtige onderneming minstens één keer per jaar de opnemingen die nodig zijn voor een inventaris (artikel III.89 van het Wetboek van economisch recht, nagekeken op 30 oktober 2026). Hoe u de voorraad daarvoor telt en waardeert, bespreekt u met uw boekhouder.

Overboekingen naar de bestelwagens

Een groot deel van wat het magazijn verlaat, gaat naar de bestelwagens. Ook daar werkt één circuit het best: een aanvraag, een goedkeuring, het magazijn zet klaar en bevestigt de overboeking. Zet klaar op een vast moment, bijvoorbeeld de namiddag voor de interventies van morgen, en laat techniekers niet zelf uit de rekken nemen. Hoe u de bestelwagen zelf op peil houdt, leest u in voorraad in de bestelwagen.

Wat het werk in het magazijn verder vertraagt:

• vaak gebruikte onderdelen achteraan, en zware bovenaan;
• overvolle vakken, waar een doos achter een andere verdwijnt;
• leveringen die in de gang blijven staan tot iemand tijd heeft;
• klaarzetten op het laatste moment, terwijl de technieker wacht.

Voorraadbeheer in Excel: tot waar werkt het?

Een Excel-lijst met referentie, plaats, minimum en voorraad werkt in een klein magazijn waar één persoon alles uitneemt en aanvult. Ze loopt achter zodra meerdere mensen uit het magazijn nemen, de bestelwagens een eigen voorraad hebben of u per interventie wilt weten welke onderdelen gebruikt werden.

Een voorbeeld: het magazijn van een verwarmingsbedrijf

Een verwarmingsbedrijf met een handvol techniekers heeft een magazijn achter het kantoor. De magazijnier geeft elk vak een code en zet de pompen, kranen en pakkingen die het vaakst dienen in het rek naast de deur. Voor de artikelen die het meest bewegen berekent hij een minimum en een maximum met het verbruik van de laatste maand en de levertijd van de groothandel. Voor het stookseizoen herberekent hij ze.

Elke vrijdag telt hij een paar vakken, en bij elk verschil noteert hij de reden. Techniekers vragen hun onderdelen aan, en hij zet ze de namiddag ervoor klaar per bestelwagen. Op het einde van het boekjaar wordt alles één keer geteld, zoals afgesproken met de boekhouder.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

Het magazijn staat in Onderdelen › Magazijn, met de tabbladen Artikelen, Overboekingen, Bewegingen, Locaties, Warehouse 2D/3D, Indeling en Herschikken. Elke bestelwagen heeft daarnaast een eigen voorraad.

• Artikelen: de cijfers Totaal artikelen, Onder minimum, Uitverkocht en In bussen filteren de lijst. De kolommen tonen Beschikbaar, Min – max, Dekking in dagen op basis van het verbruik van de laatste 30 dagen, en Verbruik 30 d. De filter Bij te bestellen toont wat besteld moet worden.
• Aanvulregels: op de Artikelfiche legt u een minimum en een maximum vast per opslaglocatie van het magazijn. Onder het minimum maakt Service Suite zelf een aanvulling of een aankoopaanvraag aan tot het maximum. De minimums van de bestelwagens stelt u in bij Busvoorraad.
• Locaties en plan: zoek een onderdeel, en de weergave Structuur toont het pad tot het vak. Zodra het plan getekend is, toont Warehouse 2D/3D waar een onderdeel ligt, ook in de bestelwagens.
• Herschikken: Voorstellen berekenen zoekt overvolle opslaglocaties, vaak gebruikte onderdelen ver van de uitgang, zware onderdelen die hoog liggen en onderdelen die in de bestelwagens zouden moeten zitten. Een voorstel verplaatst nooit voorraad.
• Tellen: Telling boeken op de Artikelfiche telt de hoofdlocatie, en een vak telt u met Tellen…. Het verschil wordt als voorraadcorrectie geregistreerd. In een bestelwagen vraagt Telling corrigeren altijd een reden.
• Overboekingen: een goedgekeurde aanvraag wordt een overboeking Aanvulling bestelwagen. Het magazijn zet klaar en klikt op Valideren; pas dan verlaat de voorraad het magazijn. Bewegingen toont elke in- en uitgang.
• Wie wat ziet: de beheerder en de Warehouse Manager beheren het hele magazijn, met de artikelen, de aanvulregels en de tellingen. De verantwoordelijke en de Warehouse Employee verwerken ook overboekingen. De planner ziet alleen de locaties en het plan. Boekhouding en verkoop hebben geen toegang tot het magazijn.

Categorieën, opslaglocaties en bestelwagens maakt u aan in Configuratie › Voorraad en onderdelen. Uw artikelen en beginvoorraad laadt u uit een Excel- of CSV-bestand met Configuratie › Gegevens importeren: zie klantgegevens importeren.

Goed om te weten:

• Opslaglocaties inschakelen in Bedrijfsregels is definitief: u zet ze niet meer uit vanuit de applicatie.
• Loten en serienummers voert u niet in de applicatie in. Zo'n overboeking of telling wordt buiten de applicatie afgewerkt: vraag het aan Digitalnatie.
• Een gevalideerde overboeking maakt u in de applicatie niet ongedaan, en een overboeking van de ene bestelwagen naar de andere bestaat niet.
• Een nieuw magazijn aanmaken vraagt u aan Digitalnatie.

Meer over de module leest u bij voorraad en onderdelen. Hoe de juiste onderdelen een tweede bezoek voorkomen, staat in first time fix, en de meest gebruikte onderdelen volgt u op in uw KPI's.

Veelgestelde vragen

Hoe berekent u de minimumvoorraad van een artikel?

Een gangbare vuistregel is het gemiddelde verbruik per dag maal de levertijd van de leverancier in dagen, plus een veiligheidsvoorraad voor een drukke periode of een late levering. Neem het verbruik van een representatieve periode en stuur het minimum bij na elk tekort. De vuistregel is een vertrekpunt en geen vaste norm.

Wat is het verschil tussen minimumvoorraad en veiligheidsvoorraad?

De veiligheidsvoorraad is de buffer voor wat afwijkt van het gewone verbruik. Het minimum, of bestelpunt, is het niveau waarop u aanvult: het verbruik tijdens de levertijd plus die buffer. Zakt de voorraad onder het minimum, dan bestelt u tot het maximum.

Hoe vaak telt u de voorraad in het magazijn?

Tel elke week een paar artikelen of vakken, en de onderdelen die vaak bewegen of veel kosten het vaakst. Zo komt een verschil boven terwijl iemand het nog kan verklaren. Voor de boekhouding maakt u daarnaast minstens één keer per jaar een inventaris op; bespreek met uw boekhouder hoe u die voorraad telt en waardeert.

Wat doet Service Suite als een artikel onder zijn minimum zakt?

Het artikel verschijnt bij Onder minimum in het tabblad Artikelen. Met een aanvulregel op de Artikelfiche maakt Service Suite zelf een aanvulling of een aankoopaanvraag aan tot het maximum. De minimums van de bestelwagens stelt u apart in bij de Busvoorraad.