Vérifier un numéro de TVA chez un nouveau client : VIES ou BCE, et quoi contrôler

Pourquoi vérifier un numéro de TVA avant la première facture

Vérifier un numéro de TVA prend une minute, quand on sait où regarder. Un numéro erroné coûte davantage : une facture qui revient, une note de crédit et une nouvelle facture, et un paiement qui attend que tout soit en ordre. Le plus souvent, l’erreur vient de l’une de ces situations :

• Le numéro a été dicté au téléphone. Deux chiffres sont inversés, ou il en manque un.
• C’est le numéro d’une autre société du groupe. Le gestionnaire d’un immeuble appelle, mais la facture doit aller à la société propriétaire.
• L’entreprise n’est plus ce que le client croit. Elle a cessé ses activités, a été reprise ou a changé de nom.
• Le nom sur la commande est un nom commercial. La dénomination officielle et l’adresse du siège sont différentes, et la chaudière se trouve souvent à une troisième adresse.

Si une facture est malgré tout partie avec une erreur, voyez comment faire une note de crédit.

À quoi ressemble un numéro de TVA belge ?

Chaque entreprise en Belgique a un numéro d’entreprise à dix chiffres, attribué lors de son inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Le numéro de TVA est le même numéro, précédé de « BE ». Il doit être activé auprès du SPF Finances si l’entreprise exerce des activités assujetties à la TVA (business.belgium.be). Un numéro d’entreprise n’est donc pas toujours un numéro de TVA actif.

• BE et dix chiffres. Les points et les espaces ne sont qu’une façon d’écrire : BE0123.456.789 et BE 0123 456 789 désignent le même numéro.
• Le premier chiffre est 0 ou 1. La série commençant par 0 était épuisée. Depuis le 19 septembre 2023, les nouvelles entreprises reçoivent un numéro qui commence par 1, et les entreprises existantes gardent le leur (SPF Économie).

Vérifier un numéro de TVA : VIES ou BCE ?

Pour un client belge, consultez la BCE ; pour un client établi dans un autre pays de l’UE, VIES. Les deux outils ne répondent pas à la même question.

Dans la BCE, la BCE Public Search permet de chercher par numéro, par nom ou par adresse. Toutes les entreprises inscrites y figurent, y compris celles qui ont cessé leurs activités : regardez donc le statut. Si l’entreprise est assujettie, la rubrique « Qualités » porte la mention « Assujettie à la TVA », avec la date de début (efacture.belgium.be).

Dans VIES, vous choisissez le pays et vous saisissez le numéro. VIES interroge la base TVA de ce pays et indique si le numéro est valable (L’Europe est à vous).

Que faire si VIES indique un numéro non valable ?

Un résultat « non valable » signifie que VIES n’a pas trouvé le numéro dans la base TVA nationale. Selon la Commission européenne, trois raisons sont possibles : le numéro n’existe pas, il n’a pas été activé pour les opérations intra-UE, ou l’enregistrement n’est pas encore achevé.

1. Relisez votre saisie. Le bon code pays, le bon nombre de chiffres, pas de lettre O à la place d’un zéro.
2. Cherchez un client belge dans la BCE. L’entreprise est-elle active et assujettie à la TVA ?
3. Demandez le numéro tel qu’il figure sur un document. Une facture ou le papier à en-tête du client est plus fiable que la mémoire de la personne qui appelle.
4. Laissez le client clarifier. Si le numéro reste non valable, le client peut le faire vérifier auprès de son administration fiscale. La Commission renvoie dans ce cas vers les autorités nationales.
5. Gardez une trace. La Commission conseille de conserver une trace de votre validation, en cas de contrôle fiscal. Notez la date et classez le résultat dans le dossier du client.
6. Ne facturez pas au hasard. Soumettez le cas à votre comptable avant d’établir la facture. Il saura ce que cela change pour la TVA de cette facture.

Le numéro de TVA du client doit-il figurer sur la facture ?

Votre propre numéro de TVA figure sur toutes vos factures (L’Europe est à vous). Pour le numéro du client, les règles européennes de TVA prévoient qu’une facture complète le mentionne lorsque le client est lui-même redevable de la TVA sur l’opération, comme en cas d’autoliquidation (Commission européenne). La Belgique peut exiger des mentions supplémentaires. Faites vérifier une fois par votre comptable les mentions que vos factures doivent porter.

Savoir si un client est assujetti à la TVA détermine aussi la façon dont votre facture part. Depuis le 1er janvier 2026, les entreprises belges assujetties à la TVA s’envoient des factures électroniques structurées via le réseau Peppol. Les factures destinées à des clients privés ne sont pas soumises à cette obligation (efacture.belgium.be). Ce que l’obligation implique est expliqué dans la facturation électronique via Peppol, et le passage de l’intervention à la facture dans du bon d’intervention à la facture.

Un client particulier ne vous donne pas de numéro de TVA. Si un indépendant commande pour sa maison, demandez si c’est pour son entreprise et faites relire le cas par votre comptable.

Check-list : créer un nouveau client professionnel

1. Demandez la dénomination officielle, le numéro de TVA, l’adresse du siège, une adresse de facturation distincte s’il y en a une, l’adresse e-mail pour les factures, et si le client commande pour son entreprise ou à titre privé.
2. Cherchez une entreprise belge dans la BCE : statut, assujettie à la TVA, dénomination et adresse du siège.
3. Vérifiez le numéro d’un client d’un autre pays de l’UE dans VIES, et gardez le résultat.
4. Reprenez le nom et l’adresse tels qu’ils figurent au registre, et écrivez le numéro de TVA toujours de la même façon.
5. Notez l’adresse du chantier à part : le lieu de l’installation n’est pas toujours le siège.
6. Vérifiez que le client n’existe pas déjà avant de créer une nouvelle fiche.
7. Si un client annonce un nouveau nom, une reprise ou une autre adresse de facturation, vérifiez à nouveau.

Un exemple : un nouveau client pour l’entretien d’une chaudière

Une société de chauffage reçoit l’appel d’un gestionnaire immobilier : peut-elle entretenir la chaufferie d’un immeuble de bureaux ? Le gestionnaire donne un nom et un numéro de TVA. L’employée le cherche dans la BCE : c’est le numéro du bureau de gestion lui-même.

Elle rappelle et demande qui paie la facture : la société propriétaire de l’immeuble. Le gestionnaire envoie une ancienne facture avec son numéro. Dans la BCE, cette société est active et assujettie à la TVA, avec son siège dans une autre commune. L’employée crée le client avec la dénomination officielle et l’adresse du siège, ajoute l’immeuble de bureaux comme lieu d’intervention et note le gestionnaire comme personne de contact. La première facture part vers la bonne société.

Comment cela fonctionne dans Digitalnatie Service Suite

Créer un client

• Dans la liste des clients, vous créez un nouveau client. Le nom, la rue et le numéro, le code postal et la commune sont obligatoires. Le numéro de TVA s’ajoute si vous l’avez, au format BE0123.456.789.
• Une case cochée par défaut crée en même temps un site d’intervention à cette adresse. Si le travail a lieu ailleurs, décochez-la et ajoutez le bon site depuis le dossier du client.
• Si le numéro de TVA ou le nom existe déjà, Service Suite refuse la création, et le message nomme le client existant, que vous pouvez ouvrir. Dans la liste des clients, vous pouvez aussi chercher par numéro de TVA.

Reprendre les données officielles (VIES / BCE)

• Dans le dossier du client, vous ouvrez la modification des données. Une fois le numéro de TVA enregistré, une recherche reprend les données officielles de l’entreprise.
• Vous cochez ce que vous voulez reprendre, puis vous validez. Une donnée déjà remplie n’est remplacée que si vous la cochez.
• Une adresse de facturation distincte s’ajoute comme contact de type facturation, avec sa propre adresse.
• Dans les rôles par défaut, l’administrateur, le responsable, le planificateur, la comptabilité et la vente peuvent créer et modifier des clients.

Vos propres données et Peppol

• Dans le profil de l’entreprise, l’administrateur indique le numéro de TVA, le numéro d’entreprise (BCE) et le compte bancaire (IBAN) imprimé sur les factures. Le numéro de TVA est contrôlé à l’enregistrement.
• L’inscription de votre entreprise sur Peppol se fait au démarrage, avec Digitalnatie (numéro BCE, accord, vérification). Si votre organisation est raccordée à Peppol, l’envoi d’une facture comptabilisée propose Peppol quand le client y est inscrit. Sinon, ce choix est grisé, avec la raison.

Bon à savoir : la recherche des données officielles fonctionne sur un numéro de TVA déjà enregistré, pas dans la fenêtre de création d’un client. Vous créez donc d’abord le client, puis vous lancez la recherche. Fusionner deux clients n’est pas possible dans l’application : mieux vaut éviter une fiche en double dès le départ. Pour garder une trace d’une vérification VIES, chargez l’impression en PDF dans les fichiers du dossier client (10 Mo au plus).

Une liste complète de clients, l’administrateur l’importe depuis la configuration, avec un contrôle qui compte aussi les doublons : voyez comment importer ses données clients. Ce que vous suivez d’autre pour un client se trouve dans le dossier client.

Questions fréquentes

Comment vérifier un numéro de TVA ?

Un numéro de TVA belge se vérifie dans la BCE Public Search du SPF Économie : vous y voyez si l’entreprise est active et assujettie à la TVA, avec sa dénomination officielle et l’adresse de son siège. Un numéro d’un autre pays de l’UE se vérifie dans VIES, le moteur de recherche de la Commission européenne. Gardez une trace de votre vérification.

Quelle différence entre VIES et la BCE ?

La BCE est le registre des entreprises belges : vous y lisez les données officielles d’une entreprise et si elle est assujettie à la TVA. VIES interroge les bases TVA des pays de l’UE et indique si un numéro est valable pour les échanges entre pays de l’UE. Pour un client belge, commencez par la BCE ; pour un client d’un autre pays de l’UE, par VIES.

Combien de chiffres compte un numéro de TVA belge ?

Dix chiffres, précédés de « BE ». Le numéro de TVA est le numéro d’entreprise précédé de « BE ». Le premier chiffre est 0 ou 1 : depuis le 19 septembre 2023, les nouvelles entreprises reçoivent un numéro qui commence par 1.

Le numéro de TVA du client doit-il figurer sur la facture ?

Demandez-le de toute façon à chaque client professionnel : vous en avez besoin pour le vérifier. Selon les règles européennes de TVA, il figure sur une facture complète lorsque le client est lui-même redevable de la TVA sur l’opération, comme en cas d’autoliquidation. La Belgique peut exiger des mentions supplémentaires : faites vérifier par votre comptable les mentions que vos factures doivent porter.

Service Suite peut-il vérifier un numéro de TVA à la création d’un client ?

Non, pas dans la fenêtre de création. Vous créez le client avec son numéro de TVA, puis, dans son dossier, la modification des données propose une recherche qui reprend les données officielles. Vous choisissez vous-même ce que vous reprenez.