Werken in regie of forfait: wat het betekent, wanneer u welke kiest en wat u op papier zet

Werken in regie: betekenis

Werken in regie betekent dat de klant betaalt wat het werk echt vraagt: de gewerkte uren aan een afgesproken uurtarief, plus de onderdelen en de verplaatsing. Bij een forfait spreekt u vooraf één vaste prijs af voor een omschreven werk, hoe lang het ook duurt. Regie past bij storingen, een forfait bij werk dat u vooraf kunt omschrijven.

De uitdrukking wordt soms ook gebruikt voor personeel dat bij een ander bedrijf aan de slag gaat. Dit artikel gaat over regie als manier om een prijs af te spreken.

Wat regie en forfait betekenen voor de klant en voor u

In regie kent de klant het uurtarief en een raming, maar de eindprijs pas achteraf. Valt het werk tegen, dan betaalt hij de extra uren. Elke minuut en elk onderdeel moet u dan kunnen tonen.

Tegen forfait kent de klant de prijs vooraf en kan hij vergelijken. U draagt het risico: duurt het langer, dan betaalt u de extra uren; gaat het sneller, dan houdt u de marge.

Werken in regie zegt dus iets over hoe u de prijs berekent. Wie waarvoor aansprakelijk is als er iets misloopt, is een andere vraag: leg ze voor aan uw juridisch adviseur en uw verzekeraar.

Regie of forfait: welke kiest u per soort werk?

Een vertrekpunt om aan te passen, geen regel:

Hoe u een vaste prijs uit uw uurtarief opbouwt, met geschatte uren, verplaatsing, onderdelen en een reserve, staat in uurtarief berekenen.

Wat zet u op papier bij werken in regie?

• Het uurtarief, exclusief btw, en per welke eenheid u rekent: per uur, per halfuur of per kwartier.
• Een minimale aangerekende tijd per interventie, als u die hanteert.
• De verplaatsing: welk model en welk bedrag. Zie verplaatsingskosten aanrekenen.
• De onderdelen: tegen welke prijs ze aangerekend worden.
• Toeslagen voor avond, weekend of dringend werk, als u die vraagt.
• Een raming: het geschatte aantal uren en de belangrijkste onderdelen.
• Wat er gebeurt als de raming niet volstaat, bijvoorbeeld: "Wordt de raming met meer dan [x] overschreden, dan bellen wij u voor we verdergaan."

De FOD Economie raadt consumenten in haar bericht van 14 augustus 2026 aan om altijd vooraf een schriftelijke prijsraming te vragen. Volgens hetzelfde bericht moeten bijkomende kosten, zoals vervangstukken, schriftelijk aan de consument meegedeeld worden voordat de hersteller ze uitvoert (FOD Economie). Laat uw voorwaarden nakijken door uw juridisch adviseur.

Werken in regie uitvoeren: zo blijft het transparant

1. Registreer de uren op het moment zelf. Vertrek, aankomst, start en einde van het werk, niet 's avonds uit het geheugen.
2. Noteer elk onderdeel wanneer het gebruikt wordt, met het aantal.
3. Schrijf in het rapport wat u vaststelde en wat u deed, en waarom het langer duurde dan gedacht.
4. Bel vóór u de raming overschrijdt, en noteer het akkoord van de klant.
5. Laat de klant tekenen voor de uren en de onderdelen op de werkbon.
6. Factureer snel, met de werkbon als onderbouwing. Zie van werkbon tot factuur.

Wat zet u op papier bij een forfait?

• Wat inbegrepen is: toestel, materiaal, plaatsing, afvoer van het oude toestel, ingebruikname, verplaatsing.
• Wat niet inbegrepen is, met naam, en de uitgangspunten van uw prijs.
• Hoe u meerwerk behandelt: pas na een schriftelijk akkoord, met de prijs erbij.
• De betaling: voorschot en schijven, als u die vraagt.

Hoe u dat op de offerte formuleert, en wat er voor een consument verplicht op moet staan, leest u in een offerte opmaken.

Een forfait beschermen: wijzigingen en meerwerk

Een forfait verliest zijn marge vaak tijdens het werk, wanneer de klant "nog iets kleins" vraagt of de technieker iets vindt dat niet te zien was. Spreek een vaste werkwijze af:

1. De technieker stopt bij alles wat buiten de omschrijving valt en belt het kantoor.
2. Het kantoor geeft de prijs, als vast bedrag of in regie.
3. De klant aanvaardt schriftelijk, op papier of per e-mail.
4. Pas dan voert de technieker het meerwerk uit.

Een voorbeeld van een meerwerkakkoord om aan te passen:

Meerwerk bij offerte [nummer]: [omschrijving van het werk]. Prijs: [bedrag] euro exclusief btw, of in regie aan [uurtarief] euro per uur met een raming van [aantal] uur. Akkoord van de klant: [naam], [datum], [handtekening of bevestiging per e-mail].

Vergelijk na elk forfait de werkelijke uren met uw schatting: zo ziet u welk werk u te krap rekent.

Regie of forfait: de verschillen in één tabel

Een voorbeeld: één verwarmingsbedrijf, drie soorten werk

Een fictief verwarmingsbedrijf werkt in één week op drie manieren.

Maandag valt een ketel uit. Het kantoor noemt het uurtarief en de verplaatsing, raamt een tot twee uur plus onderdelen en belooft te bellen als het meer wordt. De technieker registreert zijn uren, noteert de ontsteker die hij vervangt en laat de klant tekenen. De factuur volgt uit de interventie.

Dinsdag staat een onderhoudsbeurt gepland bij een klant met een contract. Het bezoek zit in de jaarprijs, die in januari gefactureerd werd.

Woensdag start de plaatsing van een warmtepomp, tegen forfait op een aanvaarde offerte. De technieker vindt een geroeste afsluiter die niet op de offerte stond en belt het kantoor, dat de klant een prijs stuurt. Pas na de bevestiging per e-mail wordt de afsluiter vervangen. De factuur bevat de regels van de offerte en het meerwerk, en achteraf vergelijkt de zaakvoerder de werkelijke uren met de schatting.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

Een herstelling in regie vertrekt van de geregistreerde uren en onderdelen, een installatie tegen vaste prijs van de bevestigde offerte. Elke factuur blijft een concept tot u ze controleert, boekt en verstuurt in de facturatie.

In regie

• Uren: de technieker tikt in de Techniekers-app op Vertrekken, Aangekomen, Start werk, Pauze en Werk beëindigen. Na de afsluiting toont Tijden de Reistijd, de Pauze en de Werktijd; op kantoor staat het paneel “Werkelijke tijden” op de interventiefiche.
• Onderdelen: de technieker noteert ze in het tabblad Onderdelen met Toevoegen, uit de voorraad van zijn bestelwagen.
• Rapport en handtekening: in het tabblad Werk het Werkrapport (Uitgevoerd werk, Vastgesteld probleem, Oplossing), onder Handtekeningen de klant en de technieker. Volledig afgewerkt vraagt beide handtekeningen, of een reden, en de verplichte foto's.
• Factuur: op een interventie met status Voltooid maakt de boekhouding met Meer › Factuur maken een conceptfactuur met de factureerbare uren, volgens het Uurtarief (€, excl. btw) en Minimaal aangerekend (minuten) uit Instellingen › Organisatie, en de gebruikte onderdelen.

Tegen forfait

• Offerte: in Verkoop & facturatie › Offertes met Nieuwe offerte, met regels via Product, Sectie en Notitie, en per regel Prijs uit prijslijst of Eigen prijs.
• Na het akkoord: Bevestigen maakt van de offerte een Bestelbon. Daaruit maakt u met Interventie aanmaken of Project aanmaken het werk aan, en Factureren maakt een conceptfactuur met de afgesproken regels, prijzen en kortingen.
• Meerwerk: een nieuwe offerte met Nieuwe offerte, of een regel op de conceptfactuur via Regels bewerken, met Product toevoegen of Vrije regel.
• Nacalculatie: de interventiefiche toont de geschatte duur en de werkelijke tijden. In Inzichten › Rapporten geeft het tabblad Techniekers de gewerkte en factureerbare uren per technieker, met een export in CSV.

Met een onderhoudscontract: Jaarfactuur maken op een actief contract maakt de conceptfactuur van het kalenderjaar tegen de jaarprijs. Per contract legt u vast of het bezoek, de uren boven het minimum en de onderdelen Factureerbaar of Inbegrepen in het contract zijn. Zie ook een onderhoudscontract opstellen.

Goed om te weten:

• Is een interventie aan een bevestigde bestelbon gekoppeld, dan neemt haar factuur de regels en prijzen van de bestelbon over, plus de gebruikte onderdelen die er niet op staan, tegen hun verkoopprijs. Zit dat materiaal in uw forfait, verwijder die regels dan op de conceptfactuur voor u boekt.
• Een bevestigde bestelbon wijzigt u niet meer in de applicatie. Voor een correctie vraagt u Digitalnatie.
• De instellingen hebben één uurtarief en één minimum per interventie. Een ander tarief, bijvoorbeeld voor dringend werk, past de boekhouding aan op de conceptfactuur.
• Het kantoor kan geen gebruikte onderdelen toevoegen aan een interventie: de technieker registreert ze in zijn app.
• Een offerte verstuurt u zelf als pdf, en een handtekening aanvragen vanuit de applicatie kan niet.

Veelgestelde vragen

Wat betekent werken in regie?

Werken in regie betekent dat u de werkelijk gewerkte uren aanrekent aan een afgesproken uurtarief, plus de gebruikte onderdelen en de verplaatsing. De klant kent vooraf het tarief en een raming, maar de eindprijs pas na het werk.

Wat is het verschil tussen regie en forfait?

In regie betaalt de klant de werkelijke uren en onderdelen, en draagt hij het risico als het werk tegenvalt. Bij een forfait spreekt u vooraf één prijs af voor een omschreven werk, en draagt u zelf het risico van extra uren. Meerwerk buiten de omschrijving valt niet onder het forfait.

Wanneer werkt u beter tegen forfait?

Wanneer u het werk vooraf kunt bekijken en omschrijven, zoals een onderhoudsbeurt of de plaatsing van een toestel. Bouw de prijs op uit de geschatte uren aan uw uurtarief, plus verplaatsing, onderdelen en een reserve, en schrijf op wat niet inbegrepen is.

Wat als werk in regie duurder uitvalt dan de raming?

Spreek vooraf af vanaf welke overschrijding u de klant belt, en werk pas verder na zijn akkoord. Noteer dat akkoord en de reden van de extra uren in het rapport, zodat de factuur te verklaren is.

Kan Service Suite factureren in regie en tegen vaste prijs?

Ja. Een voltooide interventie wordt een conceptfactuur met de factureerbare uren en de gebruikte onderdelen. Een bevestigde offerte wordt een bestelbon, waaruit u een conceptfactuur maakt met de afgesproken regels en prijzen. Een onderhoudscontract krijgt een jaarfactuur tegen de jaarprijs.