Techniekers plannen zonder dat de planning om tien uur al achterhaald is

Waarom techniekers plannen zo moeilijk is

Techniekers plannen is moeilijk omdat zes onzekerheden tegelijk spelen: dringende oproepen die de dag openbreken, werk waarvan de duur pas ter plaatse duidelijk wordt, verplaatsingen, de vaardigheden van elke technieker, de onderdelen die al dan niet in de bestelwagen liggen, en afwezigheden. Een planning die met één ervan geen rekening houdt, houdt het niet tot de middag.

Daarbij komt dat de planning op twee plaatsen moet kloppen: op kantoor en bij de technieker onderweg. Als die twee versies uit elkaar lopen, rijdt iemand naar een klant die al geholpen is, of wacht een klant op iemand die nooit komt.

Wanneer Excel of een gedeelde agenda niet meer volstaat

Een spreadsheet of een gedeelde agenda werkt met twee of drie techniekers die elkaar elke dag zien. Een paar signalen dat het niet meer volstaat:

• Werk dat nog ingepland moet worden, zit verspreid over mailboxen, notities en de telefoon van de planner.
• Een technieker vertrekt met een afgedrukte planning die om negen uur al niet meer klopt.
• Een dubbele boeking of een afspraak tijdens een verlofdag valt pas op als de klant belt.
• Het kantoor weet niet of een interventie gestart, onderbroken of afgerond is, tenzij het iemand opbelt.
• Bij een dringende oproep moet de planner eerst vijf mensen bellen om te weten wie nog tijd heeft.

Zes stappen naar een planning die standhoudt

1. Eén wachtrij voor alles wat nog niet gepland is. Oproepen, mails, onderhoudsbezoeken en meldingen van klanten komen op één lijst, elk met een prioriteit. Wat niet op die lijst staat, bestaat niet voor de planner.
2. Plan per dag en per technieker, met de afwezigheden in beeld. Verlof, feestdagen en werkuren staan op dezelfde lijn als de interventies, zodat een conflict zichtbaar is vóór u het vastlegt.
3. Houd ruimte voor het onverwachte. Een dag die tot de laatste minuut volgepland is, breekt bij de eerste storing. Wie dringende oproepen krijgt, plant bewust ruimte in, of laat één technieker de dringende interventies opvangen.
4. Plan op locatie, niet alleen op tijd. Bezoeken in dezelfde streek op dezelfde dag, in een logische volgorde, sparen kilometers en geven ruimte voor een extra interventie.
5. Kijk de onderdelen na vóór de technieker vertrekt. Een interventie zonder het juiste onderdeel is een tweede rit. Meer daarover in voorraad in de bestelwagen.
6. Laat de status terugkomen. Onderweg, ter plaatse, bezig, afgerond: als de technieker die stappen in zijn app doorgeeft, ziet de planner de echte dag in plaats van de geplande.

Een dringende interventie inpassen: een voorbeeld

Kwart voor elf. Een klant belt: de installatie in zijn technische ruimte is stilgevallen. De planner zet de interventie op Dringend en kijkt naar de dag van de techniekers in de buurt. De ene technieker is net begonnen aan een onderhoud dat nog twee uur duurt, de andere heeft om één uur een vrij moment. De planner sleept de interventie naar dat moment; past het niet, omdat het buiten de werkuren valt of een andere interventie overlapt, dan toont de planning dat meteen. De technieker vindt de nieuwe interventie in zijn app, met het adres en de werkinstructies, en volgt de navigatie vanaf de interventie.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

De planning en serviceorders bundelen dat in één scherm, Werk › Planning, met de weergaven Dag, Week, Kaart en Routes.

• Niet ingepland: de wachtrij van het werk dat nog geen technieker of tijdstip heeft, te filteren op Dringend en Storingen.
• Slepen en neerzetten: een interventie gaat per kwartier naar de lijn van een technieker. Tijdens het slepen ziet u wat in de weg staat: een andere interventie, een verlof, een tijdstip buiten de werkuren.
• Conflicten: een dubbele boeking of werk op een verlofdag krijgt een gekleurde rand; het cijfer Conflicten telt ook werk buiten de werkuren. Of een dubbele boeking toegelaten is, hangt af van de instelling van uw organisatie.
• Prioriteiten: Normaal, Belangrijk, Dringend en Kritiek, elk met de reactietermijn die uw organisatie vastlegt; die termijn bepaalt de deadline op de interventie.
• Kaart en routes: de interventies van de dag op de kaart, vaste routes per technieker en weekdag, en een optimalisatie die de volgorde van de bezoeken voorstelt. Die optimalisatie verandert de uren niet; ze legt alleen de volgorde vast.
• Posities: de kaart toont de laatst gekende positie van een technieker, die van zijn laatste actie in de app. Het is geen live gps-tracking.

De technieker ziet zijn interventies in de mobiele app, in de volgorde van de dag. Een wijziging van de planning verschijnt bij hem wanneer de app bijgewerkt wordt; er zijn geen pushmeldingen.

Veelgestelde vragen

Hoe plan ik techniekers het best: per dag of per week?

Allebei. Per week legt u het voorspelbare werk vast, zoals onderhoudsbezoeken en vervolgafspraken. Per dag stuurt u bij voor dringende oproepen, afwezigheden en werk dat langer duurde. Een planning die alleen per week bestaat, volgt de dag niet.

Zie ik waar mijn techniekers zijn?

In Service Suite toont de kaart de laatst gekende positie van elke technieker: de positie van zijn laatste stap in de app, zoals vertrekken of aankomen. Er is geen continue gps-tracking.

Krijgt een technieker een melding als ik zijn planning wijzig?

Er zijn geen pushmeldingen. De gewijzigde planning verschijnt in zijn app zodra die bijgewerkt wordt, bijvoorbeeld bij het openen. Bij een dringende wijziging belt u de technieker dus best ook even.

Wat als een technieker ziek is?

Een goedgekeurd verlof verschijnt op zijn lijn in de planning. Zijn interventies worden niet automatisch verplaatst: u haalt ze uit de planning, zodat ze terug in de wachtrij staan, en plant ze bij een collega in.

Kan terugkerend onderhoud vanzelf in de planning komen?

Onderhoudscontracten maken op de datum van het volgende bezoek automatisch een interventie aan, met de technieker van het contract als die bepaald is. U plant het bezoek daarna in zoals elke andere interventie. Lees meer in onderhoudscontracten opvolgen.