Fichier client Excel : les colonnes, les onglets et un modèle à reprendre

Que mettre dans un fichier client Excel ?

Un fichier client Excel pour une société de service compte trois onglets : Clients (qui commande et paie), Sites (où le technicien intervient) et Installations (ce qu’il entretient). Pour chaque client, notez la dénomination officielle, le numéro de TVA ou d’entreprise, la personne de contact, l’adresse de facturation, la langue et le délai de paiement. Chaque client a une seule ligne et un code fixe.

Là où un fichier client dérape

Un fichier client commence souvent comme une simple liste de noms. Quelques années plus tard, ces problèmes apparaissent :

• Le même client figure plusieurs fois. « ACP Résidence Les Tilleuls », « Résidence Les Tilleuls » et « Les Tilleuls ACP », chacun avec une autre adresse.
• Le client et le chantier se mélangent. Le syndic revient pour chaque immeuble, comme cinq clients différents.
• Une cellule contient trois données. Deux numéros de téléphone, ou l’adresse complète, dans une seule cellule.
• Les appareils sont cachés dans les remarques. « Chaudière en cave, remplacée en 2019 ? », sans marque ni numéro de série.
• Plusieurs versions circulent. Une copie sur le bureau, une sur le portable du planificateur, une dans un mail.

Résultat : la facture part à la mauvaise adresse et le technicien cherche l’accès.

Clients, sites et installations : pourquoi trois onglets

Une société de service travaille pour un client, à un endroit, sur un appareil. Les trois vont rarement par un :

• Un syndic est un seul client avec plusieurs immeubles.
• Sur un même site, on trouve parfois une chaudière, un boiler et un adoucisseur.
• La facture va au client, le technicien sur le site, et l’historique appartient à l’installation.

Sur un seul onglet, les données du client se répètent sur la ligne de chaque immeuble et de chaque appareil. L’adresse de facturation change, et il faut corriger vingt lignes sans en oublier une. Avec trois onglets, chaque donnée n’existe qu’à un endroit, et un code fait le lien : le code client figure sur chaque site, le code du site sur chaque installation.

Fichier client Excel : exemple de colonnes par onglet

Un modèle à reprendre dans un fichier Excel vierge ; noms de colonnes et valeurs sont des exemples. Les noms de colonnes occupent la première ligne de chaque onglet.

L’onglet Clients : la fiche client

Plusieurs personnes de contact par client ? Ajoutez un quatrième onglet Contacts, avec le code client, le nom, la fonction, l’adresse e-mail et le GSM.

L’onglet Sites

L’onglet Installations

Le calendrier des entretiens se tient à part, dans un planning de maintenance sur Excel.

Tenir son fichier client à jour : les règles

1. Une ligne par client. Cherchez le nom et le numéro de TVA avant d’ajouter une ligne.
2. Une donnée par cellule. Deux numéros dans une cellule ne se trient ni ne se filtrent.
3. Des formats fixes. Le numéro de TVA toujours sous la forme BE0123.456.789, les dates en vraies dates, les téléphones au même format.
4. Des listes déroulantes. Avec la validation des données d’Excel, chacun choisit la langue, le type et le statut dans une liste. « Français », « FR » et « français » deviennent une seule valeur.
5. Des doublons visibles. Une mise en forme conditionnelle sur la colonne Numéro de TVA colore les valeurs en double. Deux lignes avec le même numéro sont le plus souvent un client avec deux sites.
6. Archiver plutôt que supprimer. Un client qui arrête passe au statut archivé, et son code n’est jamais réattribué.
7. Vérifier le numéro de TVA. Pour une entreprise belge, c’est le numéro d’entreprise précédé de « BE » (business.belgium.be). Pour le contrôler, voyez comment vérifier un numéro de TVA.
8. Un seul responsable. Une personne décide des colonnes et fait le ménage. Le fichier se trouve à un seul endroit.

Fichier client et RGPD : l’essentiel

Les nom, prénom et coordonnées des clients et des personnes de contact sont des données à caractère personnel. Le numéro d’entreprise ne l’est pas, sauf pour une entreprise unipersonnelle. C’est ce qu’écrit l’Autorité de protection des données dans son RGPD vade-mecum pour les PME (janvier 2018). Appliqué à un fichier client :

• Seulement le nécessaire. Pas d’informations excessives dans une colonne de remarques. Le guide cite l’exemple de la raison personnelle d’un retard de paiement.
• Des données exactes. Appliquez au plus vite un changement communiqué par le client, et contrôlez les adresses e-mail erronées et la correspondance entre code postal et rue.
• Pas plus longtemps que nécessaire. Fixez la durée de conservation des données des anciens clients. Pour la comptabilité, la loi impose un délai : voyez la durée de conservation des documents.
• Des données protégées. Seules les personnes qui en ont besoin pour leur travail y ont accès, et une sauvegarde protège contre la perte.

Faites vérifier par votre conseiller juridique ce que cela implique pour votre fichier.

Un exemple : construire le fichier client d’une société de traitement de l’eau

Une société qui installe et entretient des adoucisseurs tient ses clients sur un seul onglet. On y trouve des particuliers, quelques commerces et un syndic qui gère cinq immeubles, chacun sur sa propre ligne.

L’employée réorganise le fichier en trois onglets. Le syndic devient un client avec cinq sites, chacun avec le concierge comme contact sur place. Les adoucisseurs passent dans l’onglet Installations. Quand le numéro de série manque, le technicien le relève sur la plaque signalétique à sa prochaine visite. Pour les clients professionnels, l’employée cherche le numéro de TVA dans la BCE et reprend la dénomination officielle. Elle fusionne les doublons après un appel au client. Désormais, elle seule ajoute de nouveaux clients.

Quand Excel ne suffit plus

Un fichier client Excel est une liste. Il ne raconte pas ce qui s’est passé chez le client. Les signes que la liste atteint sa limite :

• Deux collègues travaillent chacun sur une copie, et une modification se perd.
• Le technicien sur la route ne voit ni l’installation, ni l’accès, ni l’intervention précédente.
• Les rapports, devis et factures sont rangés ailleurs, séparés du client.
• Un client demande quand le technicien est passé, et la réponse est sur un bon d’intervention papier.

Pourquoi l’historique appartient à l’appareil : voyez l’historique par installation.

Comment cela fonctionne dans Digitalnatie Service Suite

Service Suite suit les mêmes trois niveaux : client, site et installation. Ensemble, ils forment le dossier client.

• Les clients : dans la liste des clients, nouveau client ouvre la création. Le nom, la rue et numéro, le code postal et la commune sont obligatoires ; s’y ajoutent si possible le numéro de TVA, l’e-mail, le téléphone et la langue (néerlandais, français ou anglais). Le numéro client (KL-…) est attribué par Service Suite.
• Les doublons : si le numéro de TVA ou le nom existe déjà, Service Suite refuse la création et nomme le client existant.
• Les contacts : en ajoutant un contact, vous choisissez son type : contact, adresse de facturation, adresse de livraison ou autre adresse.
• Conditions de paiement et données officielles : dans la modification des données client. Le champ des conditions de paiement n’apparaît qu’aux personnes qui ont à la fois les droits de facturation et de gestion des clients. La recherche des données de l’entreprise (VIES / BCE) fonctionne sur un numéro de TVA déjà enregistré.
• Les sites : nouveau site demande le client, le nom du site et l’adresse, et si possible les coordonnées, le contact sur place et l’accès.
• Les installations : à l’enregistrement, vous choisissez le client, le site et un nom, puis si possible la marque et modèle, le numéro de série, la date d’installation et la fin de garantie.
• Reprendre votre fichier Excel : dans l’import des données de la configuration, l’administrateur télécharge pour chaque type un modèle Excel ou CSV, avec les colonnes obligatoires. La méthode est décrite dans importer ses données clients.

Bon à savoir :

• Fusionner deux clients n’est pas possible dans l’application. Nettoyez donc les doublons dans Excel, avant l’import.
• Un site sans coordonnées n’apparaît pas sur la carte, et l’itinéraire n’est alors pas proposé.
• Une installation appartient à un site : si le client n’en a pas encore, Service Suite demande de le créer d’abord.
• Les écrans de l’application sont en néerlandais. Le guide en français donne chaque libellé avec sa traduction.

Questions fréquentes

Comment créer un fichier client sur Excel ?

Créez trois onglets : Clients, Sites et Installations. Donnez à chaque client une seule ligne et un code unique, avec le nom, le numéro de TVA, la personne de contact, l’adresse de facturation, la langue et le délai de paiement. Reprenez ce code dans les autres onglets, avec des listes déroulantes et des formats fixes.

Où trouver un fichier client Excel gratuit à télécharger ?

Cette page ne propose pas de fichier à télécharger. Elle contient un modèle gratuit en trois tableaux : recopiez chacun sur un onglet d’un fichier Excel vierge, avec les noms de colonnes sur la première ligne.

Comment éviter les doublons dans un fichier client Excel ?

Cherchez le nom et le numéro de TVA avant d’ajouter un client, et confiez la création des clients à une seule personne. Une mise en forme conditionnelle sur la colonne du numéro de TVA signale les valeurs en double.

Quelles données clients peut-on garder selon le RGPD ?

Les données nécessaires pour réaliser le travail et facturer, exactes et à jour, et pas plus longtemps que nécessaire, selon le vade-mecum pour les PME de l’Autorité de protection des données. Faites vérifier par votre conseiller juridique ce que cela implique pour votre fichier.

Peut-on importer son fichier client Excel dans Service Suite ?

Oui. L’administrateur télécharge, dans l’import des données de la configuration, le modèle de chaque type en Excel ou en CSV, et le remplit avec vos données. Avant l’import, un contrôle montre quelles lignes sont correctes, en double ou en erreur.