Uurtarief berekenen voor een technieker: van loonkost tot het uur op de factuur

Uurtarief berekenen: waar het meestal misloopt

Wie zijn uurtarief wil berekenen, vertrekt vaak van het loon van de technieker en telt er "iets" bij. Op een paar plaatsen gaat dat mis:

• Het brutoloon wordt de kostprijs. Werkgeversbijdragen, vakantiegeld, eindejaarspremie en extralegale voordelen blijven buiten beeld.
• Elk betaald uur telt als factureerbaar uur. Verlof, opleiding, het magazijn en de rit naar de eerste klant worden betaald, maar niet gefactureerd.
• De bestelwagen en het kantoor ontbreken. Lease, brandstof, gereedschap, de planner en de boekhouder moeten ook uit de gefactureerde uren komen.
• Het tarief wordt nooit herbekeken. De lonen volgen de indexering, het tarief blijft staan.

Dat ziet u pas aan het einde van het jaar, wanneer de techniekers volle dagen draaiden en er toch weinig overblijft.

Uurloon, kostprijs per uur en uurtarief: wat is het verschil?

Een uurtarief berekenen is dus van onder naar boven werken: eerst wat een factureerbaar uur u kost, daarna wat u erbovenop nodig hebt.

Stap 1: de volledige loonkost per jaar

Vraag uw sociaal secretariaat de loonkost van een technieker voor een volledig jaar, niet zijn brutoloon. Laat er alles in opnemen wat voor uw bedrijf geldt:

• het brutoloon en de werkgeversbijdragen voor de sociale zekerheid;
• het vakantiegeld en de eindejaarspremie, zoals ze voor uw sector en het statuut van de technieker geregeld zijn;
• extralegale voordelen en vergoedingen, zoals maaltijdcheques, een groepsverzekering of werkkledij;
• de kosten van het sociaal secretariaat zelf.

In België worden de minimumlonen niet door de wet bepaald, maar in de cao's van de paritaire comités (FOD WASO). Onder welk paritair comité uw techniekers vallen en welke barema's en premies daaruit volgen, vraagt u aan uw sociaal secretariaat.

Werkt u als zelfstandige? Dan vervangt het inkomen dat u wilt overhouden het brutoloon. Uw sociale bijdragen als zelfstandige betaalt u per kwartaal, berekend op uw beroepsinkomen. Vraag uw boekhouder of uw sociaal verzekeringsfonds welk bedrag voor u geldt.

Stap 2: hoeveel uren kunt u echt factureren?

Deze stap bepaalt het tarief het sterkst. Vertrek van de uren die u een technieker in een jaar betaalt, en trek af wat niet bij een klant terechtkomt:

Wat overblijft, zijn de factureerbare uren per jaar. Deel ze door de betaalde uren en u kent de factureerbaarheid van uw team. Een vast percentage bestaat daar niet voor, dus meet het zelf, over een paar maanden. Hoe u dat doet, leest u in urenregistratie van techniekers.

Stap 3: de overhead per technieker

Overhead zijn de kosten die doorlopen, of er nu gewerkt wordt of niet. Tel ze op voor een jaar en deel door het aantal techniekers:

• de bestelwagen: lease of afschrijving, brandstof, onderhoud, verzekering;
• gereedschap en meettoestellen, met hun kalibratie;
• gsm's, tablets en software;
• het kantoor, de planner, de administratie en een deel van uw eigen tijd als zaakvoerder;
• verzekeringen, de boekhouder, uw website en publiciteit.

Twijfelt u of een kost erbij hoort, neem hem dan mee. Wat niet in het uurtarief zit, moet uit de marge op onderdelen of uit uw winst komen.

De formule om een uurtarief te berekenen

• L = de loonkost van één technieker per jaar
• O = de overhead per technieker per jaar
• F = de factureerbare uren van die technieker per jaar
• K = (L + O) ÷ F, de kostprijs per factureerbaar uur
• p = de opslag die u nodig hebt voor winst, risico en investeringen
• Uurtarief excl. btw = K × (1 + p)

Let op het verschil tussen opslag en marge. Een opslag van 25% op de kostprijs geeft een marge van 20% op de verkoopprijs, want 25 is een vijfde van 125. Spreek intern af met welk van de twee u rekent.

Een rekenvoorbeeld met ronde cijfers, geen richtprijs

Een installateur van verwarming en warmtepompen rekent het tarief van een technieker na. De bedragen zijn gekozen om makkelijk mee te rekenen. Ze zeggen niets over wat een technieker verdient of wat een uur in uw sector kost.

Stel nu dat langere ritten 100 factureerbare uren per jaar kosten. Met F = 900 wordt de kostprijs 88,89 euro per uur (80.000 ÷ 900), en met dezelfde opslag wordt het tarief 111,11 euro. Tien procent minder factureerbare uren maakt elk uur dus ruim elf procent duurder. Meet daarom eerst de verplaatsingen en het intern werk, voor u aan het tarief zelf draait. Hoe u ritten per regio bundelt, leest u in routeplanning met meerdere adressen.

Verplaatsing, minimumtijd en dringend werk

Leg deze drie keuzes vast in uw algemene voorwaarden en op uw offertes, zodat elke technieker en elke klant dezelfde regel kent:

• Verplaatsing. Een vast bedrag per rit of per zone, de reistijd aan uw uurtarief, of de verplaatsing verwerkt in het uurtarief. In dat laatste geval tellen de ritten niet als factureerbare uren, en wordt F kleiner.
• Minimaal aangerekende tijd. Een interventie van tien minuten kost u toch een rit en een plaats in de planning. Een minimum per interventie, in minuten, dekt dat.
• Dringend werk, avonden en weekends. Een toeslag voor de klant is een commerciële keuze. Wat u een werknemer voor die uren moet betalen, hangt af van de regels van uw sector: vraag het uw sociaal secretariaat.

Vermeld bij elk tarief of het inclusief of exclusief btw is. Welk btw-tarief op uw werk van toepassing is en hoe u een prijs aan een particulier vermeldt, vraagt u aan uw boekhouder.

Regie of vaste prijs?

Regie, de gewerkte uren aan uw uurtarief plus de onderdelen, past bij storingen waarvan niemand vooraf weet hoe lang ze duren. Een vaste prijs past bij werk dat u kent, zoals een onderhoudsbeurt, en vertrekt van dezelfde kostprijs: de geschatte uren maal uw uurtarief, plus verplaatsing, onderdelen en een reserve. Vergelijk na een paar maanden de werkelijke uren met uw schatting.

Wanneer herberekent u uw uurtarief?

Minstens één keer per jaar, en telkens als een letter uit de formule merkbaar verandert:

• de lonen stijgen: de sectorale minimumlonen volgen de indexeringen en loonsverhogingen uit de cao's van uw paritair comité (FOD WASO); uw sociaal secretariaat weet wanneer de volgende aanpassing valt;
• een nieuwe bestelwagen of nieuwe software verhoogt de overhead;
• de factureerbare uren dalen, bijvoorbeeld omdat uw klanten verder uit elkaar liggen.

Hoe u een nieuw tarief doorrekent aan klanten met een lopend contract, hangt af van die contracten en van uw algemene voorwaarden. Laat dat nakijken door uw juridisch adviseur.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

De berekening hierboven maakt u zelf, met uw boekhouder. In Service Suite vult u het resultaat in, en daarna rekent de facturatie ermee.

• Het tarief instellen: in Instellingen › Organisatie, blok Facturatie, vult u het Uurtarief (€, excl. btw) en Minimaal aangerekend (minuten) in, het minimum per interventie, naast Jaarlijks onderhoud (€, excl. btw). Een nieuw tarief geldt vanaf de volgende berekening van een interventie; bedragen die al berekend of gefactureerd zijn, veranderen niet.
• Wie het ziet: in de standaardrollen wijzigen de beheerder en de verantwoordelijke de tarieven; de boekhouding kan ze bekijken, de planner niet.
• Van uren naar factuur: op een voltooide interventie maakt de boekhouding met Meer › Factuur maken een conceptfactuur met de factureerbare uren, volgens het uurtarief en de minimaal gefactureerde tijd, en met de gebruikte onderdelen. Met Regels bewerken past ze de Eenheidsprijs (EUR) aan of voegt ze een Vrije regel toe, bijvoorbeeld voor een verplaatsing.
• Uw factureerbare uren meten: registreren uw techniekers hun dag in Mijn dag, dan toont Werk › Medewerkers & uren per periode Gewerkt, Factureerbaar, Reistijd en Afwezig. In Inzichten › Rapporten geeft het tabblad Techniekers de gewerkte en factureerbare uren per technieker, met een export naar CSV. Daar vindt u de F uit de formule.

Goed om te weten: de instellingen hebben één uurtarief en één minimum per interventie. Hoort een interventie bij een bevestigde bestelbon, dan neemt de factuur de prijzen van die bestelbon over; een ander tarief, bijvoorbeeld voor dringend werk, past de boekhouding aan op de conceptfactuur. In het Financieel overzicht staat Marge op onderdelen op "Niet beschikbaar", omdat de kostprijs van de gebruikte onderdelen niet per interventie opgevolgd wordt.

Hoe uren en onderdelen zonder overtypen op de factuur komen, leest u in van werkbon tot factuur. Welke cijfers u elke maand opvolgt, staat in KPI's voor een technische dienst.

Veelgestelde vragen

Hoe bereken ik het uurtarief van een technieker?

Tel de loonkost per jaar en de overhead per technieker op, en deel dat door het aantal uren dat hij per jaar factureert. Zo krijgt u de kostprijs per factureerbaar uur. Daarop zet u de opslag die u nodig hebt voor winst, risico en investeringen.

Wat is het verschil tussen uurloon en uurtarief?

Het uurloon is wat de technieker bruto per uur verdient. Het uurtarief is wat de klant per uur betaalt, en dat moet ook de werkgeversbijdragen, de premies, de onbetaalde uren, de bestelwagen, het kantoor en uw winst dekken.

Hoeveel uren van een technieker zijn factureerbaar?

Daar bestaat geen vast cijfer voor: het hangt af van de verplaatsingen, het intern werk, het verlof en hoe u ritten aanrekent. Meet het enkele maanden in uw eigen urenregistratie, door de factureerbare uren te delen door de betaalde uren.

Kan Service Suite een ander uurtarief per technieker of per type werk gebruiken?

Nee, niet in de instellingen: daar staan één uurtarief en één minimum per interventie. Hoort de interventie bij een bevestigde bestelbon, dan neemt de factuur de prijzen van die bestelbon over. Anders past de boekhouding de eenheidsprijs aan op de conceptfactuur, voor ze die boekt.