Btw-nummer controleren bij een nieuwe klant: VIES of KBO, en wat u nakijkt

Waarom u een btw-nummer controleert vóór de eerste factuur

Een btw-nummer controleren duurt een minuut, als u weet waar u moet kijken. Een fout nummer kost meer: een factuur die terugkomt, een creditnota en een nieuwe factuur, en een betaling die blijft liggen tot alles klopt. Meestal loopt het op een van deze plaatsen mis:

• Het nummer werd aan de telefoon doorgegeven. Twee cijfers zijn omgewisseld, of er ontbreekt er een.
• Het is het nummer van een ander bedrijf uit de groep. De beheerder van een gebouw belt, maar de factuur moet naar de vennootschap die eigenaar is.
• De onderneming is niet meer wat de klant zegt. Ze is stopgezet, overgenomen of van naam veranderd.
• De naam op de bestelling is een handelsnaam. De officiële naam en het adres van de zetel zijn anders, en de ketel staat vaak nog op een derde adres.

Is een factuur toch fout vertrokken, lees dan hoe u een creditnota opmaakt.

Hoe ziet een Belgisch btw-nummer eruit?

Elke onderneming in België heeft een ondernemingsnummer van tien cijfers, dat ze krijgt bij haar inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Het btw-nummer is hetzelfde nummer, met BE ervoor. Het moet bij de FOD Financiën geactiveerd zijn als de onderneming activiteiten heeft die aan btw onderworpen zijn (business.belgium.be). Een ondernemingsnummer is dus niet altijd een actief btw-nummer.

• BE en tien cijfers. Punten en spaties zijn schrijfwijze: BE0123.456.789 en BE 0123 456 789 zijn hetzelfde nummer.
• Het eerste cijfer is 0 of 1. De reeks die met 0 begint, was op. Sinds 19 september 2023 krijgen nieuwe ondernemingen een nummer dat met 1 begint, en bestaande ondernemingen houden hun nummer (FOD Economie).

Btw-nummer controleren: VIES of KBO?

Voor een Belgische klant kijkt u in de KBO, voor een klant in een ander EU-land in VIES. De twee beantwoorden een andere vraag.

In de KBO zoekt u in KBO Public Search op nummer, naam of adres. U ziet er alle ingeschreven ondernemingen, ook die stopgezet zijn: kijk dus naar de status. Is de onderneming btw-plichtig, dan staat bij "Hoedanigheden" de vermelding "Onderworpen aan btw", met de datum sinds wanneer (efactuur.belgium.be).

In VIES kiest u het land en vult u het nummer in. VIES zoekt in de btw-databank van dat land en zegt of het nummer geldig is (Your Europe).

Wat doet u als VIES "niet geldig" toont?

"Niet geldig" betekent dat VIES het nummer niet vond in de nationale btw-databank. Volgens de Europese Commissie kan dat drie oorzaken hebben: het nummer bestaat niet, het is niet geactiveerd voor handel tussen EU-landen, of de registratie is nog niet afgerond.

1. Kijk uw invoer na. De juiste landcode, het juiste aantal cijfers, geen letter O in plaats van een nul.
2. Zoek een Belgische klant op in de KBO. Is de onderneming actief en onderworpen aan btw?
3. Vraag het nummer van een document. Een factuur of het briefpapier van de klant is betrouwbaarder dan het geheugen van wie belt.
4. Laat de klant het uitklaren. Blijft het nummer niet geldig, dan kan de klant het bij zijn belastingdienst laten nakijken. De Commissie verwijst in dat geval naar de nationale autoriteiten.
5. Bewaar uw controle. De Commissie raadt aan het resultaat van uw controle te bewaren, voor het geval van een belastingcontrole. Noteer de datum en houd het bij het klantdossier.
6. Factureer niet op goed geluk. Leg het geval voor aan uw boekhouder voor u de factuur maakt. Hij weet wat het voor de btw op die factuur betekent.

Moet het btw-nummer van de klant op de factuur staan?

Uw eigen btw-nummer staat op al uw facturen (Your Europe). Voor het nummer van de klant zeggen de Europese btw-regels dat een volledige btw-factuur het vermeldt wanneer de klant zelf de btw op die handeling verschuldigd is, zoals bij verlegging van heffing (Europese Commissie). België kan daarbovenop eigen vermeldingen vragen. Laat uw boekhouder één keer nakijken welke vermeldingen op uw facturen moeten.

Of een klant btw-plichtig is, bepaalt ook hoe uw factuur vertrekt. Sinds 1 januari 2026 sturen Belgische btw-plichtige ondernemingen elkaar gestructureerde elektronische facturen via het Peppol-netwerk. Voor facturen aan particuliere klanten geldt die verplichting niet (efactuur.belgium.be). Wat de verplichting inhoudt, leest u in e-facturatie via Peppol, en hoe een interventie een factuur wordt in van werkbon tot factuur.

Een particuliere klant geeft u geen btw-nummer. Bestelt een zelfstandige voor zijn woning, vraag dan na of het voor zijn onderneming is en laat uw boekhouder meekijken.

Checklist: een nieuwe zakelijke klant aanmaken

1. Vraag de officiële naam, het btw-nummer, het adres van de zetel, een apart facturatieadres als dat er is, het e-mailadres voor facturen, en of de klant bestelt als onderneming of als particulier.
2. Zoek een Belgische onderneming op in de KBO: status, onderworpen aan btw, naam en adres van de zetel.
3. Controleer het nummer van een klant in een ander EU-land in VIES, en bewaar het resultaat.
4. Neem naam en adres over zoals ze in het register staan, en schrijf het btw-nummer altijd in dezelfde notatie.
5. Noteer het adres van het werk apart: de plaats van de installatie is niet altijd de zetel.
6. Zoek of de klant al bestaat voor u een nieuwe fiche maakt.
7. Meldt een klant een nieuwe naam, een overname of een ander facturatieadres, controleer dan opnieuw.

Een voorbeeld: een nieuwe klant voor ketelonderhoud

Een verwarmingsbedrijf krijgt een telefoon van een vastgoedbeheerder: of het de stookplaats van een kantoorgebouw kan onderhouden. De beheerder geeft een naam en een btw-nummer door. De bediende zoekt het op in de KBO: het nummer hoort bij het beheerkantoor zelf.

Ze belt terug en vraagt wie de factuur betaalt: de vennootschap die eigenaar is van het gebouw. De beheerder bezorgt een oude factuur met haar nummer. In de KBO is die vennootschap actief en onderworpen aan btw, met haar zetel in een andere gemeente. De bediende maakt de klant aan met de officiële naam en het adres van de zetel, voegt het kantoorgebouw toe als plaats van het werk en zet de beheerder erbij als contactpersoon. De eerste factuur vertrekt naar de juiste vennootschap.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

Een klant aanmaken

• In Klanten & installaties › Klanten klikt u op Nieuwe klant. Verplicht zijn Naam, Straat en nummer, Postcode en Gemeente. Het Btw-nummer voegt u toe als u het hebt, in het formaat BE0123.456.789.
• Servicelocatie op dit adres aanmaken staat aangevinkt en maakt meteen een locatie op dat adres. Gebeurt het werk elders, vink het dan uit en voeg in het dossier de juiste locatie toe met Nieuw › Locatie.
• Bestaat het btw-nummer of de naam al, dan weigert Service Suite het aanmaken, en het bericht noemt de bestaande klant die u kunt openen. In de lijst zoekt u ook op btw-nummer.

De officiële gegevens opzoeken (VIES / KBO)

• In het dossier opent u ⋯ › Klantgegevens wijzigen. Zodra het btw-nummer bewaard is, klikt u op Bedrijfsgegevens opzoeken.
• U vinkt aan wat u wilt overnemen en klikt op Gegevens overnemen. Een gegeven dat al ingevuld is, wordt alleen vervangen als u het aanvinkt.
• Een apart facturatieadres voegt u toe als contactpersoon van de soort Facturatieadres, met een eigen adres.
• Klanten aanmaken en wijzigen doen in de standaardrollen de beheerder, de verantwoordelijke, de planner, de boekhouding en de verkoop.

Uw eigen gegevens en Peppol

• In Configuratie › Bedrijfsprofiel vult de beheerder het Btw-nummer, het Ondernemingsnummer (KBO) en de Bankrekening (IBAN) op facturen van uw bedrijf in. Het btw-nummer wordt bij het bewaren gecontroleerd.
• De Peppol-registratie van uw bedrijf gebeurt bij de start, samen met Digitalnatie (KBO-nummer, akkoord, controle). Is uw organisatie op Peppol aangesloten, dan biedt Versturen op een geboekte factuur Peppol (e-factuur) aan wanneer de klant op Peppol zit. Anders is die keuze grijs, met de reden.

Goed om te weten: de opzoeking werkt op een btw-nummer dat al bewaard is, niet in het venster Nieuwe klant. U maakt de klant dus eerst aan en zoekt daarna op. Twee klanten samenvoegen kan niet in de applicatie, dus een dubbele fiche vermijdt u best vooraf. Wilt u een VIES-controle bijhouden, dan laadt u de afdruk als pdf op in het klantdossier met Document uploaden, onder Bestanden (hoogstens 10 MB).

Een volledige klantenlijst laadt de beheerder in met Configuratie › Gegevens importeren, met een controle die ook dubbels telt: zie klantgegevens importeren. Wat u verder over een klant bijhoudt, staat bij het klantdossier.

Veelgestelde vragen

Hoe controleer ik een btw-nummer?

Een Belgisch btw-nummer zoekt u op in KBO Public Search van de FOD Economie: daar ziet u of de onderneming actief is en onderworpen aan btw, met haar officiële naam en het adres van de zetel. Een btw-nummer uit een ander EU-land controleert u in VIES, de zoekmachine van de Europese Commissie. Bewaar het resultaat van uw controle.

Wat is het verschil tussen VIES en de KBO?

De KBO is het register van de Belgische ondernemingen: u leest er de officiële gegevens van een onderneming en of ze onderworpen is aan btw. VIES zoekt in de btw-databanken van de EU-landen en zegt of een btw-nummer geldig is voor handel tussen EU-landen. Voor een Belgische klant begint u bij de KBO, voor een klant in een ander EU-land bij VIES.

Hoeveel cijfers heeft een Belgisch btw-nummer?

Tien cijfers, voorafgegaan door BE. Het btw-nummer is het ondernemingsnummer met BE ervoor. Het eerste cijfer is 0 of 1: sinds 19 september 2023 krijgen nieuwe ondernemingen een nummer dat met 1 begint.

Moet het btw-nummer van de klant op de factuur staan?

Vraag het in elk geval aan elke zakelijke klant: u hebt het nodig om hem te controleren. Volgens de Europese btw-regels staat het op een volledige btw-factuur wanneer de klant zelf de btw op die handeling verschuldigd is, zoals bij verlegging van heffing. België kan daarbovenop eigen vermeldingen vragen: laat uw boekhouder nakijken welke vermeldingen op uw facturen moeten.

Kan Service Suite een btw-nummer opzoeken bij het aanmaken van een klant?

Nee, niet in het venster Nieuwe klant. U maakt de klant aan met zijn btw-nummer en opent daarna in het dossier Klantgegevens wijzigen, waar Bedrijfsgegevens opzoeken de officiële gegevens ophaalt. U kiest zelf welke gegevens u overneemt.