Het interventierapport naar de klant: wat erin hoort en waar hij het terugvindt

Waarom het rapport voor de klant telt

Het interventierapport is voor de klant het bewijs dat er iets gebeurd is, en wat. Hij heeft het nodig om een factuur te begrijpen, om het door te sturen naar wie het werk betaalt, en om later te weten wat er aan zijn installatie veranderd is. Een rapport dat te laat komt, onleesbaar is of interne opmerkingen bevat, kost u vertrouwen, en meestal een telefoontje.

Wat hoort er in een interventierapport voor de klant?

Een goed rapport is kort, leesbaar voor iemand die geen technieker is, en volledig op de punten die tellen:

1. Waar en wat: de locatie, de installatie (merk, type, serienummer) en de datum.
2. Het vastgestelde probleem, in begrijpelijke woorden.
3. Het uitgevoerde werk en de oplossing. Wat is er gedaan, wat is er vervangen?
4. Wat er nog moet gebeuren: een tweede bezoek, een onderdeel dat besteld wordt, een advies.
5. De handtekening van de klant, of de reden waarom er geen is.

Wat er niet in hoort: interne notities voor collega's, opmerkingen over de klant, en alles wat alleen het kantoor aanbelangt. Houd interne notities en opmerkingen voor de klant daarom vanaf het begin in aparte velden. Wat een technieker op de werkbon zet, leest u in wat moet er op een werkbon staan.

Hoe het rapport bij de klant komt

Er zijn drie manieren, en elk heeft zijn plaats:

• Per e-mail, meteen na de interventie. Het snelst, en de klant heeft het nog voor de technieker vertrokken is.
• Overhandigd of per post. Voor klanten zonder e-mail, of die het op papier willen.
• In een klantenportaal. De klant vindt al zijn rapporten en facturen terug wanneer hij ze nodig heeft, zonder dat hij het kantoor moet bellen om "dat rapport van vorig jaar".

Belangrijk is dat u achteraf weet wat de klant gekregen heeft, en wanneer. Wordt een rapport gecorrigeerd, dan moet de klant de nieuwe versie krijgen, niet de oude houden.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

Het rapport. Het rapport van de klant toont het vastgestelde probleem, de uitgevoerde werken, de oplossing en de handtekening. Interne notities en prijzen staan er niet op; het kantoor kan het rapport vooraf bekijken zoals de klant het krijgt.

Het versturen. De technieker verstuurt het rapport ter plaatse, of het kantoor doet het vanuit de interventie: Service Suite stuurt de pdf per e-mail naar de klant, vanaf het e-mailadres van uw bedrijf. Is dat adres nog niet gekoppeld, dan downloadt u het rapport en bezorgt u het zelf. Een rapport dat u zelf bezorgde, per eigen e-mail, per post of overhandigd, markeert u als bezorgd. Getekende rapporten die nog niet vertrokken zijn, verstuurt u ook in één keer, tot 25 per verzending.

Een correctie. Moet een rapport verbeterd worden, dan doet het kantoor dat met een reden, en ontstaat er een nieuwe versie. Er vertrekt dan niet automatisch een e-mail; een melding herinnert u eraan dat de klant nog de oude versie heeft, zodat u het rapport opnieuw verstuurt.

Het klantenportaal. Een contactpersoon die u uitnodigt, ziet het dossier van zijn bedrijf bij u: geplande en afgewerkte interventies, rapporten, facturen en creditnota's, installaties en locaties. Rapporten en facturen downloadt hij als pdf. Hij ziet geen andere klanten, geen interne notities en geen kosten. Vanuit het portaal kan hij ook een probleem melden, met foto's; daaruit ontstaat een interventie. Alleen de beheerder van uw organisatie geeft toegang, en daarvoor moet het e-mailadres van uw bedrijf gekoppeld zijn. Online betalen kan in het portaal niet.

Meer over het klantdossier waarin rapporten, installaties en facturen samen staan.

Veelgestelde vragen

Wat staat er op het interventierapport van de klant?

Het vastgestelde probleem, de uitgevoerde werken, de oplossing en de handtekening van de klant. Interne notities en prijzen staan er niet op.

Hoe krijgt de klant zijn rapport?

Per e-mail met de pdf, verstuurd door de technieker of door het kantoor, op voorwaarde dat het e-mailadres van uw bedrijf gekoppeld is. U kunt het ook zelf bezorgen en het als bezorgd markeren. Heeft de klant toegang tot het klantenportaal, dan vindt hij het rapport ook daar.

Wat ziet de klant in het klantenportaal?

Het dossier van zijn eigen bedrijf: interventies, rapporten, facturen en creditnota's, installaties en locaties. Geen andere klanten, geen interne notities, geen kosten.

Kan ik een verstuurd rapport nog corrigeren?

Ja. Het kantoor corrigeert met een verplichte reden en er ontstaat een nieuwe versie. Daarna verstuurt u het rapport opnieuw, zodat de klant de juiste versie heeft.

Kan een klant via het portaal een probleem melden?

Ja. Hij kiest de installatie, beschrijft het probleem, geeft de dringendheid aan en kan foto's toevoegen. De melding komt bij het kantoor binnen en wordt een interventie.