Suivi de trésorerie dans une société de service : la position de trésorerie, les chiffres de la semaine et une routine

Pourquoi le bénéfice et la trésorerie ne suivent pas le même rythme

Le compte de résultats montre ce que vous avez gagné, le compte en banque ce qui est entré et sorti. Dans une entreprise avec des techniciens, plusieurs semaines séparent souvent les deux :

• Travail fait, pas encore facturé. Le salaire et les pièces sont payés, mais la facture attend un bon d’intervention ou quelqu’un qui a le temps.
• Facturé, pas encore payé. L’argent n’arrive qu’après le délai de paiement, parfois plus tard.
• Le stock dans les camionnettes et au magasin. Des pièces payées au grossiste attendent sur une étagère.
• Les grosses installations. La pompe à chaleur ou l’adoucisseur se paie au fournisseur, souvent avant que le client ne vous paie.
• Les contrats facturés à l’année. L’argent arrive en une fois, le travail s’étale sur l’année. Le moment de la facture annuelle décide si l’argent arrive avant ou après le travail.

Votre compte contient aussi la TVA perçue auprès des clients, que vous reverserez plus tard : elle n’est pas à dépenser.

Position de trésorerie, trésorerie nette, flux : de quoi parle-t-on ?

• Position de trésorerie : l’argent dont vous disposez aujourd’hui, soit le solde de vos comptes à vue et de votre caisse. C’est une photo à un moment donné.
• Position de trésorerie nette : cette position, moins ce que vous devez à court terme à la banque, comme un crédit de caisse utilisé. Demandez à votre comptable quels comptes il y inclut.
• Flux de trésorerie (cash-flow) : ce qui entre et sort sur une période. Un flux positif sur un mois signifie qu’il est entré plus d’argent qu’il n’en est sorti.

Au quotidien, la gestion de trésorerie consiste donc à savoir où vous en êtes et à voir ce qui entrera et sortira dans les semaines qui viennent.

Les chiffres à regarder chaque semaine et chaque mois

Pour la balance âgée des créances, quatre tranches suffisent : pas encore échu, jusqu’à 30 jours après l’échéance, de 31 à 60 jours, plus de 60 jours. Plus la facture est ancienne, plus vite vous téléphonez. Les rappels sont décrits dans relance de facture impayée, les indicateurs opérationnels dans KPI d’un service technique.

Une routine fixe chaque semaine

Choisissez un moment fixe, par exemple le lundi matin, et une seule personne qui s’en charge.

1. Notez la position de trésorerie, chaque semaine le même jour.
2. Facturez ce qui est terminé. S’il manque un bon d’intervention ou une signature, demandez-le au technicien le jour même.
3. Passez en revue les factures échues, les plus anciennes et les plus grosses d’abord, et notez par client la suite et sa date.
4. Regardez ce que vous devez payer dans les prochaines semaines : fournisseurs, salaires, loyer, leasing, TVA.
5. Mettez à jour le plan de trésorerie pour les quatre à huit semaines qui viennent.
6. Décidez à temps. Un achat doit-il attendre, demandez-vous un acompte sur le prochain chantier, ou parlez-vous à votre banque avant que cela ne devienne serré ?

Un tableau de suivi de trésorerie, à faire dans Excel

Un plan de trésorerie tient dans un tableur, avec une ligne par semaine :

Dans les entrées attendues, ne comptez que ce qui est réaliste. Un client qui paie toujours avec deux semaines de retard, vous le placez deux semaines plus tard.

Les leviers à votre portée

• Facturez peu après le travail. La méthode sans ressaisie est décrite dans du bon d’intervention à la facture.
• Demandez un acompte sur les grosses installations, si vos conditions le permettent et si le client le sait dès le départ. Indiquez le montant et le moment dans le devis : voyez faire un devis. Si un consommateur verse un acompte, un bon de commande doit être établi, selon le SPF Economie (SPF Economie, 8 octobre 2024). Faites relire vos conditions par votre comptable ou votre conseiller juridique.
• Relancez à des moments fixes, avec un appel au deuxième rappel.
• Choisissez quand vous facturez les contrats. Une facture annuelle en début d’année de contrat fait entrer l’argent avant le travail.
• Gardez le stock à la mesure du travail : voyez le stock de la camionnette et la gestion de stock au magasin.
• Payez les fournisseurs à l’échéance, ni plus tôt sans remise, ni plus tard.

Un exemple : le lundi matin dans une entreprise de chauffage

Une entreprise de chauffage fictive, avec six techniciens, installe des chaudières et des pompes à chaleur et entretient des appareils sous contrat. Les montants sont un exemple. Le lundi matin, le gérant note :

Cette semaine, cela passe. Mais la semaine prochaine, la facture du grossiste pour deux pompes à chaleur arrive à échéance, et les salaires suivent. Le gérant décide :

• Les quatorze interventions sont facturées cette semaine. Pour trois d’entre elles, le planificateur demande la signature manquante.
• Le bureau appelle les deux syndics. L’un attend l’accord des copropriétaires, l’autre veut une copie avec le nom de l’immeuble.
• Pour la prochaine pompe à chaleur, le devis prévoit un acompte, avec un bon de commande.
• Les factures annuelles des contrats d’entretien partiront désormais en janvier.

Dans son plan de trésorerie, il voit que la troisième semaine sera serrée. Il en parle dès maintenant avec son comptable.

Comment cela fonctionne dans Digitalnatie Service Suite

La vue financière réunit sur une page le résultat, la trésorerie et ce qui demande votre attention. Les chiffres viennent de votre comptabilité : seules les écritures comptabilisées comptent.

• Trésorerie et fonds de roulement : les entrées, les sorties et le flux net sur la période choisie (année, mois ou période personnalisée), et les montants à recevoir et à payer en soldes à la date de fin, TVA comprise. Un graphique montre le flux de trésorerie mois par mois, avec l’année précédente si vous comparez.
• Attention requise, à la date du jour : les factures échues, les interventions terminées encore à facturer avec leur valeur facturable hors TVA, et les contrats d’entretien qui se terminent dans les 60 jours. Un clic ouvre la liste.
• Revenu attendu des contrats : les contrats d’entretien actifs multipliés par le prix annuel, ramené au mois.
• Les factures : les cartes en haut de l’écran donnent les montants à recevoir et échus, et le panneau d’une facture indique depuis combien de jours elle est échue. Les rappels avant et après l’échéance se règlent dans les automatisations, par l’administrateur.
• La facturation : depuis une intervention terminée, une facture brouillon reprend les heures et les pièces. Sur un contrat d’entretien actif, la facture annuelle crée le brouillon de l’année civile au prix annuel réglé.

Bon à savoir :

• Une facture brouillon n’apparaît nulle part dans la vue financière.
• Vos comptes comptables doivent être reliés aux catégories. Une catégorie non reliée compte pour 0, et ce n’est pas un vrai zéro. Une liaison automatique propose une attribution selon le plan comptable minimum normalisé belge.
• Par défaut, l’administrateur, le Finance Manager et la Directie voient la vue financière. Sans ce droit, l’entrée n’apparaît pas dans le menu.
• La marge sur les pièces n’est pas disponible : le prix de revient des pièces utilisées n’est pas suivi par intervention.
• Le plan de trésorerie des prochaines semaines, vous le tenez vous-même, par exemple dans le tableau ci-dessus.

Pour aller plus loin : la facturation dans Service Suite et le suivi des contrats d’entretien.

Questions fréquentes

Quelle différence entre bénéfice et trésorerie ?

Le bénéfice est la différence entre le chiffre d’affaires et les coûts dans votre comptabilité. La trésorerie est l’argent réellement disponible sur vos comptes. Entre les deux, il y a le travail pas encore facturé, les factures pas encore payées et les pièces déjà payées.

Qu’est-ce que la position de trésorerie nette ?

C’est l’argent disponible sur vos comptes à vue et en caisse, moins vos dettes bancaires à court terme, comme un crédit de caisse utilisé. Demandez à votre comptable quels comptes il inclut dans le calcul.

À quelle fréquence faire le suivi de trésorerie ?

Chaque semaine, à un moment fixe : la position de trésorerie, les factures échues, le travail pas encore facturé et ce que vous devez payer dans les prochaines semaines. Chaque mois, ajoutez le flux net, le stock et les grosses dépenses à venir.

Comment améliorer la trésorerie d’une société de service ?

Facturez peu après le travail, relancez à des moments fixes et demandez un acompte sur les grosses installations si vos conditions le permettent. Choisissez aussi quand vous facturez les contrats d’entretien.

Service Suite montre-t-il la trésorerie ?

La vue financière montre les entrées, les sorties et le flux net sur la période choisie, et les soldes à recevoir et à payer à la date de fin. Seules les écritures comptabilisées comptent, et vos comptes doivent être reliés aux catégories. Le plan de trésorerie des prochaines semaines, vous le tenez vous-même.