Een competentiematrix voor techniekers: zo weet u wie welk werk kan, en wie wat moet leren

Wat is een competentiematrix?

Een competentiematrix is een tabel met de soorten werk in de rijen en uw techniekers in de kolommen. In elk vak staat een niveau: heeft het nooit gedaan, leert het, doet het alleen, leert het anderen. De planner ziet zo wie hij kan sturen. De verantwoordelijke ziet welke opleiding nodig is, en welk werk van één persoon afhangt. U vindt hetzelfde idee ook onder de namen vaardighedenmatrix of skills matrix.

Waar het misloopt zonder overzicht

• Eén persoon kan het. Hij is met verlof of ziek, en een soort werk ligt stil.
• De planner stuurt wie vrij is. De technieker staat voor een toestel dat hij niet kent, en er volgt een tweede rit.
• De vaardigheden zijn te vaag. "HVAC" of "elektriciteit" zegt niet of iemand een warmtepomp in bedrijf kan stellen.
• Iedereen schat zichzelf in. De ene overschat zich, de andere durft niet te zeggen dat hij het kan.
• Attesten vervallen ongemerkt. Niemand ziet dat een certificaat volgende maand afloopt.

Een competentiematrix maken in vijf stappen

1. Lijst de werktypes op, geen vage vaardigheden. Vertrek van uw interventies van het voorbije jaar: "onderhoud gascondensatieketel", "storing warmtepomp lucht-water", "inbedrijfstelling airco", "onderhoud waterontharder". Een werktype is werk dat een klant bestelt en dat een technieker van begin tot einde uitvoert.
2. Kies vier niveaus met een korte definitie. Zonder definitie betekent een niveau voor elke beoordelaar iets anders.
3. Beslis wie beoordeelt. De verantwoordelijke en een ervaren collega die het werk zelf op het hoogste niveau doet, op basis van werk dat ze zagen of nalazen. De technieker geeft zijn eigen inschatting, maar beslist niet alleen.
4. Vul de matrix in met elke technieker apart. Eén gesprek per persoon, en noteer meteen wat hij wil leren.
5. Spreek een herzieningsritme af. Minstens één keer per jaar, en telkens na een opleiding, bij een nieuw type toestel of bij een vertrek.

Werkt u met een kwaliteitssysteem zoals ISO 9001, vraag dan aan uw kwaliteitsverantwoordelijke of auditor welke vorm en welke bewijzen hij verwacht.

Vier niveaus, elk met een definitie

Hou het bij vier. Met tien niveaus discussieert u over het verschil tussen een 6 en een 7, en daar heeft de planner niets aan.

Sjabloon: een competentiematrix voor een verwarmingsbedrijf

Een voorbeeld met vier techniekers (illustratief, pas de werktypes aan uw eigen werk aan):

De laatste kolom zegt het meest. Staat er een 1, dan hangt dat werk af van één persoon. Staat er een 0, dan kan niemand het alleen.

Attesten houdt u apart bij. Een attest of certificaat met een vervaldatum hoort in een aparte lijst: technieker, attest, behaald op, vervalt op, en wie op tijd een herinnering krijgt. Welke attesten uw werk wettelijk vraagt, hangt af van de installaties en van de regels die voor uw bedrijf gelden. Vraag het na bij uw sectorfederatie, de bevoegde overheid of uw preventieadviseur.

De competentiematrix gebruiken bij het plannen

• Bij een dringende storing kijkt de planner eerst wie voor dat werktype op niveau 2 of 3 staat, en daarna wie beschikbaar is.
• Wie leert, rijdt mee. Een technieker van niveau 1 gaat samen met een collega van niveau 3, of krijgt eenvoudig onderhoud terwijl een collega telefonisch bereikbaar is.
• Bij verlof blijft per werktype minstens één persoon van niveau 2 of 3 beschikbaar. Hoe u dat inbouwt, leest u in verlofplanning voor techniekers.
• Bij een nieuw contract ziet u vooraf of u het werk aankunt, of eerst iemand moet opleiden.

De competentiematrix gebruiken voor opleiding

Elk werktype met minder dan twee mensen op niveau 2 of 3 is een opleidingsprioriteit. Kies wie de tweede wordt, plan meerijden met de expert en een opleiding, en zet een datum om opnieuw te beoordelen. Een werkinstructie per werktype zorgt ervoor dat de tweede hetzelfde leert als de eerste (zie een werkinstructie maken).

De Codex over het welzijn op het werk vraagt de leden van de hiërarchische lijn om na te gaan of de taken zo verdeeld zijn dat ze uitgevoerd worden door werknemers met de nodige bekwaamheid, die de vereiste opleiding en instructies kregen (artikel I.2-11, 6°). Wanneer de werkgever een werknemer een taak geeft, houdt hij rekening met diens bekwaamheid op het vlak van welzijn op het werk (artikel I.2-19). De tekst staat in boek I, titel 2 van de Codex. Een competentiematrix kan dat zichtbaar maken; of ze voor uw bedrijf volstaat, bespreekt u met uw preventieadviseur.

Een voorbeeld: een verwarmingsbedrijf dat warmtepompen erbij neemt

Een verwarmingsbedrijf met vier techniekers onderhoudt al jaren gasketels en doet sinds kort ook warmtepompen. De matrix toont het meteen: storingen en inbedrijfstellingen van warmtepompen hangen af van één technieker. Is hij met verlof, dan wacht een storing, of gaat een collega die het toestel niet kent en volgt er een tweede rit.

De verantwoordelijke kiest technieker B als tweede. B volgt een opleiding bij de fabrikant en rijdt een paar maanden mee met A bij storingen aan warmtepompen. De planner stuurt die storingen voortaan naar A, of naar B als A telefonisch bereikbaar is. Na een half jaar beoordelen ze opnieuw: B staat op niveau 2 voor storingen, en C begint met meerijden bij inbedrijfstellingen.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

• De lijst van vaardigheden: in Instellingen › Configuratie staat de lijst Vaardigheden, naast onder meer Teams, Interventietypes en Sjablonen. De beheerder of de verantwoordelijke voegt een vaardigheid toe met Toevoegen. Teams en Vaardigheden verschijnen alleen als die functies actief zijn. Ze worden geregeld in een tabblad dat voorbehouden is aan de systeembeheerder: vraag Digitalnatie om ze in te schakelen.
• De niveaus: in Configuratie › Planning configureren legt de beheerder of de verantwoordelijke de Vaardigheidsniveaus vast: niveaus per vaardigheid en per technieker.
• Per technieker: klik op de naam van een technieker om zijn fiche te openen. Ze toont onder meer zijn Vaardigheden en zijn Inzetbaarheid (werkuren, regio's, contact). De snelkoppeling Vaardigheden beheren en de knop Wijzigen passen ze aan. De beheerder, de verantwoordelijke en de planner bekijken de fiche; wijzigen doen de beheerder en de verantwoordelijke. Op de gebruikersfiche in Configuratie › Gebruikers heeft de beheerder ook een tabblad Competenties en regio's.
• Op een sjabloon: een interventiesjabloon neemt naast de Instructies, de Standaardduur (uren), het Interventietype en het Team ook de vaardigheden over. De waarden worden gekopieerd wanneer u het sjabloon kiest bij het aanmaken van een interventie.
• Opleidingen: een taak is werk buiten een interventie dat het kantoor een technieker toevertrouwt, bijvoorbeeld een opleiding. Hij ziet ze in zijn app onder Meer › Taken en in zijn Agenda; het kantoor ziet de status op zijn techniekersfiche.
• In de [planning](/nl/planning-serviceorders/): de planner filtert op technieker, team, type, status en prioriteit. Tijdens het slepen ziet hij wat in de weg zit: een andere interventie, een verlof, een tijdstip buiten de werkuren.

Goed om te weten: de planning stelt geen technieker voor op basis van zijn vaardigheden en filtert er niet op. Welke technieker een storing krijgt, beslist de planner, met de fiche of uw matrix ernaast. Werkt u met teams per specialiteit, dan helpt de filter op team. Attesten van techniekers met hun vervaldatum volgt Service Suite evenmin op: die lijst houdt u apart bij.

Hoe u een week plant met ruimte voor dringend werk, leest u in techniekers plannen. Hoe een nieuwe collega zijn eerste weken doorloopt, staat in een nieuwe technieker inwerken.

Veelgestelde vragen

Wat is een competentiematrix?

Een tabel met de soorten werk in de rijen en de techniekers in de kolommen, met in elk vak een niveau. Ze toont wie welk werk alleen kan, wie het leert en welk werk van één persoon afhangt. De planner gebruikt ze om de juiste technieker te sturen, de verantwoordelijke om opleidingen te plannen.

Hoeveel niveaus gebruikt u best in een competentiematrix?

Vier is werkbaar: heeft het nooit gedaan, leert het, doet het zelfstandig, en expert die anderen opleidt. Belangrijker dan het aantal is een korte definitie per niveau, met het antwoord op de vraag of de technieker het werk alleen mag doen.

Kan ik een competentiematrix in Excel maken?

Ja. Een rekenblad met de werktypes in de rijen, de techniekers in de kolommen en een kleur per niveau volstaat om te beginnen. Het risico is dat niemand het bijwerkt: koppel het aan vaste momenten, zoals na elke opleiding en bij het jaarlijkse gesprek.

Wie beoordeelt het niveau van een technieker?

De verantwoordelijke, samen met een ervaren collega die dat werk zelf op het hoogste niveau doet, op basis van werk dat ze zagen of nalazen. De technieker geeft zijn eigen inschatting, en verschillen bespreekt u in het gesprek.

Kiest Service Suite automatisch een technieker op basis van zijn vaardigheden?

Nee. U legt vaardigheden en vaardigheidsniveaus per technieker vast, en een interventiesjabloon neemt vaardigheden over, maar de planning stelt op basis daarvan geen technieker voor en filtert er niet op. De planner kiest de technieker zelf, met de fiche of uw matrix ernaast.