Onderhoudscontracten opvolgen zonder één preventief bezoek te missen

Wat is een onderhoudscontract voor een servicebedrijf?

Een onderhoudscontract is een afspraak met een klant om een installatie of een hele locatie op vaste tijdstippen te onderhouden: bijvoorbeeld een ketel, een warmtepomp, een koelinstallatie of een waterbehandelingsinstallatie, één, twee of vier keer per jaar. Het contract legt vast wat er gecontroleerd wordt, hoe vaak, door wie, en wat in de prijs inbegrepen is en wat niet.

Voor de klant is het zekerheid. Voor het servicebedrijf is het voorspelbaar werk, dat u in rustigere periodes kunt inplannen, en een vaste relatie met de klant en zijn installatie.

Waar het misloopt met een lijst in Excel

• Het volgende bezoek staat in een kolom die niemand elke week naleest.
• Een contract loopt af zonder dat iemand de klant over een verlenging belt.
• De technieker weet niet wat er bij het vorige bezoek vastgesteld werd, of wat er in het contract staat.
• Bij de facturatie is het niet duidelijk wat in het contract zat en wat extra was.
• Bij een overname of een afwezigheid zit de kennis in het hoofd van één persoon.

Wat moet er in een onderhoudscontract vastliggen?

1. Waarop het slaat: één installatie, met merk, type en serienummer, of een volledige locatie.
2. De frequentie: maandelijks, per kwartaal, per halfjaar, jaarlijks, of om een vast aantal dagen.
3. Wat er bij elk bezoek gebeurt: een vaste lijst controles en handelingen, zodat elk bezoek hetzelfde verloopt, wie het ook uitvoert.
4. Voorwaarden en instructies: toegang, sleutels, contactpersoon ter plaatse, aandachtspunten.
5. De looptijd: start, einde en verlenging.
6. Wat inbegrepen is: het bezoek zelf, uren boven een minimum, onderdelen. Ligt dat vast, dan is de factuur na het bezoek geen discussie.
7. De vaste technieker, als u met vaste techniekers per klant of per streek werkt.

Een preventief onderhoudsplan opstellen in vijf stappen

1. Breng de installaties in kaart. Per klant en per locatie: welke toestellen, met serienummer en datum van het laatste onderhoud. Zonder die lijst is elk plan een gok.
2. Bepaal per type installatie de frequentie. Vertrek van de aanbevelingen van de fabrikant en van de regels die voor dat type installatie gelden, en pas aan waar de praktijk iets anders vraagt.
3. Maak per type een vast bezoeksjabloon. Wat meet u, wat vervangt u, wat fotografeert u. Een voorbeeld uit de waterbehandeling: de hardheid meten vóór en na, de instellingen nakijken, de slijtdelen vervangen, de installatie fotograferen. Wie de volgende keer komt, kan zo vergelijken.
4. Spreid de bezoeken. Plan ze per streek en vermijd pieken: wie verwarmingsinstallaties onderhoudt, wil niet alle bezoeken in oktober.
5. Kijk elke week naar wat achterloopt en wat afloopt. De lijst van achterstallige bezoeken en van contracten die binnenkort aflopen, is de belangrijkste lijst van de week.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

In Service Suite staan de onderhoudscontracten onder Werk › Onderhoud.

• Een contract geldt voor een volledige locatie of voor één installatie, met een frequentie van maandelijks tot jaarlijks, of een eigen aantal dagen.
• Een bezoeksjabloon legt vast wat er bij elk bezoek gebeurt. De voorwaarden en instructies van het contract worden een taak op elk bezoek.
• Het formulier van het contract toont vooraf de zes volgende bezoekdatums.
• Eén keer per dag maakt Service Suite een interventie aan voor elk actief contract waarvan het volgende bezoek bereikt is, met de titel "Preventief onderhoud" en de naam van het contract. Heeft het contract een technieker, dan krijgt de interventie die technieker. Daarna plant u het bezoek in zoals elke andere interventie, en schuift het volgende bezoek één periode op.
• De lijsten Achterstallig, Binnen 30 dagen en Te vernieuwen (contracten die binnen 60 dagen aflopen) tonen wat aandacht vraagt. Een contract kunt u pauzeren, stopzetten of verlengen.
• Per contract bepaalt u of het bezoek, de uren boven het minimum en de gebruikte onderdelen factureerbaar zijn of in het contract inbegrepen. Hoe dat verder op de factuur komt, leest u in van werkbon tot factuur.

De installatie zelf houdt haar onderhoudshistoriek, haar serienummer, haar garantie en haar documenten bij in het klantdossier. Wat bij een bezoek gebeurd is, blijft dus bij de installatie, ook als een andere technieker de volgende keer gaat; het kantoor zet wat telt in de instructies voor die technieker.

Veelgestelde vragen

Wordt een onderhoudsbezoek automatisch ingepland?

Het bezoek wordt automatisch aangemaakt als interventie op de datum van het volgende bezoek, met de technieker van het contract als die bepaald is. Het tijdstip legt u daarna vast in de planning, zoals voor elke andere interventie. Zie ook techniekers plannen.

Kan een contract voor één toestel gelden?

Ja. Een contract slaat op één installatie of op een volledige locatie. Zo kunt u bij een klant met meerdere toestellen per toestel een andere frequentie afspreken.

Welke frequenties zijn mogelijk?

Maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks, jaarlijks, of een aangepast aantal dagen.

Hoe zie ik welke contracten vernieuwd moeten worden?

De lijst Te vernieuwen toont de contracten die binnen 60 dagen aflopen. Zo belt u de klant over een verlenging voor het contract verloopt.

Kan ik een extra bezoek inplannen buiten de vaste frequentie?

Ja, met Bezoek inplannen op het contract. Valt dat bezoek op de datum van het volgende contractbezoek, dan telt het als dat bezoek en maakt Service Suite er geen tweede aan.