Een nieuwe technieker inwerken: een inwerkplan voor de eerste maand, week per week

Waarom het inwerken van een technieker vaak misloopt

Een technieker die u aanwerft, kent meestal zijn vak, maar niet uw klanten, uw toestellen en uw werkbon. Zonder inwerkplan leert hij die bij toeval, van wie er die dag naast hem staat. Waar het misgaat:

• Op dag één is niets klaar. Geen account, geen gereedschap op zijn naam, veiligheidsschoenen in de verkeerde maat.
• Meerijden zonder doel. Hij rijdt een week mee, maar niemand heeft gezegd wat hij daarna moet kunnen.
• Te snel alleen. Op dag drie staat hij alleen voor een storing aan een toestel dat hij nooit zag.
• De peter heeft geen tijd. Zijn planning blijft even vol als altijd.
• Niemand kijkt na. Na een maand weet niemand welk werk hij al alleen aankan.

Dat kost terugritten, rapporten die het kantoor moet aanvullen en een ervaren collega die 's avonds nog vragen beantwoordt.

Wat is een inwerkplan?

Een inwerkplan is een schema voor de eerste weken van een nieuwe medewerker: wat hij wanneer leert, van wie, en hoe u nagaat dat hij het kan. Voor een technieker draait het om drie dingen: veilig werken, de werkwijze van uw bedrijf van opdracht tot rapport, en de toestellen die hij zelfstandig mag doen. Een goed inwerkplan past op één blad, en de nieuwe collega krijgt het op zijn eerste dag.

Wat de wet vraagt bij het onthaal van een nieuwe werknemer

In België legt de Codex over het welzijn op het werk (boek I, titel 2) de werkgever bij het onthaal onder meer dit op:

• Hij organiseert het onthaal van elke werknemer, eventueel via een lid van de hiërarchische lijn, en duidt een ervaren werknemer aan om hem te begeleiden. Die begeleiding mag de werkgever ook zelf doen (artikel I.2-15).
• Wie het onthaal organiseert, tekent een document waaruit blijkt dat de nodige inlichtingen en instructies over welzijn op het werk gegeven zijn (artikel I.2-11, 9°, en I.2-15).
• Bij de indienstneming krijgt de werknemer een voldoende en aangepaste vorming over welzijn op het werk, gericht op zijn werkpost of functie, tijdens de werktijd en niet op zijn kosten (artikel I.2-21).

De tekst staat in boek I, titel 2 van de Codex, op de site van de FOD Werkgelegenheid. Hoe u dat onthaal invult, welke instructies en attesten uw werk vraagt en waar u het getekende document bewaart, bespreekt u met uw preventieadviseur of uw externe dienst voor preventie en bescherming. Voor het contract en de loonadministratie is uw sociaal secretariaat het aanspreekpunt.

Vóór dag één: wat klaar moet staan

1. Account en app. Een account op zijn naam, met de rol die bij zijn functie past, en de app op zijn gsm, geïnstalleerd en getest.
2. Bestelwagen. Ingericht en geteld, met de lijst van wat er standaard in hoort.
3. Gereedschap, meettoestellen en beschermingsmiddelen. Op zijn naam, nagekeken, en in zijn maat.
4. Documenten. De veiligheidsregels, de noodnummers, wie hij belt bij twijfel, en de werkinstructies voor de toestellen die hij eerst zal doen (zie een werkinstructie maken).
5. Een peter of meter. Een ervaren technieker die hem begeleidt, met minder interventies in zijn eigen planning tijdens die eerste weken.

Week 1: meerijden, veiligheid en de werkwijze van het huis

Dag één is voor het onthaal: wie is wie op kantoor en in het magazijn, de huisregels, de veiligheidsregels en wat te doen bij een ongeval, een brand of een evacuatie. Daarna wordt het onthaaldocument getekend.

De rest van de week rijdt hij mee met zijn peter of meter. Spreek vooraf af wat hij op vrijdag moet kunnen:

• de risicoanalyse vóór het werk zelf doen, met een LMRA vóór de interventie;
• een interventie in de app volgen, van vertrek tot afsluiting;
• onderdelen, foto's en uren noteren zoals uw bedrijf dat vraagt;
• een rapport schrijven dat het kantoor niet meer hoeft aan te vullen.

Laat hem vanaf de tweede of derde dag zelf het werk doen, met de peter ernaast die bijstuurt. Sluit de week af met een kort gesprek over wat vlot ging en wat niet.

Weken 2 tot 4: de eerste opdrachten alleen

Begin met eenvoudig, herhaalbaar werk op toestellen die hij al zag, zoals een jaarlijks onderhoud. Plan ruimer dan voor een ervaren collega: een volle dag zet een nieuwe technieker onder druk om stappen over te slaan.

• De peter blijft bereikbaar, en risicovolle opdrachten doen ze nog samen.
• Lees zijn rapporten na, de eerste weken elke dag, en geef dezelfde dag feedback.
• Bouw op: eerst onderhoud, dan storingen op gekende toestellen, daarna nieuwe types.
• Plan de opleidingen die hij nog nodig heeft, bijvoorbeeld bij een fabrikant.

Aan het einde van de maand volgt een echt gesprek. Werkt hij veilig zonder dat iemand het vraagt? Zijn zijn rapporten volledig? Welk werk doet hij al alleen, en wat heeft hij nog nodig? Schrijf op wat hij voortaan alleen mag doen: die lijst heeft de planner even hard nodig als de technieker zelf. Houd ze bij in een competentiematrix.

Een inwerkplan als sjabloon

Neem deze tabel over en pas ze aan uw werk aan:

Een ervaren vakman doorloopt de stappen sneller, een schoolverlater trager. Elke stap houdt een eigenaar en een criterium.

Een voorbeeld: een nieuwe technieker in een HVAC-bedrijf

Een bedrijf dat warmtepompen en airconditioning plaatst en onderhoudt, werft een technieker aan met ervaring in elektriciteit, maar weinig in koeltechniek. Zijn account en bestelwagen staan klaar op de vrijdag ervoor, en zijn meter, een ervaren collega, krijgt de eerste weken minder bezoeken.

Vanaf woensdag van week één doet hij de LMRA zelf en schrijft hij het rapport, dat zij naleest voor de klant tekent. In week twee gaat hij alleen op onderhoud, met meer tijd per bezoek. Herstellingen aan de koelkring doet hij de eerste maand alleen samen met haar. Na vier weken spreken ze af: onderhoud doet hij voortaan alleen, voor storingen aan warmtepompen volgt hij eerst een opleiding bij de fabrikant. De planner krijgt die afspraak op papier.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

Vóór dag één

• Account: in Instellingen › Rollen, weergave Medewerkers, nodigt de beheerder hem uit met Uitnodigen: Naam, E-mailadres en een of meer Rollen. Hij krijgt een e-mail met een link om zijn wachtwoord te kiezen, die één keer werkt en vervalt.
• Techniekersfiche: maken zijn rollen hem een gebruiker van de Techniekers-app, dan vraagt het venster Techniekersfiche voor … om hem aan een fiche te koppelen. Zonder die koppeling weigert de app de aanmelding. Gebruikt uw organisatie urenregistratie, dan heeft hij ook een personeelsfiche nodig om zijn uren te kunnen indienen.
• De fiche invullen: op zijn techniekersfiche in Werk › Medewerkers & uren legt de beheerder of de verantwoordelijke met Wijzigen zijn vaardigheden, regio's, werkrooster en bestelwagen vast.
• Bestelwagen: in het tabblad Bestelwagen van de app ziet hij zijn voorraad en vraagt hij onderdelen aan. De minimums stelt het kantoor in; zonder minimum signaleert de app geen tekorten.
• De app: de Techniekers-app opent in de browser van zijn gsm, zonder appwinkel. Zet ze met hem op het startscherm en open ze één keer met netwerk: daarna werkt ze ook offline.

Tijdens het inwerken

• Instructies: wat het kantoor bij een interventie noteert, leest hij in de app onder Opdracht, in het tabblad Overzicht.
• Veiligheid: de LMRA, de beschermingsmiddelen, de checklists en de documenten om te lezen stelt de beheerder of de verantwoordelijke in via Configuratie › Veiligheid. In het tabblad Veiligheid bevestigt de technieker een document met Gelezen en begrepen, en de server weigert Start werk zolang een blokkerende voorwaarde niet vervuld is.
• Opleidingen: een opleiding kan het kantoor hem als taak toevertrouwen. Hij ziet ze in Meer › Taken en in zijn Agenda; het kantoor ziet de status op zijn techniekersfiche.
• Nalezen: na Werk beëindigen ziet het kantoor op de interventiefiche het resultaat, het rapport en de uren.

Goed om te weten: de app toont elke technieker alleen zijn eigen interventies, dus tijdens het meerijden ziet de nieuwe collega die van zijn peter of meter niet in zijn eigen app. De schermen zijn in het Nederlands, behalve Mijn dag en Mijn uren, die de taal van zijn account volgen. Een inwerkplan of een onthaaldocument per medewerker zit niet in Service Suite: dat houdt u zelf bij.

Welke rol bij welke functie past, leest u in rollen en rechten. Hoe u de bestelwagen aangevuld houdt, staat in de voorraad in de bestelwagen.

Veelgestelde vragen

Wat staat er in een inwerkplan voor een technieker?

Wat klaar moet staan vóór de eerste dag (account, app, bestelwagen, gereedschap, beschermingsmiddelen), het onthaal op dag één, het meerijden in week één en de eerste opdrachten alleen in de weken daarna. Elke stap heeft een eigenaar en een criterium, en de maand eindigt met een gesprek over wat hij voortaan alleen mag doen.

Moet een werkgever in België een nieuwe werknemer onthalen?

Ja. De Codex over het welzijn op het werk vraagt de werkgever het onthaal van elke werknemer te organiseren en een ervaren werknemer aan te duiden om hem te begeleiden (artikel I.2-15). Wie het onthaal organiseert, tekent een document dat de nodige inlichtingen en instructies over welzijn op het werk gegeven zijn. Hoe u dat invult, bespreekt u met uw preventieadviseur.

Hoe lang duurt het inwerken van een technieker?

Daar bestaat geen vaste duur: het hangt af van zijn ervaring en van de installaties die u onderhoudt. Een plan voor de eerste maand, met een gesprek op het einde, geeft houvast; voor complexe installaties loopt het leren daarna nog door.

Heeft Service Suite een inwerkplan of een onthaalmodule?

Nee. Een inwerkplan of een onthaaldocument per medewerker houdt u zelf bij. Service Suite helpt wel bij de voorbereiding, met een account en zijn rollen, een techniekersfiche met bestelwagen en werkrooster, en veiligheidsdocumenten die hij in de app bevestigt.