Een betalingsherinnering sturen: wanneer, hoe en voorbeeldteksten

Waarom facturen blijven openstaan

Een onbetaalde factuur heeft meestal een gewone oorzaak:

• De factuur kwam aan bij iemand die niet betaalt, zoals de huurder in plaats van de eigenaar.
• De klant wacht op iets: het akkoord van de mede-eigenaars, een bestelbonnummer, een antwoord op een vraag over een uur.
• Niemand volgt de vervaldagen op. Er wordt herinnerd wanneer er tijd is, en die is er zelden.
• De herinnering mist gegevens, zodat de klant eerst moet zoeken over welke factuur het gaat.

Wanneer een betalingsherinnering sturen?

Spreek een vaste reeks af en volg ze voor elke klant. Dan is een herinnering een gewone stap in de administratie. Een eenvoudige reeks:

Bel bij de tweede herinnering: een gesprek brengt het echte probleem sneller boven dan een derde mail. De herinnering vóór de vervaldag mag wegblijven bij vaste klanten die stipt betalen.

Wat staat er in elke herinnering?

Een herinnering waarvoor de klant niet hoeft te zoeken, wordt sneller betaald. Zet in elke stap:

• het factuurnummer en de factuurdatum;
• het openstaande bedrag, en wat al betaald is bij een gedeeltelijke betaling;
• de vervaldag;
• de gestructureerde mededeling en uw IBAN;
• de factuur opnieuw als pdf in bijlage;
• een contactpersoon met naam en telefoonnummer.

Noem ook het werk en het adres. Een syndicus met veel facturen herkent een adres sneller dan een nummer.

Voorbeeldteksten voor een betalingsherinnering en een aanmaning

Pas de woorden tussen haakjes aan.

Vóór of op de vervaldag

Onderwerp: Factuur [nummer] vervalt op [datum]

Goedemorgen [naam], een korte herinnering: factuur [nummer] van [datum] voor [het werk] vervalt op [datum]. Het bedrag van [bedrag] stort u op [IBAN] met de mededeling [gestructureerde mededeling]. Is de betaling al vertrokken, dan mag u deze mail negeren. Met vriendelijke groeten, [naam en telefoonnummer]

Eerste herinnering na de vervaldag

Onderwerp: Herinnering: factuur [nummer] staat nog open

Goedemorgen [naam], factuur [nummer] van [datum] staat nog open, voor [bedrag]. De vervaldag was [datum]. Wilt u het bedrag overschrijven op [IBAN] met de mededeling [gestructureerde mededeling]? U vindt de factuur in bijlage. Hebt u een vraag over de factuur, bel me dan gerust. Met vriendelijke groeten, [naam en telefoonnummer]

Tweede herinnering (aanmaning)

Onderwerp: Tweede herinnering: factuur [nummer]

Goedemorgen [naam], ondanks onze herinnering van [datum] ontvingen we de betaling van factuur [nummer] ([bedrag], vervallen op [datum]) nog niet. Wilt u het bedrag betalen vóór [datum], op [IBAN] met de mededeling [gestructureerde mededeling]? Is er een probleem met de factuur of de betaling, laat het ons dan vóór die datum weten. Zonder betaling of reactie sturen we daarna een ingebrekestelling. Met vriendelijke groeten, [naam en telefoonnummer]

De ingebrekestelling is een formele brief met de factuurgegevens, de eerdere herinneringen, een laatste termijn en wat er daarna gebeurt. Laat de tekst nalezen door uw boekhouder of juridisch adviseur.

Wat zegt de Belgische wet?

• Tussen ondernemingen geldt de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties. Tenzij uw voorwaarden iets anders bepalen, is van rechtswege en zonder ingebrekestelling interest verschuldigd vanaf de dag na de vervaldag. U hebt ook recht op een forfaitaire vergoeding van 40 euro voor de invorderingskosten.
• Tegenover een consument geldt Boek XIX van het Wetboek van economisch recht. De eerste herinnering is kosteloos. Schadevergoeding, interest of een schadebeding mag u pas aanrekenen na een termijn van minstens 14 dagen na die herinnering, en de bedragen zijn wettelijk begrensd.

Kijk met uw boekhouder of juridisch adviseur na wat er in uw voorwaarden staat en wat u in uw situatie mag aanrekenen.

Minder herinneringen: snel factureren en betwistingen oplossen

Een factuur die kort na het werk vertrekt, met de uren en onderdelen die de klant op zijn rapport zag, roept minder vragen op. Lees hoe u van werkbon tot factuur gaat zonder over te typen.

Betwist de klant een uur of een verplaatsing, wacht dan met verdere herinneringen en bel hem. Heeft hij gelijk, dan zet u de factuur recht met een creditnota.

Een voorbeeld: de factuur bij de syndicus

Een bedrijf voor waterbehandeling vervangt de klep van een waterverzachter in een appartementsgebouw. De factuur gaat naar de syndicus, met een betalingstermijn van dertig dagen. Een week na de vervaldag vertrekt de eerste herinnering. Er komt geen antwoord.

Bij de tweede herinnering belt iemand van kantoor. De syndicus heeft de factuur wel, maar zijn boekhouding kan ze niet toewijzen: de naam van het gebouw staat er niet op. Kantoor stuurt ze opnieuw, met het gebouw in het onderwerp. Enkele dagen later komt de betaling binnen met de gestructureerde mededeling. Voortaan staat de naam van het gebouw als referentie op de factuur.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

De boekhouding volgt de openstaande facturen op in Verkoop & facturatie › Facturen. De herinneringen stelt u in bij de automatiseringen.

• Vervallen facturen: het oranje getal in het menu telt ze. De kaarten Te ontvangen en Vervallen tonen de openstaande bedragen inclusief btw, en de status Vervallen filtert de lijst.
• Gestructureerde mededeling: bij Boeken krijgt de factuur haar definitieve nummer en haar gestructureerde mededeling voor de betaling.
• Betaling registreren: met dagboek, betaaldatum, bedrag en mededeling. Volledig betaald gaat de factuur naar Betaald, of eerst naar In betaling tot uw boekhouding de betaling afgestemd heeft met uw bankafschrift.
• Herinnering vóór de vervaldag en Herinnering na de vervaldag: twee ingebouwde automatiseringen in Werk › Automatiseringen, die elke dag een ronde doen, om 08:00 of op het uur dat u instelt. Bij Instellen kiest u de status Uit, Proef of Aan, het uur, het aantal dagen vóór of na de vervaldag en het maximumaantal e-mails per ronde. In Proef vertrekt er niets en toont de Historiek wat er gebeurd zou zijn.
• Standaard betalingstermijn: in Configuratie › Bedrijfsregels, voor de klanten zonder eigen termijn. Zonder standaardtermijn vervallen hun facturen op de factuurdatum.
• Klantenportaal: een klant met toegang ziet er zijn facturen met hun betalingsstatus, de vervaldag en de betalingsgegevens. Online betalen kan er niet.

Goed om te weten: standaard beheert alleen de beheerder van uw organisatie de automatiseringen; voor andere personen vraagt u het recht aan Digitalnatie. Er vertrekt geen herinnering zolang het e-mailaccount van uw organisatie niet gekoppeld is. Een eigen regel vertrekt van het sjabloon Factuur vervallen: betalingsherinnering, dat niet geactiveerd kan worden zolang de ingebouwde factuurherinneringen aan staan. De controle Geen betwisting wordt getoond, maar is niet beschikbaar: een betwiste factuur houdt u zelf in het oog.

Meer over de facturatie in Service Suite, en over terugkerende opvolgingen automatiseren.

Veelgestelde vragen

Wanneer stuurt u een betalingsherinnering?

Kort na de vervaldag, bijvoorbeeld na een week. Bij grote bedragen of nieuwe klanten helpt een vriendelijke herinnering enkele dagen vóór de vervaldag. Volg voor elke klant dezelfde reeks.

Hoeveel herinneringen stuurt u vóór een ingebrekestelling?

Gebruikelijk zijn twee herinneringen, de tweede met een telefoontje en een duidelijke termijn. Betaalt de klant daarna niet en reageert hij niet, dan volgt de ingebrekestelling.

Mag ik kosten aanrekenen voor een betalingsherinnering?

Tussen ondernemingen is, tenzij uw voorwaarden iets anders bepalen, van rechtswege interest verschuldigd vanaf de dag na de vervaldag, en hebt u recht op een forfaitaire vergoeding van 40 euro voor de invorderingskosten. Tegenover een consument is de eerste herinnering kosteloos, mag u pas minstens 14 dagen na die herinnering schadevergoeding, interest of een schadebeding aanrekenen, en zijn de bedragen wettelijk begrensd. Kijk het na met uw boekhouder of juridisch adviseur.

Kan Service Suite automatisch betalingsherinneringen sturen?

Ja, met de ingebouwde automatiseringen voor herinneringen vóór en na de vervaldag. U kunt ze eerst in proef laten lopen, zonder dat er iets vertrekt. Standaard stelt de beheerder van uw organisatie ze in, en ze vertrekken pas als het e-mailaccount van uw organisatie gekoppeld is.

Wat doe ik als de klant de factuur betwist?

Wacht met verdere herinneringen en bel de klant. Heeft hij gelijk, dan zet u de factuur recht met een creditnota en zo nodig een nieuwe factuur. Heeft hij geen gelijk, leg dan uit waarom en spreek een betaaldatum af.