Preventief onderhoud: zo stelt u een onderhoudsplan op voor de installaties van uw klanten

Wat betekent preventief onderhoud?

Preventief onderhoud is onderhoud dat u plant voordat er iets stukgaat. Op een vooraf bepaald moment reinigt de technieker, meet hij, stelt hij af en vervangt hij slijtdelen. Zo blijft de installatie werken zoals bedoeld, en ziet u slijtage voordat ze een storing wordt.

Correctief onderhoud gebeurt na de storing: de klant belt, de technieker zoekt de oorzaak en herstelt. Elk servicebedrijf doet allebei. De vraag is welk deel van het werk u zelf plant.

Het verschil tussen preventief en correctief onderhoud

Preventief onderhoud voorkomt niet elke storing. Een toestel kan tussen twee bezoeken stukgaan, en dan blijft correctief werk nodig.

Tijdsgebonden of toestandsafhankelijk onderhoud

• Tijdsgebonden onderhoud volgt een vast interval: elk jaar, elk halfjaar of na een aantal draaiuren. Het is eenvoudig te plannen en af te spreken in een contract. Een toestel dat weinig draait, krijgt wel hetzelfde onderhoud als een toestel dat dag en nacht werkt.
• Toestandsafhankelijk onderhoud volgt wat u meet of vaststelt: een filter met een te hoge drukval, een ontharder waarvan het water na de behandeling harder wordt, een ketel met een terugkerende foutcode.

In de praktijk combineert u beide. Bij het vaste bezoek meet en noteert de technieker, en wat hij vaststelt, bepaalt of er een extra ingreep nodig is. Voorspellend onderhoud, dat een storing probeert te voorspellen uit doorlopende meetgegevens, is een derde vorm en valt buiten dit artikel.

Een onderhoudsplan opstellen

Een onderhoudsplan zegt per installatie wat er gebeurt, hoe vaak, door wie en wanneer. Hoe u dat met de klant in een contract vastlegt, leest u in onderhoudscontracten opvolgen. Hier gaat het over het plan zelf.

1. Maak de inventaris

Noteer per installatie de klant, de locatie, het type, merk en model, het serienummer, de plaatsingsdatum, het laatste onderhoud en de toegang. Voeg één gegeven toe dat vaak ontbreekt: wat kost een storing de klant? Een ketel in een woonzorgcentrum vraagt een ander plan dan dezelfde ketel in een vakantiewoning. Wat ontbreekt, vult de technieker bij het volgende bezoek aan, met een foto van het typeplaatje.

2. Bepaal de frequentie per type

• De handleiding van de fabrikant is het vertrekpunt. Kijk ook na of de garantievoorwaarden een onderhoud vragen.
• De regels van het gewest waar de installatie staat. In Vlaanderen moet een centraal stooktoestel op gas vanaf 20 kW om de twee jaar onderhouden worden, en een toestel op stookolie vanaf 20 kW elk jaar, telkens door een erkende technicus (vlaanderen.be, geraadpleegd op 30 oktober 2026). Brussel en Wallonië hebben eigen regels. Ga voor elk type na wat er geldt, en vraag het bij twijfel aan het gewest of uw juridisch adviseur.
• Het gebruik. Een installatie die intensief draait, in stof staat of hard water behandelt, krijgt meer bezoeken. Ga nooit onder wat de fabrikant of de regels vragen.

3. Leg vast wat er bij elk bezoek gebeurt

Maak per type een vaste lijst: wat de technieker reinigt, vervangt, controleert en meet. Laat hem de meetwaarden elke keer noteren, want een waarde die van bezoek tot bezoek verschuift, ziet u alleen als ze genoteerd werd. Hoe u zo'n lijst opbouwt, leest u in een werkinstructie maken.

4. Bepaal wie het doet

Welke techniekers hebben de erkenning of de opleiding voor dit type? Wie is de vaste technieker voor een streek of een klant, en wie neemt over bij een verlof? Met een tweede technieker die het type kent, valt het plan niet stil tijdens een afwezigheid.

5. Plan het jaar vooruit

• Kies het seizoen. Een ketel onderhoudt u liefst vóór het stookseizoen, een airco vóór de zomer.
• Groepeer per streek. Bezoeken in dezelfde straat of hetzelfde gebouw zet u op dezelfde dag.
• Reserveer capaciteit. Beslis per week hoeveel uren naar gepland onderhoud gaan, en hou ruimte vrij voor storingen. Meer daarover in techniekers plannen.

Een voorbeeld van een onderhoudsplan

Een voorbeeld om aan te passen, geen norm: de handleiding van de fabrikant en de regels van het gewest gaan altijd voor.

Hoe ziet u of het plan werkt?

• Bezoeken op tijd. Welke bezoeken zijn achterstallig? Groeit die lijst elke maand, dan vraagt het plan meer dan uw team aankan.
• Storingen tussen twee bezoeken. Valt een installatie uit kort na een bezoek, kijk dan wat er toen gemeten werd. Gebeurt het vaak bij hetzelfde type, pas dan de frequentie of de lijst aan.
• Herhaalde storingen met dezelfde oorzaak. Ze wijzen op een punt dat het bezoek niet behandelt.
• Installaties zonder plan. Elk toestel in de inventaris heeft een volgende onderhoudsdatum, of een reden waarom niet.
• Gepland tegenover ongepland werk. Volg per maand hoeveel interventies onderhoud waren en hoeveel storingen. Meer cijfers vindt u in KPI's voor een technische dienst.

Een voorbeeld: een waterbehandelingsbedrijf zet zijn plan op

Een bedrijf dat waterontharders en filters plaatst, werkt al jaren met een lijst per technieker. Bij de overstap naar een onderhoudsplan begint de zaakvoerder met de inventaris: welke toestellen plaatsten of onderhielden we, bij wie, en wanneer was het laatste bezoek? Een deel van de toestellen blijkt nergens een volgend bezoek te hebben.

Woningen krijgen een jaarlijks bezoek, horecazaken met veel verbruik twee bezoeken per jaar. De lijst per bezoek is overal dezelfde: de hardheid vóór en na meten, het zoutverbruik en de instellingen nakijken, een foto nemen. Na een jaar ziet hij in de genoteerde waarden dat de hardheid na de ontharder bij enkele grote gezinnen bij elk bezoek hoger ligt. Die klanten krijgen voortaan twee bezoeken per jaar.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

• De inventaris: in Klanten & installaties › Installaties registreert u elk toestel met onder meer Merk en model, Serienummer, Installatiedatum en Kriticiteit, altijd bij een klant en een locatie. De kolom Volgend onderhoud toont Op schema, Binnenkort, Achterstallig of Niet gepland.
• Het plan: in Werk › Onderhoud maakt u met Nieuw contract een contract voor één installatie of een volledige locatie, met een Frequentie van Maandelijks tot Jaarlijks of Aangepast (aantal dagen), een optionele Technieker en een Bezoeksjabloon met de instructies en de duur van elk bezoek. Volgende bezoeken toont de zes volgende datums.
• De bezoeken: één keer per dag maakt Service Suite voor elk actief contract waarvan het volgende bezoek bereikt is een interventie "Preventief onderhoud" aan, die u in Werk › Planning inplant. Een extra bezoek, bijvoorbeeld na een meting, maakt u met Bezoek inplannen op het contract, of met Onderhoud plannen bij een installatie in het register.
• Vooruit plannen: met Routes beheren legt u vaste routes vast, met een technieker, weekdagen, een maximum per dag en locaties. Interventies op die locaties krijgen de technieker van de route.
• Opvolgen: Onderhoud heeft de tabbladen Achterstallig en Binnen 30 dagen. Het installatiedossier heeft onder meer Onderhoudshistoriek en Storingen, en het scherm Gezondheid toont de meest voorkomende en herhaalde storingen. Inzichten › Rapporten verdeelt de interventies per type: Onderhoud (contract), Storing en Overig.
• De gezondheidsscore: een score op 100 die punten aftrekt volgens vaste regels, voor de geregistreerde storingen, stilstand, achterstallig onderhoud, kosten en herhaalde storingen.

Goed om te weten:

• De gezondheidsscore is geen voorspelling: ze beschrijft wat er gebeurd is. Er wordt geen storingsvoorspelling berekend.
• Een afgewerkte interventie verschuift de datum van het volgende onderhoud van de installatie niet automatisch. Een onderhouden toestel kan dus op Achterstallig blijven staan.
• Zonder locatie maakt Service Suite geen bezoeken aan, en gemiste bezoeken worden niet achteraf aangemaakt. Het automatische aanmaken kunt u niet manueel starten: voor een bezoek dat meteen moet gebeuren, gebruikt u Bezoek inplannen.

Meer over de onderhoudscontracten in Service Suite. Wat er na elk bezoek in het dossier van het toestel staat, leest u in de historiek per installatie.

Veelgestelde vragen

Wat betekent preventief onderhoud?

Preventief onderhoud is onderhoud dat gepland wordt voordat er een storing is: reinigen, meten, afstellen en slijtdelen vervangen op een vooraf bepaald moment. Zo blijft een installatie werken zoals bedoeld, en valt slijtage op voordat ze een storing wordt.

Wat is het verschil tussen preventief en correctief onderhoud?

Preventief onderhoud plant u vooraf, op een datum of na een vaststelling. Correctief onderhoud volgt op een storing of een defect, en gebeurt zo snel als de prioriteit vraagt. Een servicebedrijf doet altijd allebei; het onderhoudsplan bepaalt welk deel van het werk u vooraf plant.

Wat is het verschil tussen tijdsgebonden en toestandsafhankelijk onderhoud?

Tijdsgebonden onderhoud volgt een vast interval, zoals elk jaar of na een aantal draaiuren. Toestandsafhankelijk onderhoud volgt een meting of een vaststelling, zoals een te hoge drukval over een filter. In de praktijk meet de technieker bij het vaste bezoek, en de meting bepaalt of er meer nodig is.

Hoe stelt u een onderhoudsplan op?

Begin met de inventaris van de installaties die u onderhoudt. Bepaal per type de frequentie, met de handleiding van de fabrikant en de regels van het gewest als basis. Leg vast wat er bij elk bezoek gebeurt en wie het doet, plan het jaar vooruit en volg op of de bezoeken op tijd gebeuren.

Voorspelt Service Suite wanneer een installatie stukgaat?

Nee. De gezondheidsscore van een installatie beschrijft het verleden, zoals storingen, stilstand en achterstallig onderhoud. Er wordt geen storingsvoorspelling berekend.