Planning de maintenance Excel : les colonnes, la formule et un modèle gratuit à copier

Qu’est-ce qu’un planning de maintenance sur Excel ?

Un planning de maintenance sur Excel est un seul tableau, avec une ligne par installation entretenue. Les colonnes fixes sont le client, le site, l’installation, le type, la dernière visite, la fréquence, la prochaine visite, le technicien et le statut. Excel calcule lui-même la prochaine visite, et une couleur signale ce qui est en retard ou arrive bientôt.

Ce qu’il faut faire à chaque visite et à quelle fréquence relève du plan de maintenance lui-même : voyez la maintenance préventive. Les accords avec le client sont décrits dans le suivi des contrats d’entretien. Ici, il s’agit du tableau qui rassemble tout.

Où se trouvent les données aujourd’hui

Dans la plupart des sociétés de service, les informations utiles au planning sont dispersées :

• dans l’agenda de la personne qui a vendu l’entretien ;
• dans une liste par technicien, sur papier ou dans son GSM ;
• dans les factures de l’an dernier : qui a payé un entretien ?
• dans des contrats rangés dans un classeur, avec la fréquence quelque part dans le texte.

Chaque source en connaît une partie. La première étape consiste à tout réunir dans un tableau, avec une ligne par appareil : un client avec trois appareils a trois lignes.

Les colonnes d’un planning de maintenance préventive sur Excel

Trois règles gardent le tableau utilisable :

• Des dates qui sont de vraies dates. Une date tapée comme du texte ne peut être ni additionnée ni comparée.
• Type et statut dans une liste déroulante. Avec Validation des données (onglet Données), tout le monde choisit les mêmes mots. Sinon, « chaudière », « CC » et « chaudière gaz » se mélangent et aucun filtre ne fonctionne.
• L’accès et le contact dans une colonne Remarque. Clé chez le concierge, code de la porte.

Calculer la prochaine date d’entretien

La formule de la prochaine visite, en mots :

Quelques points pratiques :

• Donnez le format date à la colonne Prochaine visite. Sinon, Excel affiche un nombre.
• Dans un Excel aux réglages belges, les arguments d’une fonction se séparent en général par un point-virgule.
• Pour un intervalle en jours, ajoutez simplement le nombre de jours à la date de la dernière visite.
• Décidez de votre point de départ. Si vous comptez à partir de la dernière visite effectuée, une visite tardive décale la suivante. Si une chaudière doit être entretenue chaque année avant l’hiver, comptez à partir de la date prévue, pour garder la saison.

Des couleurs pour les retards et les échéances proches

Avec la Mise en forme conditionnelle (onglet Accueil), Excel colore une ligne selon une condition. Choisissez une règle basée sur une formule et appliquez-la à tout le tableau, pour que la ligne entière change de couleur. Trois couleurs suffisent :

• Rouge : la prochaine visite est passée et le statut est Ouvert. La visite est en retard et pas encore planifiée.
• Orange : la prochaine visite tombe dans les 30 jours et le statut est Ouvert.
• Gris : le statut est En pause, par exemple parce que le client fait remplacer son appareil.

Placez la règle rouge en tête de la liste des règles, pour qu’elle l’emporte. Ajoutez un filtre sur la ligne de titre : un clic suffit pour ne voir que le rouge ou l’orange.

Plan de maintenance : exemple Excel gratuit à copier

Un exemple avec des données fictives, regardé le 31 octobre 2026. Reprenez les colonnes et remplacez les lignes par vos installations.

Ce jour-là, la première ligne est rouge : la visite est en retard et pas encore planifiée. La deuxième est aussi dépassée, mais la visite est déjà à l’agenda : pas de couleur. La troisième est orange. La quatrième reste blanche.

Du tableau au calendrier de maintenance : la routine de la semaine

1. Choisissez un moment fixe, par exemple le lundi matin, et une seule personne qui tient le tableau.
2. Filtrez sur le rouge. Appelez ces clients cette semaine. Si cela ne marche pas, notez pourquoi dans la remarque.
3. Filtrez sur l’orange. Planifiez les visites des semaines à venir, regroupées par région, et passez le statut à Planifié.
4. Mettez le tableau à jour après chaque visite. Indiquez la date dans Dernière visite et repassez le statut à Ouvert. La prochaine visite se recalcule seule.
5. Ajoutez tout de suite chaque nouvelle installation, avec la date de pose comme point de départ.

Pour placer ensuite ces visites dans la semaine de vos techniciens, voyez le planning Excel des techniciens.

Où le tableur s’arrête

Tant qu’une seule personne tient la liste, un tableur fonctionne. Il coince à quatre endroits :

• Plusieurs personnes y travaillent. Le planificateur et le gérant ont chacun leur copie, ou quelqu’un trie une seule colonne et les lignes se mélangent. Quelle version est la bonne ?
• Aucun lien avec l’application du technicien. Le tableau ne sait qu’une visite a eu lieu que lorsque quelqu’un tape la date. Sur place, le technicien ne voit pas ce qui s’est passé la dernière fois.
• Pas d’historique par installation. Une ligne ne garde que la dernière visite. Ce qui a été mesuré, remplacé ou constaté se trouve dans d’autres fichiers. Pourquoi c’est important : l’historique par installation.
• La facturation. Le tableau ne sait pas ce qui est compris dans le contrat, ce qui était en plus et ce qui a déjà été facturé.

Un exemple : une entreprise de chauffage monte son tableau

Une entreprise de chauffage avec trois techniciens construit pendant l’été un seul tableau à partir de l’agenda, des factures des deux dernières années et des listes des techniciens. Chaque appareil reçoit une ligne, un type choisi dans la liste et une fréquence. Au premier contrôle du lundi, une série de lignes passe au rouge : des chaudières entretenues l’an dernier, que personne n’avait replanifiées. Le planificateur appelle ces clients en premier et regroupe les visites par commune.

Après une saison de chauffe, le gérant voit où cela frotte : les techniciens rendent leurs visites sur des bons d’intervention papier, et plusieurs jours passent parfois avant que le tableau soit à jour. Il décide de passer à un logiciel, sans tout ressaisir.

Comment cela fonctionne dans Digitalnatie Service Suite

Dans Service Suite, votre tableau Excel devient une série de contrats d’entretien.

• D’Excel à Service Suite : dans l’écran d’import des données, vous importez dans cet ordre les clients, les sites, les installations et les contrats d’entretien. Pour chaque type, vous téléchargez un modèle Excel ou CSV avec la liste des colonnes obligatoires. Le contrôle n’écrit encore rien et montre les lignes correctes ; seules les lignes sans erreur sont importées.
• Un contrat par ligne : dans l’écran des contrats d’entretien, vous créez un contrat pour une installation ou pour un site complet, avec une fréquence (mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle ou un nombre de jours libre), un technicien facultatif et la date de la prochaine visite. Le formulaire affiche les six prochaines dates.
• Les visites : une fois par jour, pour chaque contrat actif dont la prochaine visite est arrivée, Service Suite crée une intervention d’entretien préventif, avec le technicien du contrat s’il y en a un. La prochaine visite avance ensuite d’une période, et vous planifiez la visite comme toute intervention.
• Vos couleurs : l’écran a des onglets pour les visites en retard et pour celles des 30 prochains jours, et un onglet pour les contrats qui se terminent dans les 60 jours.
• Une visite en plus : vous la planifiez depuis le contrat.

Bon à savoir :

• Sans site, Service Suite ne crée aucune visite.
• Les visites automatiques sont créées une fois par jour, et cette création ne se lance pas à la main. Les visites manquées ne sont pas recréées après coup.
• Un contrat n’a pas de prix propre : le prix annuel est le même pour tous les contrats actifs. Par contrat, vous choisissez en revanche si la visite, les heures au-delà du minimum et les pièces sont facturables ou comprises.
• Un import ne s’annule pas en un clic, et un fichier fait 10 Mo au plus. Commencez par un petit fichier.

En savoir plus sur les contrats d’entretien dans Service Suite. La préparation de vos données est décrite dans importer ses données clients.

Questions fréquentes

Comment faire un planning de maintenance sur Excel ?

Créez un seul tableau avec une ligne par installation et les colonnes client, site, installation, type, dernière visite, fréquence, prochaine visite, technicien et statut. Laissez Excel calculer la prochaine visite et colorez avec la mise en forme conditionnelle ce qui est en retard ou tombe dans les 30 jours. Relisez le tableau chaque semaine à un moment fixe.

Comment calculer la prochaine date d’entretien dans Excel ?

Ajoutez la fréquence en mois à la date de la dernière visite, avec la fonction MOIS.DECALER (EDATE dans un Excel en anglais). Pour un intervalle en jours, ajoutez simplement le nombre de jours à la date. Donnez à la colonne le format date, sinon Excel affiche un nombre.

Existe-t-il un plan de maintenance Excel gratuit ?

Le modèle de cet article est gratuit : reprenez les colonnes dans un tableur vide, remplacez les lignes d’exemple par vos installations, puis ajoutez le calcul de la prochaine visite et les couleurs.

Comment faire un calendrier de maintenance sur Excel ?

Partez du tableau avec une ligne par installation et filtrez chaque semaine sur les visites en retard et sur celles des 30 prochains jours. Planifiez-les par région et passez leur statut à Planifié. Le tableau devient ainsi le calendrier des visites à venir.

Peut-on importer son planning de maintenance Excel dans Service Suite ?

Oui. L’écran d’import des données reprend les clients, les sites, les installations et les contrats d’entretien à partir des modèles Excel ou CSV de Service Suite. Le contrôle préalable n’écrit rien, et seules les lignes sans erreur sont importées.