Een offerte opmaken voor een installatie of herstelling: wat erop moet staan, met een voorbeeld

Waar een offerte misloopt

• Te vaag. "Plaatsing ketel, alles inbegrepen" laat de klant raden wat "alles" is.
• Te veel jargon. Een lijst artikelcodes zegt de klant niets over wat hij krijgt.
• Vergeten posten. De afvoer van het oude toestel, een extra leiding, een verplaatsing, een aanpassing aan de elektriciteit.
• Geen geldigheid. De klant tekent na drie maanden, terwijl de prijs van het toestel intussen gestegen is.
• Geen vervolg. Wanneer komt de technieker, wat moet de klant voorzien, wanneer betaalt hij?

Wat moet er op een offerte staan? Een checklist

Welk btw-tarief op een regel van toepassing is, beslist u met uw boekhouder. Zet het tarief per regel op de offerte, zodat de klant ziet wat geldt.

Wat zegt de Belgische regelgeving?

Voor offertes aan consumenten zet de FOD Economie de regels op een rij in haar richtlijnen voor renovatiewerken aan woningen (versie van 22 april 2024, op basis van het koninklijk besluit van 30 juni 1996 en het Wetboek van economisch recht):

• U bent verplicht een offerte op te stellen als de consument erom vraagt en u bereid bent het werk uit te voeren. Is de offerte betalend, dan meldt u dat vooraf; anders is ze gratis.
• De offerte vermeldt minstens uw naam of benaming, uw adres en uw ondernemingsnummer, de beschrijving en de aard van de diensten en eventuele leveringen, de forfaitaire prijs of een prijs die met duidelijke criteria bepaald wordt, de datum en de geldigheidsduur, en een schatting van de duur van de uitvoering.
• Zodra de consument de offerte aanvaardt, is de overeenkomst gesloten.
• Betaalt de consument een voorschot, dan stelt u altijd een bestelbon op, met eigen verplichte vermeldingen. Een offerte kan als bestelbon dienen als ze al die vermeldingen bevat.
• Wordt de overeenkomst bij de klant thuis gesloten, dan gelden bijkomende informatieplichten, onder meer over het herroepingsrecht.

Zie de richtlijnen van de FOD Economie en haar bericht van 8 oktober 2024. Ze gaan over consumenten. Wat geldt voor een offerte aan een onderneming, en of uw sjabloon en voorwaarden kloppen, vraagt u aan uw juridisch adviseur. De checklist hierboven is in elk geval goede praktijk.

Werk, onderdelen en arbeid beschrijven

• Schrijf wat de klant krijgt. "Levering en plaatsing van een condensatieketel [merk, type, vermogen], aansluiting op de bestaande leidingen, ingebruikname en uitleg aan de bewoner." Een artikelcode mag erbij, niet in de plaats.
• Splits materiaal en arbeid. De klant ziet waarvoor hij betaalt, en u ziet na het werk waar uw prijs klopte.
• Kies forfait of regie, en zeg welke. Bij een forfait staat er wat inbegrepen is. Bij werk in regie vermeldt u het uurtarief en een schatting van het aantal uren.
• Zeg wat niet inbegrepen is. "Niet inbegrepen: breek- en herstelwerk aan muren, aanpassingen aan de elektrische installatie."
• Noem uw uitgangspunten. "De prijs gaat uit van een vrij bereikbare stookplaats en een schouw in goede staat." Blijkt het anders, dan is duidelijk waarom de prijs verandert.
• Leg vast hoe u met meerwerk omgaat. Meerwerk voert u pas uit na een schriftelijk akkoord van de klant, met de prijs erbij.

Opties, geldigheid en voorwaarden

• Opties zet u apart onder de totalen, elk met een eigen prijs: een slimme thermostaat, een onderhoudscontract. Kiest de klant een optie, dan past u de offerte aan voordat hij tekent. Twee varianten van hetzelfde werk worden best twee offertes.
• Geldigheid: kies een termijn die past bij hoe lang uw leveranciers hun prijzen vasthouden, bijvoorbeeld dertig dagen. Na de vervaldatum herbekijkt u de prijs voordat u bevestigt.
• Betaling: de betalingstermijn, en bij grote installaties het voorschot en de schijven, met het moment waarop ze vervallen. Wat dat voor uw kas betekent, leest u in cashflow opvolgen.
• Algemene voorwaarden: geef ze mee met de offerte. Tegenover een consument volstaat een verwijzing naar uw website volgens de FOD Economie niet: hij moet ze ten laatste bij het sluiten van de overeenkomst kunnen lezen, en ze aanvaard hebben.

Na de aanvaarding

1. Bewaar het akkoord: een ondertekende offerte, of een e-mail waarin de klant akkoord gaat.
2. Bevestig wat er nu gebeurt: wanneer u belt om in te plannen, wat de klant voorziet, wanneer het voorschot vervalt.
3. Zet het werk klaar: materiaal bestellen, de interventie of het project aanmaken en inplannen. Zie projectopvolging voor installateurs.
4. Factureer volgens de offerte, met het meerwerk dat de klant schriftelijk goedkeurde. Zie van werkbon tot factuur.

Is de offerte vertrokken maar nog niet aanvaard, volg ze dan op met een vaste werkwijze: zie een offerte opvolgen.

Een voorbeeld: een ketel vervangen in een rijwoning

Bij een fictief installatiebedrijf belt een klant: zijn gasketel is twintig jaar oud en valt geregeld uit. Een technieker gaat langs, fotografeert de stookplaats en de schouw en noteert het type van de oude ketel. Op kantoor wordt de offerte opgemaakt, in drie secties:

• Ketel en materiaal: de nieuwe condensatieketel, de rookgasafvoer en het aansluitmateriaal.
• Plaatsing, als forfait: demontage en afvoer van de oude ketel, plaatsing, aansluiting, ingebruikname en uitleg aan de bewoner.
• Opties, buiten het totaal: een slimme thermostaat en een onderhoudscontract.

Onder de regels staat: "Niet inbegrepen: aanpassingen aan de elektrische installatie. De prijs gaat uit van een schouw die geschikt is voor de nieuwe rookgasafvoer." De offerte is dertig dagen geldig en vermeldt de geschatte duur van het werk en wanneer het kan starten.

De klant kiest de thermostaat erbij. Kantoor past de offerte aan en stuurt ze opnieuw, en de klant tekent. Dezelfde dag bevestigt kantoor de offerte, bestelt de ketel en plant de plaatsing in.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

U maakt een offerte in Verkoop & facturatie › Offertes met Nieuwe offerte, of vanuit het klantdossier, een opportuniteit in de Service CRM, een project of een interventie (Offerte maken, één offerte per interventie).

• Gegevens: Klant (verplicht), Servicelocatie, Installatieproject, Klantreferentie (de titel in de lijst), Geldig tot, Betalingstermijn en Voorwaarden. Leeg gelaten krijgt Geldig tot de standaardduur en Voorwaarden uw algemene voorwaarden.
• Regels: Product voegt een product of dienst toe met Aantal en Eenheid, Sectie een sectietitel en Notitie een notitie. Een lege Omschrijving neemt de verkoopomschrijving van het product over. Onder Eenheidsprijs kiest u Prijs uit prijslijst (de prijslijst van de klant) of Eigen prijs.
• Btw en totalen: de Service Suite berekent de btw en toont Subtotaal excl. btw, Btw en Totaal. In Configuratie › Facturatieregels stelt de beheerder de Standaard verkoopbtw, de Geldigheid van een offerte (dagen) en uw Algemene voorwaarden in.
• Opmaak en taal: uw offertes dragen de gegevens, het logo en de kleuren van uw bedrijf. In Configuratie › Documentopmaak kiest u het Sjabloon en een Voettekst; Talen en regio toont de talen waarin uw klanten hun documenten ontvangen.
• Versturen: PDF opent de offerte, die u zelf naar de klant stuurt. Daarna klikt u op Markeer als verzonden.
• Na het akkoord: Bevestigen maakt van de offerte een Bestelbon. Afhankelijk van de producten maakt de Service Suite meteen de interventies aan. Anders maakt u vanuit de bestelbon de interventie, het project of het onderhoudscontract aan, en Factureren maakt een conceptfactuur met de afgesproken regels, prijzen en kortingen.

Goed om te weten:

• Een offerte per e-mail versturen of een handtekening aanvragen kan niet vanuit de applicatie: u stuurt de pdf zelf. Offertesjablonen zijn er niet.
• Een bevestigde bestelbon wijzigt u niet meer in de applicatie. Voor een correctie, en om kortingen per regel te activeren, vraagt u Digitalnatie.
• Of uw algemene voorwaarden op de documenten kunnen komen, hangt af van uw omgeving.
• De bestelbon in Service Suite is de bevestigde offerte. Vraagt u een consument een voorschot, kijk dan na of uw document alle wettelijke vermeldingen van een bestelbon bevat.
• Controleer of uw ondernemingsnummer op de pdf staat, en zet het anders in de Voettekst.

Hoe u aanvragen opvolgt voordat er een offerte is, leest u in leads opvolgen.

Veelgestelde vragen

Wat moet er verplicht op een offerte staan in België?

Voor een offerte aan een consument, bijvoorbeeld voor renovatiewerk aan een woning, noemt de FOD Economie minstens: uw naam of benaming, adres en ondernemingsnummer, de beschrijving en de aard van het werk en de leveringen, de forfaitaire of bepaalbare prijs, de datum en de geldigheidsduur, en een schatting van de duur van de uitvoering. Laat uw sjabloon nakijken door uw juridisch adviseur.

Hoe lang is een offerte geldig?

Zo lang als u erop zet. Kies een termijn die past bij hoe lang uw leveranciers hun prijzen vasthouden, bijvoorbeeld dertig dagen, en vermeld de datum. Na die datum herbekijkt u de prijs voordat u het werk bevestigt.

Mag ik een offerte aanrekenen?

Tegenover een consument mag dat volgens de FOD Economie, als u het hem vooraf laat weten. Zonder die melding is de offerte gratis. Of u de kost van de offerte later van de factuur aftrekt, is een commerciële keuze.

Kan ik een offerte opmaken in Excel?

Ja, als alle vermeldingen erop staan en de totalen kloppen. Een rekenblad houdt alleen niet bij welke offertes openstaan, wat vervalt en wat aanvaard is. In Service Suite komen de prijzen uit uw prijslijsten en berekent de applicatie de btw en de totalen.

Wat gebeurt er in Service Suite als de klant de offerte aanvaardt?

U bevestigt de offerte en ze wordt een bestelbon, die u niet meer wijzigt. Afhankelijk van de producten maakt de Service Suite meteen de interventies aan; anders maakt u vanuit de bestelbon de interventie, het project, het onderhoudscontract of de conceptfactuur aan. De klant krijgt daarbij geen e-mail.