Onderhoudsplanning in Excel: de kolommen, de formule en een sjabloon om over te nemen

Wat is een onderhoudsplanning in Excel?

Een onderhoudsplanning in Excel is één tabel met één regel per installatie die u onderhoudt. De vaste kolommen zijn de klant, de locatie, de installatie, het type, het laatste bezoek, de frequentie, het volgende bezoek, de technieker en de status. Excel berekent het volgende bezoek zelf, en een kleur toont wat achterstallig is of binnenkort vervalt.

Wat er bij elk type onderhoud gebeurt en hoe vaak, is het onderhoudsplan zelf: zie preventief onderhoud. Hoe u de afspraken met de klant vastlegt, leest u in onderhoudscontracten opvolgen. Hier gaat het over de lijst die alles samenbrengt.

Waar de gegevens vandaag zitten

In de meeste servicebedrijven zit de informatie voor een onderhoudsplanning verspreid:

• in de agenda van wie het onderhoud ooit verkocht;
• in een lijst per technieker, op papier of in zijn gsm;
• in de facturen van vorig jaar: wie betaalde toen een onderhoud?
• in contracten in een map, met de frequentie ergens in de tekst.

Elke bron kent een deel. De eerste stap is ze samenbrengen in één tabel, met één regel per toestel. Een klant met drie toestellen krijgt dus drie regels.

Onderhoudsplanning maken in Excel: de kolommen

Drie afspraken houden de lijst bruikbaar:

• Datums als echte datums. Een datum die als tekst ingetikt is, kan Excel niet optellen of vergelijken.
• Type en status uit een keuzelijst. Met Gegevensvalidatie (tab Gegevens) kiest iedereen uit dezelfde woorden. Anders staat er "ketel", "CV" en "gasketel" door elkaar en werkt geen enkele filter.
• Toegang en contactpersoon in een kolom Opmerking. Sleutel bij de conciërge, code van de poort.

De volgende onderhoudsdatum berekenen

De formule voor het volgende bezoek, in woorden:

Enkele praktische punten:

• Geef de kolom Volgend bezoek de datumnotatie. Anders toont Excel een getal.
• In een Excel met Belgische instellingen scheidt u de argumenten van een functie meestal met een puntkomma.
• Werkt u met een interval in dagen, tel het aantal dagen dan gewoon op bij de datum van het laatste bezoek.
• Beslis waar u van vertrekt. Rekent u vanaf het laatste uitgevoerde bezoek, dan schuift een laat bezoek de volgende datum mee op. Moet een ketel elk jaar vóór de winter onderhouden worden, reken dan vanaf de geplande datum, zodat het seizoen blijft.

Kleuren voor achterstallig en binnenkort

Met Voorwaardelijke opmaak (tab Start) kleurt Excel een regel volgens een voorwaarde. Kies een regel met een formule en pas ze toe op de hele tabel, zodat de volledige regel kleurt. Drie kleuren volstaan:

• Rood: het volgende bezoek ligt vóór vandaag en de status is Open. Dat bezoek is achterstallig en nog niet ingepland.
• Oranje: het volgende bezoek valt binnen 30 dagen en de status is Open.
• Grijs: de status is Gepauzeerd, bijvoorbeeld omdat de klant zijn toestel liet vervangen.

Zet de rode regel bovenaan in de lijst van regels, zodat ze voorgaat. Zet daarnaast een filter op de titelrij, zodat u met één klik alleen het rood of het oranje ziet.

Onderhoudsplanning Excel: sjabloon om over te nemen

Een voorbeeld met fictieve gegevens, bekeken op 31 oktober 2026. Neem de kolommen over en vervang de regels door uw eigen installaties.

Op die dag kleurt de eerste regel rood, want het bezoek is achterstallig en nog niet ingepland. De tweede is ook over datum, maar het bezoek staat al in de agenda: geen kleur. De derde kleurt oranje. De vierde blijft wit.

Zo gebruikt u de lijst elke week

1. Kies een vast moment, bijvoorbeeld maandagochtend, en één persoon die de lijst bijhoudt.
2. Filter op rood. Bel die klanten deze week. Lukt het niet, noteer dan waarom in de opmerking.
3. Filter op oranje. Plan de bezoeken van de komende weken, gegroepeerd per streek, en zet de status op Ingepland.
4. Werk de lijst bij na elk bezoek. Vul de datum in bij Laatste bezoek en zet de status terug op Open. Het volgende bezoek past zich vanzelf aan.
5. Voeg nieuwe installaties meteen toe, met de plaatsingsdatum als vertrekpunt.

Hoe u die bezoeken daarna in de week van uw techniekers past, leest u in een werkplanning in Excel.

Waar een rekenblad stopt

Zolang één persoon de lijst bijhoudt, werkt een rekenblad. Het knelt op vier plaatsen:

• Meerdere mensen werken erin. De planner en de zaakvoerder hebben elk een kopie, of iemand sorteert één kolom en de regels lopen door elkaar. Welke versie klopt?
• Geen koppeling met de app van de technieker. De lijst weet pas dat een bezoek gebeurd is als iemand de datum intikt. De technieker ziet ter plaatse niet wat er de vorige keer gebeurde.
• Geen historiek per installatie. Een regel bewaart alleen het laatste bezoek. Wat er gemeten, vervangen of vastgesteld werd, zit in andere bestanden. Waarom dat telt, leest u in de historiek per installatie.
• De facturatie. De lijst weet niet wat in het contract inbegrepen is, wat extra was en wat al gefactureerd werd.

Een voorbeeld: een verwarmingsbedrijf zet zijn lijst op

Een verwarmingsbedrijf met drie techniekers bouwt in de zomer één lijst op uit de agenda, de facturen van de voorbije twee jaar en de lijstjes van de techniekers. Elk toestel krijgt een regel, een type uit de keuzelijst en een frequentie. Bij de eerste maandagcontrole kleurt een reeks regels rood: ketels die vorig jaar onderhouden werden en nergens opnieuw gepland stonden. De planner belt die klanten eerst en groepeert de bezoeken per gemeente.

Na een stookseizoen ziet de zaakvoerder waar het schuurt. De techniekers geven hun bezoeken door op papieren werkbons, en tussen het bezoek en de nieuwe datum in de lijst zitten soms dagen. Hij beslist de lijst over te zetten naar software, zonder alles opnieuw in te tikken.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

Uw Excel-lijst wordt in Service Suite een reeks onderhoudscontracten.

• Van Excel naar Service Suite: in Configuratie › Gegevens importeren importeert u in deze volgorde Klanten, Locaties, Installaties en Onderhoudscontracten. Per soort downloadt u het Excel-sjabloon of CSV-sjabloon, met de lijst Verplichte kolommen. Controleren schrijft nog niets weg en toont welke regels in orde zijn; alleen regels zonder fout worden geïmporteerd.
• Een contract per regel: in Werk › Onderhoud maakt u met Nieuw contract een contract voor één Installatie of een Volledige locatie, met een Frequentie (Maandelijks, Driemaandelijks, Halfjaarlijks, Jaarlijks of Aangepast (aantal dagen)), een optionele Technieker en de datum Volgend bezoek. Het blok Volgende bezoeken toont de zes volgende datums.
• De bezoeken: één keer per dag maakt Service Suite voor elk actief contract waarvan het volgende bezoek bereikt is een interventie "Preventief onderhoud" aan, met de technieker van het contract als die er is. Daarna schuift Volgend bezoek één periode op, en plant u het bezoek in zoals elke interventie.
• Uw kleuren: de tabbladen Achterstallig en Binnen 30 dagen, met de kerncijfers Achterstallige bezoeken en Bezoeken binnen 30 dagen. Te vernieuwen toont de contracten die binnen 60 dagen aflopen.
• Een extra bezoek: met Bezoek inplannen op het contract.

Goed om te weten:

• Zonder locatie maakt Service Suite geen bezoeken aan.
• De automatische bezoeken ontstaan één keer per dag; u kunt dat niet manueel starten. Gemiste bezoeken worden niet achteraf aangemaakt.
• Een contract heeft geen eigen prijs: de jaarprijs is dezelfde voor alle actieve contracten. Per contract kiest u wel of het bezoek, de uren boven het minimum en de onderdelen factureerbaar zijn of inbegrepen.
• Een import maakt u niet met één klik ongedaan, en een bestand is hoogstens 10 MB. Begin met een klein bestand.

Meer over de onderhoudscontracten in Service Suite. Hoe u uw gegevens voorbereidt, staat in klantgegevens importeren.

Veelgestelde vragen

Hoe maak ik een onderhoudsplanning in Excel?

Maak één tabel met één regel per installatie en de kolommen klant, locatie, installatie, type, laatste bezoek, frequentie, volgend bezoek, technieker en status. Laat Excel het volgende bezoek berekenen en kleur met voorwaardelijke opmaak wat achterstallig is of binnen 30 dagen valt. Kijk de lijst elke week op een vast moment na.

Hoe bereken ik de volgende onderhoudsdatum in Excel?

Tel de frequentie in maanden op bij de datum van het laatste bezoek, met de functie ZELFDE.DAG (EDATE in een Engelstalige Excel). Werkt u met een interval in dagen, tel het aantal dagen dan gewoon op bij de datum. Geef de kolom de datumnotatie, anders toont Excel een getal.

Bestaat er een gratis sjabloon voor een onderhoudsplanning in Excel?

Het voorbeeld in dit artikel kunt u gratis overnemen: neem de kolommen over in een leeg rekenblad en vervang de voorbeeldregels door uw installaties. Voeg daarna de berekening van het volgende bezoek en de kleuren toe zoals hierboven beschreven.

Hoe kleur ik achterstallig onderhoud in Excel?

Gebruik voorwaardelijke opmaak met een regel op basis van een formule, toegepast op de hele tabel. Rood als het volgende bezoek vóór vandaag ligt en nog niet ingepland is, oranje als het binnen 30 dagen valt. Zet de rode regel bovenaan, zodat ze voorgaat.

Kan ik mijn onderhoudsplanning uit Excel importeren in Service Suite?

Ja. Onder Configuratie › Gegevens importeren importeert u klanten, locaties, installaties en onderhoudscontracten met de Excel- of CSV-sjablonen van Service Suite. De controle vooraf schrijft niets weg, en alleen de regels zonder fout worden geïmporteerd.