Faire un devis pour une installation ou une réparation : les mentions, la méthode et un exemple

Là où un devis dérape

• Trop vague. « Placement chaudière, tout compris » laisse le client deviner ce que recouvre « tout ».
• Trop technique. Des codes articles ne disent pas au client ce qu’il reçoit.
• Des postes oubliés. L’évacuation de l’ancien appareil, une conduite en plus, un déplacement.
• Pas de validité. Le client signe trois mois plus tard, après une hausse du prix de l’appareil.
• Pas de suite. Quand le technicien vient-il, que prévoit le client, quand paie-t-il ?

Comment faire un devis : la check-list

Le taux de TVA qui s’applique à une ligne, décidez-le avec votre comptable. Indiquez le taux sur chaque ligne du devis, pour que le client voie ce qui s’applique.

Les mentions obligatoires d’un devis en Belgique

Pour les devis adressés aux consommateurs, le SPF Economie résume les règles dans ses guidelines pour les travaux de rénovation d’habitations (version du 22 avril 2024, sur la base de l’arrêté royal du 30 juin 1996 et du Code de droit économique) :

• Vous êtes tenu d’établir un devis si le consommateur le demande et que vous êtes disposé à fournir le service. Si le devis est payant, vous le dites au préalable ; sinon, il est gratuit.
• Le devis mentionne au moins votre nom ou dénomination sociale, votre adresse et votre numéro d’entreprise, le détail et la nature des prestations et des fournitures éventuelles, le prix forfaitaire ou déterminable par des critères clairement définis, la date et la durée de validité, et l’estimation de la durée de la prestation.
• Une fois le devis accepté par le consommateur, le contrat est conclu.
• Si le consommateur verse un acompte, vous devez toujours établir un bon de commande, avec ses propres mentions obligatoires. Un devis peut servir de bon de commande s’il contient toutes ces mentions.
• Si le contrat est conclu chez le client, des informations supplémentaires sont exigées, notamment sur le droit de rétractation.

Voyez les guidelines du SPF Economie et son communiqué du 8 octobre 2024. Beaucoup de pages en ligne décrivent les règles françaises : vérifiez que vos sources sont belges. Pour un devis entre professionnels, et pour relire votre modèle et vos conditions, adressez-vous à votre conseiller juridique.

Décrire le travail, les pièces et la main-d’œuvre

• Écrivez ce que le client reçoit. « Fourniture et placement d’une chaudière à condensation [marque, type, puissance], raccordement aux conduites existantes, mise en service et explications à l’occupant. » Un code article peut s’ajouter, pas remplacer.
• Séparez le matériel et la main-d’œuvre. Le client voit ce qu’il paie, et vous voyez ensuite où votre prix était juste.
• Choisissez le forfait ou la régie, et dites-le. Au forfait, vous précisez ce qui est compris. En régie, vous indiquez le taux horaire et une estimation des heures.
• Dites ce qui n’est pas compris. « Non compris : travaux de démolition et de finition des murs, adaptations de l’installation électrique. »
• Annoncez vos hypothèses. « Le prix suppose une chaufferie accessible et une cheminée en bon état. » Si ce n’est pas le cas, la raison du changement de prix est claire.
• Fixez la règle pour les travaux supplémentaires. Vous les exécutez seulement après un accord écrit du client, prix compris.

Options, validité et conditions

• Les options se placent à part, sous les totaux, chacune avec son prix : un thermostat connecté, un contrat d’entretien. Si le client en choisit une, vous adaptez le devis avant qu’il ne signe. Deux variantes du même travail font mieux l’objet de deux devis.
• La validité : choisissez une durée qui suit la tenue des prix de vos fournisseurs, par exemple trente jours. Après l’échéance, revoyez le prix avant de confirmer.
• Le paiement : le délai de paiement et, pour les grosses installations, l’acompte et les tranches, avec leur échéance. L’effet sur votre trésorerie est décrit dans suivi de trésorerie.
• Les conditions générales : joignez-les au devis. Envers un consommateur, un simple renvoi à votre site internet ne suffit pas selon le SPF Economie : il doit pouvoir les lire au plus tard à la conclusion du contrat, et les avoir acceptées.

Après l’acceptation

1. Gardez une trace de l’accord : un devis signé, ou un e-mail dans lequel le client marque son accord.
2. Confirmez la suite : quand vous appelez pour planifier, ce que le client prévoit, quand l’acompte est dû.
3. Préparez le travail : commander le matériel, créer l’intervention ou le projet et le planifier. Voyez le suivi de chantier d’installation.
4. Facturez selon le devis, avec les travaux supplémentaires acceptés par écrit. Voyez du bon d’intervention à la facture.

Le devis est parti mais pas encore accepté ? Suivez-le avec une méthode fixe : voyez relancer un devis.

Un exemple : remplacer une chaudière dans une maison mitoyenne

Dans une entreprise d’installation fictive, un client appelle : sa chaudière au gaz a vingt ans et tombe souvent en panne. Un technicien passe, photographie la chaufferie et la cheminée et note le type de chaudière. Au bureau, le devis est établi en trois sections :

• Chaudière et matériel : la nouvelle chaudière à condensation, l’évacuation des fumées et le matériel de raccordement.
• Placement, au forfait : démontage et évacuation de l’ancienne chaudière, placement, raccordement, mise en service et explications à l’occupant.
• Options, hors total : un thermostat connecté et un contrat d’entretien.

Sous les lignes, on lit : « Non compris : adaptations de l’installation électrique. Le prix suppose une cheminée adaptée à la nouvelle évacuation des fumées. » Le devis est valable trente jours et indique la durée estimée du travail et le moment où il peut commencer.

Le client ajoute le thermostat. Le bureau adapte le devis et le client signe. Le jour même, le bureau confirme le devis, commande la chaudière et planifie le placement.

Comment cela fonctionne dans Digitalnatie Service Suite

Vous créez un devis depuis l’écran des devis, ou depuis le dossier client, une opportunité du CRM de service, un projet ou une intervention (un seul devis par intervention).

• Les données : le client (obligatoire), le site des interventions, le projet d’installation, la référence client (le titre dans la liste), la date de validité, le délai de paiement et les conditions. Laissées vides, la validité prend la durée par défaut et les conditions reprennent vos conditions générales.
• Les lignes : un produit ou un service avec sa quantité et son unité, un titre de section ou une note. Une description vide reprend la description de vente du produit. Pour le prix unitaire, vous gardez le prix de la liste de prix du client ou vous choisissez votre prix.
• La TVA et les totaux : Service Suite calcule la TVA et affiche le sous-total hors TVA, la TVA et le total. Dans les règles de facturation, l’administrateur règle la TVA de vente par défaut, la validité des devis en jours et vos conditions générales.
• La mise en page et la langue : vos devis portent les coordonnées, le logo et les couleurs de votre entreprise, avec le modèle de mise en page et le pied de page que vous choisissez. Les langues de vos clients se gèrent dans les réglages de l’organisation.
• L’envoi : vous envoyez vous-même le PDF au client, puis vous marquez le devis comme envoyé.
• Après l’accord : la confirmation transforme le devis en bon de commande. Selon les produits, Service Suite crée aussitôt les interventions. Sinon, vous créez depuis le bon de commande l’intervention, le projet ou le contrat d’entretien, et la facturation crée une facture brouillon avec les lignes, prix et remises convenus.

Bon à savoir :

• Envoyer un devis par e-mail ou demander une signature depuis l’application n’est pas possible : vous envoyez le PDF vous-même. Il n’y a pas de modèles de devis.
• Un bon de commande confirmé ne se modifie plus dans l’application. Pour une correction, et pour activer les remises par ligne, adressez-vous à Digitalnatie.
• La possibilité de mettre vos conditions générales sur les documents dépend de votre environnement.
• Dans Service Suite, le bon de commande est le devis confirmé. Si vous demandez un acompte à un consommateur, vérifiez que votre document contient toutes les mentions légales d’un bon de commande.
• Vérifiez que votre numéro d’entreprise figure sur le PDF, et ajoutez-le sinon dans le pied de page.

Le suivi des demandes, avant même le devis, est décrit dans suivi des prospects.

Questions fréquentes

Quelles sont les mentions obligatoires d’un devis en Belgique ?

Pour un devis adressé à un consommateur, par exemple pour des travaux de rénovation dans une habitation, le SPF Economie cite au moins : votre nom ou dénomination, votre adresse et votre numéro d’entreprise, le détail et la nature des prestations et fournitures, le prix forfaitaire ou déterminable, la date et la durée de validité, et l’estimation de la durée de la prestation. Faites relire votre modèle par votre conseiller juridique.

Les mentions obligatoires valent-elles aussi entre professionnels ?

Les guidelines du SPF Economie visent les devis adressés aux consommateurs. Pour un devis à une entreprise, demandez à votre conseiller juridique ce qui s’applique. Selon le SPF Economie, votre numéro d’entreprise doit de toute façon figurer sur tous les documents qui émanent de votre entreprise.

Combien de temps un devis est-il valable ?

Le temps que vous y indiquez. Choisissez une durée qui suit la tenue des prix de vos fournisseurs, par exemple trente jours, et écrivez la date. Après cette date, revoyez le prix avant de confirmer le travail.

Un devis peut-il être payant ?

Envers un consommateur, oui, selon le SPF Economie, à condition de l’en informer au préalable. Sans cette information, le devis est gratuit. Déduire ensuite ce montant de la facture si le client accepte est un choix commercial.

Que se passe-t-il dans Service Suite quand le client accepte le devis ?

Vous confirmez le devis et il devient un bon de commande, qui ne se modifie plus. Selon les produits, Service Suite crée aussitôt les interventions ; sinon, vous créez depuis le bon de commande l’intervention, le projet, le contrat d’entretien ou la facture brouillon. Le client ne reçoit pas d’e-mail à cette occasion.